Je verwacht hier misschien een fervent pleidooi voor aantekeningen op een tablet. Of helemaal geen aantekeningen meer (‘dat is zó 2013!’). Nee hoor: mijn visie is dat iedereen zijn eigen manier van werken heeft en dat zowel de digitale als papieren versie goed kan werken, mits je het optimaal inzet. Een hybride vorm is trouwens ook mogelijk: door een tablet te gebruiken met notitiesoftware, zodat je kunt schrijven met een pen in plaats van met een toetsenbord. Een goede app daarvoor is Penultimate van Evernote; daarmee kun je aantekeningen meteen goed rubriceren. In dit blog ga ik vooral in op de papieren versie. Dit omdat de meerderheid van mensen nog op die manier aantekeningen maakt en veel daarvan ook in digitale vorm bruikbaar is.

Maak je geen illusies
Denk niet: dat onthou ik allemaal wel. Je hoofd is gemaakt om te denken, niet om te onthouden.  Noteer bij een overleg of telefoongesprek in elk geval in steekwoorden wat er is besproken en investeer tien minuten na afloop daarvan in het checken van de correctheid van je aantekeningen. Dan zit het nog vers in je geheugen en loop je geen kans dat je niet meer wijs komt uit je krabbels, of zelfs dingen vergeet.

Spreek je moerstaal
Probeer niet klakkeloos op te schrijven wat je hoort, maar er ook je eigen draai aan te geven. Anders gebruik je andermans jargon en beelden, terwijl jij er verder mee zult moeten. Een klassiek voorbeeld is de aantekeningen tijdens een opleiding, training of workshop: na-papegaaien is niet genoeg. Schrijf er ook bij wat je inviel op dat moment of hoe jij deze informatie zou gebruiken; desnoods in een gedachtenwolkje ernaast. Jouw taal is het belangrijkste! Schrijf zoals je denkt. Als je al luisterend een verband ziet, trek dan een streep van term 1 naar term 2, of noteer een steekwoord naast je aantekening dat voor jouzelf veelzeggend genoeg is om later mee verder te gaan.

Bedenk je eigen filter
Zeker wanneer je veel aantekeningen maakt, is het van belang om makkelijk terug te kunnen zien wat het is. Welke daarvan zijn puur informatie (later te gebruiken als naslag, of gewoon om je gedachten te ordenen) en welke daarvan betreffen een actie? En als het een actie is, welke soort actie dan? Bedenk voor elke soort een eigen markering – bijvoorbeeld bij elke actie een grote A met een cirkel eromheen, of een sterretje in de kantlijn – en breng die tijdens het schrijven meteen aan. Zorg dat de markering duidelijk zichtbaar is. Groot voordeel: je kunt snel je aantekeningen scannen en je ziet meteen waar je mee aan de slag moet. Ook kun je zo aan het einde van een gesprek kort samenvatten wat jij gaat doen en wat je van een ander verwacht. Voorbeelden van filters waarvoor je een eigen markering kunt bedenken zijn niet alleen acties, maar ook markeringen voor ‘bespreken met collega X’; ‘doorgeven aan afdeling Y’; ‘later eens Googlen wat dat nou is’ of ‘verwerken in systeem ABC’.

Groepeer, groepeer, groepeer
Welke vorm je ook kiest, bewaar je aantekeningen op één plaats, om verwarring en fouten te voorkomen. Begin niet voortdurend aan een ander schrift, een ander blok… Houd ook geen verschillende maten aan. Uitzonderingen zou ik maken voor mensen die twee functies combineren. Ben je politieagent met soms een bureautaak en soms een buitenfunctie, dan snap ik dat je buiten niet met een A4-schrijfblok rond kun lopen. (Ga andersom binnen ook niet zitten friemelen op een miniblokje!) Begin met aantekeningen niet halverwege een pagina, tenzij je van te voren weet dat het een korte notitie is. Anders gaan de verschillende onderwerpen mengen, ben je klaar met A maar niet met B en moet je terugbladeren. Houd je van een notitieschrift met harde kaft, weet dan dat bladeren sowieso nodig blijft. Er zijn mensen die dat heerlijk vinden, omdat de chronologie in aantekeningen ook meerwaarde heeft voor hen. Vind je dat niet en wil je liever dingen groeperen, zorg dan voor een notitieschrift met verplaatsbare tabbladen, of een losbladig systeem waarbij je aantekeningen kunt bewaren bij andere projectinformatie (bijvoorbeeld in een map).

Houd de actualiteit in de gaten
Als je aan de slag gaat met je aantekeningen, komt er – als het goed is – schot in de zaak. Je rondt dingen af, hebt iets gedaan of besloten. Zorg dat je aantekeningen die actualiteit ook reflecteren, anders blijf je eindeloos kijken naar wat er staat en je afvragen wat nu nog open staat. Gedaan? Streep erdoor, krul erdoor… Weg. Heb je een hele pagina met acties onder elkaar die allemaal gedaan zijn, zet dan door de hele pagina een kruis. Acties en aantekeningen die als eenzame eenlingen op een pagina achterblijven? Schrijf ze over op een nieuwe, of als dat niet praktisch is, markeer dan de pagina op een of andere manier (hoekjes omvouwen, post-it laten uitsteken, label bevestigen).