checklist

Bila met de baas?

Taal en communiceren

5 aandachtspunten

Als overleg met jou als secretaresse voor je manager de sluitpost is, is er de kans dat je geen kans hebt om af te stemmen over lopende zaken. Daarom volgen hier 5 aandachtspunten voor effectief en efficiënt overleg met je manager, opgesteld door Karen Visser van New Broom.

1) Heb gevoel voor ritme
Maak het tot vast ritueel om samen te overleggen. Bespreek welk ritme het beste aansluit bij jullie werkweek, zowel het moment als de frequentie. Beter is het om wat vaker maar kort te overleggen dan een enkele keer heel lang. Sprokkel wat tijd bij elkaar: direct aan het begin van de dag? Samen een broodje tijdens lunch eten?

2) Ga voor hapklare brokken
Een goed overleg begint met een goede voorbereiding: markeer de essentie in een e-mail of vergaderstuk, bepaal op welke specifieke vraag je antwoord wilt. Maak de keuzes zo duidelijk mogelijk. Zo win je aan snelheid zonder dat de kwaliteit van het besluit daalt.

3) Leg logische verbanden
Lees je in in de onderwerpen waar je manager zich mee bezighoudt. Wat speelt er? Wat zijn de actuele issues in de branche en binnen het bedrijf? Hoe sluit de informatie die je wilt bespreken hierop aan? Je legt zo logische verbanden aan tussen documenten en vragen die op je manager afkomen en kun je effectiever ondersteunen.

4) Bedenk een plan B
Er zijn altijd wel onverwachte ontwikkelingen. Je manager blijft langer weg dan je dacht, een vergadering loopt uit, er is een spoedklus. Zorg dan dat je een plan B klaar hebt: wat kun je doen als je overlegmoment niet doorgaat of veel korter is? Het tekenen van stukken kun je niet overnemen, maar vragen kun je wellicht ook stellen via sms, mail of Skype.

5) Kies je randvoorwaarden
Zorg voor je eigen interne netwerk: een collega die telefoontjes aanneemt als jij in overleg bent met je manager, een telefoniste die weet welke telefoontjes wel en niet kan worden doorgezet. Spreek af dat jullie mobiele telefoons even op stil gaan of een strakke screening krijgen – ieder gesprek aannemen leidt af en kost tijd. En kijk naar de setting: als je samen in een loungehoek gaat zitten of zijn deur wijd open laat staan, is dat voor veel collega’s een vrijbrief om ook binnen te lopen en vragen te stellen. Laat zien dat jouw overlegtijd belangrijk is.

Tips voor het in standhouden van een secretaresseoverleg
Communicatiestoringen: hoe kom je eraan en… hoe kom je eraf?
Hoe kom ik overtuigend over?
Boek: Onderhandelen en conflicthantering
Training: Powersecretaresse 2

Reageer op dit artikel