checklist

Zakelijk schrijven met emotie

Taal en communiceren

Taal is emotie. ‘Van losse woordjes tot romans, van roddel tot kamerdebat: niks ontsnapt aan de aandacht van ons gevoel,’ stelt Jos van Berkum, hoogleraar aan de Universiteit van Utrecht. Van Berkum pleit voor meer onderzoek naar de relatie tussen taal en gevoel. Vooral schriftelijke communicatie kan wel wat meer emotie gebruiken. Maar hoe doe […]

Taal is emotie. ‘Van losse woordjes tot romans, van roddel tot kamerdebat: niks ontsnapt aan de aandacht van ons gevoel,’ stelt Jos van Berkum, hoogleraar aan de Universiteit van Utrecht. Van Berkum pleit voor meer onderzoek naar de relatie tussen taal en gevoel. Vooral schriftelijke communicatie kan wel wat meer emotie gebruiken. Maar hoe doe je dat, schrijven met gevoel? Een paar tips.

‘Taalgebruik wordt in wetenschappelijk onderzoek vaak gezien als het belangeloos heen en weer schuiven van informatie. Maar mensen zijn geen modems, mensen zijn dieren die altijd van alles willen’, zegt Van Berkum in een oratie die hij eind september in Utrecht hield. Dit staat te lezen in een artikel van Kennislink, ‘Emotie is cruciaal voor taal’. Zo blijken woorden die onze belangen raken, voorrang te krijgen in het brein. En in een sombere stemming kijken lezers minder vooruit naar hoe een zin af zal lopen. Van Berkum: ‘Allemaal tekenen van de sterke verwevenheid van taal en gevoel. Het wordt hoog tijd om die gevoelskant van taal meer te onderzoeken.’

Hoffelijkheid in communicatie

Veel zakelijke teksten kunnen wel wat meer gevoel gebruiken. Want schrijf je afstandelijk, dan loop je het risico dat je boodschap verkeerd begrepen wordt. Zeker in communicatie met de klant is hoffelijkheid geboden. Hoe zorg je voor meer emotie in je zakelijke communicatie? Vijf tips.

  1. Het begint al bij de aanhef van je mail. Wees vriendelijk en groet. ‘Beste Hamid’, ‘Hoi Carla’, Goedemiddag Tim.’ Uitsluitend een voornaam gebruiken als aanhef, dus zonder groet erbij, komt commanderend en onvriendelijk over. Zet in de aanhef van een brief altijd de achternaam van de lezer. Dit geeft de ontvanger een goed gevoel. ‘Beste meneer De Wit’, ‘Geachte mevrouw Yildirim.’
  2. Schrijf persoonlijk. Geef je lezer het gevoel dat je naast of tegenover hem zit. Spreek je lezer aan met ‘je’ of ‘u’ en draai niet om hem heen, zoals in dit soort zinsconstructies: ‘Men krijgt veel mogelijkheden om zichzelf te ontplooien’ of ‘Afgesproken wordt, dat de weekstaten voortaan tijdig ingeleverd worden.’
  3. Moet je lezer iets doen? Stel hem dan een vraag. Vermijd dwingende taal. Zelfs als de lezer zich niet aan de regels houdt. ‘Het formulier dient ingeleverd te worden vóór de uiterste inlevertermijn’ of ‘Ik verzoek u te betalen vóór 1 december’ roepen weerstand op bij de lezer. Met een vragende zin, ‘Wilt u voor 1 december betalen?’, vergroot je je kansen op betaling aanzienlijk. En ben je bang dat je lezer ‘nee!’ antwoordt op je vraag? Zet er dan achter wat er gebeurt als hij níet betaalt.
  4. In digitale communicatie: wees extra hoffelijk. Je lezer mist dan immers je stem en je gelaatsuitdrukking – dé overbrengers van gevoel. Deze hoffelijkheid bestaat uit woorden als ‘dank je wel’, ‘wat attent dat je gedacht hebt aan …’, ‘wat vervelend dat …’, ‘mijn excuses’ enzovoort. Benoem je gevoel. In je mails, maar ook op social media als twitter, Facebook en LinkedIn. Kortom: een goede digitale tekst schrijven vraagt heel wat vaardigheden van de schrijver. Wil je leren hoe jij een goede digitale tekst schrijft? Geef je dan op voor de workshop Digitale teksten schrijven op de Management Support Workshopdagen.
  5. Tot slot: uit je hoffelijkheid ook in de timing van je communicatie. Laat iemand geen dagen wachten op antwoord. Bedank mensen voor hun hulp of meedenken. En reageer altijd op mails of tweetberichten die aan jou persoonlijk zijn gericht. Niet reageren is hetzelfde als zwijgend tegenover iemand zitten tijdens een gesprek.

Bron: deschoneschrijfster.nl

Meer weten?

Schrijf je dan in voor onze training Bewust schriftelijk communiceren. Je leert verschillende soorten teksten en formuleringen te schrijven, krijgt basisregels mee om de huisstijl van je bedrijf te bewaken en leert je hoe feedback geeft en ontvangt.

Reageer op dit artikel