Deze top-5 van ergernissen is samengesteld op grond van een poll in de Management Support Groep van LinkedIn, gestart door Jacqueline, van Assistent4U.

Ergernis 1
De vergaarbak
‘Regel jij even een cadeautje voor Sandra? Ze is morgen jarig!’ ‘O ja, de vaatwasser is kapot, zorg jij dat-ie gerepareerd wordt?’
Als secretaresse ben jij ‘de spin in het web’. Aan de ene kant voelt het misschien wel lekker dat je afdeling compleet onthand is als jij er niet bent, aan de andere kant wordt het soms te veel.

Oplossing
Als je wilt dat het gedrag van anderen verandert, zul je eerst je eigen gedrag moeten veranderen. Dat doe je bijvoorbeeld zo:

• Zeg vaker ‘nee’. Kijk voor tips op de checklist Nee zeggen, hoe doe je dat?
• Bied bij een probleem je hulp aan, maar maak duidelijk dat de verantwoordelijkheid voor het probleem bij de ander ligt.
• Of geef duidelijk aan aan diegene dat hij het ook prima zelf kan oplossen.

Ergernis 2
Het voldongen feit
De telefoon naar jou doorschakelen zonder dat je het weet, je onvolledige of onjuiste informatie geven terwijl er wél actie van je wordt verwacht. Zaken waaraan veel secretaresses zich ergeren.

Oplossing
Er zit maar één ding op: spreek je collega’s of je baas aan op hun gedrag. Kijk ook nog eens naar de checklist Feedback: de ik-ik-jij-methode.

Ergernis 3
Zelf plannen
Plant jouw baas spontaan zelf afspraken in de Outlookagenda? Vooral als er op het laatste moment zaken gepland of afgezegd worden, is dit voor veel secretaresses een grote ergernis.

Oplossing
Helaas is dit ook een beetje ‘part of the job’, en dus jouw lot als managementondersteuner.
Kijk of je hierover tóch afspraken met je collega’s of je baas kunt maken. En als blijkt dat dat echt niet mogelijk is: bedenk dat je geen invloed op alles om je heen kunt uitoefenen. Wat je wél kunt, is bepalen hoe je reageert op de dingen die gebeuren. Op het moment dat jij je ergens aan ergert, bedenk dan of en hoe jij hier invloed op kunt uitoefenen. Is dat niet mogelijk? Laat het dan los.

Ergernis 4
Urgentiejunks
‘Dit verslag moet nú af’. Krijg jij een dergelijk ‘verzoek’ ook regelmatig?

Oplossing

• Geef duidelijk aan dat je merkt dat je verzoeken vaak op het laatste moment krijgt en dat dit het werken voor jou bemoeilijkt. Leg uit dat je iemand veel beter van dienst kunt zijn als je eerder op de hoogte bent van de dingen die moeten gebeuren en dat andere taken komen te vervallen op het moment dat er iets op het laatste moment tussen komt.
• Ruim plaats in je agenda in voor ad-hocklussen. Analyseer je agenda eens en kijk hoeveel uur van de dag naar lastminutespoedklussen gaat. Probeer deze tijd dagelijks vrij te houden.
• Vraag regelmatig: en kan ik daarin als iets voor je betekenen? Vaak zijn er deel dingen die alvast kunnen gebeuren, maar omdat ze nog wat verder weg zijn, zijn ze nog niet ‘top of mind’. Grote kans dat je al voorbereidend werk kunt doen, als je er expliciet naar vraagt.

Ergernis 5
Onbereikbaarheid
Door Het Nieuwe Werken en de vele parttimebanen in Nederland blijkt het nog wel eens lastig om elkaar snel te bereiken.

Oplossing
Maak afspraken over contactmomenten. Spreek bijvoorbeeld af dat je elke morgen om half tien en elke middag om vier uur telefonisch contact hebt om de lopende zaken te bespreken. Spaar alle vragen die je hebt op voor deze momenten. En, mooi meegenomen: je zult zien dat veel zaken zichzelf in de tussentijd al opgelost hebben.

Bron: Roos Woltering in Management Support Magazine juli/augustus 2012.

Tips en aandachtspunten voor kritiek geven en ontvangen
De valkuil van verklaren
Betweterige nieuwe collega grootste ergernis werknemers
Boek: Sterk staan door proactief communiceren
Training: Succesvolle resultaten behalen met NLP