checklist

8 keer constructief communiceren

Taal en communiceren

Als secretaresse ben je continu in contact met anderen. Mail, telefoon en overleggen zijn een vast onderdeel van je functie. De uitdaging is dan ook om bewust duidelijk te communiceren op een respectvolle en constructieve manier.

8 keer constructief communiceren

Het vergroot je invloed en je krijgt gemakkelijker dingen voor elkaar. Daarom 8 krachtige tips om respectvol en constructief te communiceren van Ingrid Bannink, trainer en teamcoach.

#1. Maak oprecht contact met je gesprekspartner en wees benaderbaar

Ontspan, glimlach, maak oogcontact, zorg voor een open houding en verdiep je in je gesprekspartner. Een goed contact levert meer onderling begrip, respect en waardering op, waardoor de communicatie soepeler en sneller zal verlopen.

#2. Gebruik altijd LSD in een gesprek

Weet je zeker dat je je gesprekspartner begrijpt? Voorkom miscommunicatie en luister goed naar je gesprekspartner, vat samen en vraag door (LSD).

#3. Zorg voor NIVEA

Heb je ook wel eens de neiging om te denken dat je weet wat de ander denkt? Doe geen aannames en gebruik NIVEA (=Niet Invullen Voor Een Ander).

#4. Communiceer doelgericht

Wat wil je bereiken met het gesprek? Zorg dat je je doel voor ogen houdt. Voorkom dat je allerlei onderwerpen en argumenten in het gesprek betrekt die niet ter zake doen. Maak je verwachtingen helder, vraag om wat je nodig hebt van je gesprekspartner en geef duidelijk antwoord op mogelijke vragen.

#5. Beheers jezelf en blijf kalm communiceren

Zorg ervoor dat je regie houdt op je emoties, ook al heb je te maken met lastige situaties (of personen). Voel je je ongeduldig of niet serieus genomen, voorkom dat je belerend, geïrriteerd of boos communiceert. Blijf kalm en op conversatietoon praten.

#5. Zorg voor een zelfbewuste en ontspannen houding

Mensen zullen je gemakkelijker iets van je aannemen als je op een ontspannen en zelfbewuste manier het onderwerp presenteert. Praat daarom krachtig in een rustig tempo en zorg voor een soepele en sterke lichaamshouding.

#6. Wees tactvol

Tact is het vermogen om het juiste te zeggen op de juiste manier. Door tactvol te communiceren laat je mensen in hun waarde en voorkom je dat ze zich persoonlijk
aangevallen voelen.

#7. Neem de ander serieus, ook al ben je het niet eens met zijn of haar mening

Iedereen is anders en daarom zijn jij en je gesprekspartners het niet altijd met elkaar eens. Durf het verschil van inzicht te benoemen en maak duidelijk aan je gesprekspartner dat je er samen uit wil komen.

#8. Communiceer deskundig

Geef alleen een mening als je deze kunt onderbouwen. Weet je het antwoord niet, ga niet gokken of stotteren, zeg simpelweg dat je het gaat uitzoeken en erop terugkomt.

Verdieping

Wil jij je communicatieskills verder verbeteren? Kijk dan eens bij deze trainingen:

Tactvol en helder communiceren (2-daagse)

Professioneel mondeling communiceren (3-daagse)

Krachtig communiceren is ook onderdeel van de training Leidinggeven

Meer lezen over effectief mondeling communiceren?

Zo leer je communiceren zonder verwijten of oordelen

4 vuistregels voor feedback

De kunst van het nee zeggen (pdf)

 

Reageer op dit artikel