checklist

Proactief taalgebruik

Taal en communiceren

Wat is het verschil tussen ‘ik kan er niets aan doen’ en ‘welke alternatieven zie ik’?

Het is het verschil tussen reactief en proactieve taal. Met proactieve taal laat je zien en horen dat je invloed hebt, dat je zelf kiest en verantwoordelijk bent. Met reactieve taal leg je deze invloed echter bij de ander, de omgeving. Wil je meer invloed uitoefenen, gebruik dan proactieve taal. Deze uitgebreide checklist helpt daarbij.

Zeg ik als het ik is
Woorden die je gebruikt om het woord ‘ik’ te vermijden, verdoezelen dat er een ‘ik’ is die een mening heeft. Dat doe je uit voorzichtigheid, uit schaamte of uit gewoonte, maar het werkt verwarrend. Zie de volgende voorbeelden:

We zouden wel eens willen weten…                     Ik wil weten…
Er is een kopje gebroken.                                  Ik heb een kopje gebroken.

Formuleer direct
‘Het is hier benauwd, dus ik gooi een raam open.’ Dit is prima als je het warm hebt. Maar als het ergens stinkt, kun je dat het beste rechtstreeks zeggen. Let hierbij wel op eventuele culturele verschillen. In Aziatische culturen is direct formuleren vaak té direct. Maar over het algemeen mogen secretaressen directer zijn.

Zeg ‘nee’ volgens kras op de plaat
Dit is een effectieve techniek die inhoudt dat je eerst doorvraagt als je de ander niet begrijpt en instemt met de woorden waarmee je het eens bent. Daarna vertel je dat je niet doet wat de ander vraagt. Dat blijf je herhalen en hierbij word je niet kwaad. Je blijft rustig en vriendelijk spreken. Natuurlijk kun je ook voorstellen dat je er later naar kijkt, als je wel tijd hebt. Of je kunt meehelpen zoeken naar een oplossing. Hiermee voorkom je dat je je gaat uitputten in argumenten en redenen dat je iets niet wilt of kunt doen.

Straal uit wat je zegt
Probeer uit te stralen wat je bedoelt, want non-verbale communicatie is geloofwaardiger dan verbale. De moeilijkheid hierbij is wel dat dit niet alleen maar techniek is. Je moet écht achter je eigen woorden staan. Je kunt eventueel ook je uiterlijk gebruiken: trek een stoer pak aan als je je zekerheid wilt benadrukken.

Spreek niet in vragen
‘Zal ik het dan zó aanpakken?’ Vragen maken je eigen mening onnodig klein en je doet er jezelf en de ander mee tekort. Als je ergens een mening over hebt kun je dat beter duidelijk zéggen. Schrik niet als anderen dan ‘nee’ zeggen of hun eigen mening geven. Dat hoort bij het communicatiespel. Ook secretaressen kunnen zich dat eigen maken.

Vermijd de woorden eigenlijk en misschien
Met deze woorden creëer je onnodig onduidelijkheid. Je zegt iets en neemt tegelijk weer afstand van je bewering. Veel mensen die eigenlijk aan een bepaalde klus moeten werken, krijgen deze nooit af…

Gebruik geen verkleinwoorden
Je hebt uren hard zitten werken en als je over dat werk praat, hoor je jezelf opeens ‘dat klusje’ zeggen. Je maakt je eigen bijdrage kleiner dan nodig en effectief is. Durf in het zonnetje te staan en neem je werk serieus!

Proactief taalgebruik: 15 korte tips
Checklist kort en duidelijke formuleren
Assertief nee zeggen
Hoe kom ik overtuigend over?
Boek: Sterk staan door proactief functioneren
Training: Proactief functioneren  

Reageer op dit artikel