checklist

Feedback: de ik-ik-jij-methode

Taal en communiceren

Feedback: de ik-ik-jij-methode

Feedback is onmisbaar als je met anderen samenwerkt. Het is dan ook belangrijk dat je op een goede manier feedback geeft. Je wil niet te hard of onaardig overkomen, maar je punt moet wel gemaakt worden. Hoe je dat het beste doet leggen we voor je uit.

Feedback aanhoren is confronterend en dat kan onprettig zijn. Deze (negatieve) feedback geven is zo mogelijk nog moeilijker. Je vraagt je in eerste instantie toch af of je het wel bij het juiste eind hebt, wat het precies is dat je zo stoort, of je er wel iets van mag zeggen en of het de samenwerking niet zal schaden als je je mond open doet. Maar met goed geplaatste en uitgesproken feedback ruim je veel misverstanden uit de weg. Enkele tips.

Feedback geven: de ik-ik-jij-methode

Hieronder beschrijven we de feedback-methode ‘ik-ik-jij’. Dit is een van de manieren van feedback geven. Volg de stappen en jouw volgende feedback-moment zal een stuk soepeler verlopen.

1. Ik zie/merk dat

Hier beschrijf je het gedrag van een persoon. Probeer dit zo objectief mogelijk te houden en niet de persoon aan te vallen of hun gedrag als hun persoonlijkheid te beschrijven. Bijvoorbeeld; Je praat vaak nogal luid op kantoor.

2. Ik vind daarvan/dat komt op mij over

Beschrijf wat dit gedrag doet met jou of jouw gevoelens. Waar heb je last van? Hierbij is het weer belangrijk om een beetje objectief te blijven, oftewel niet alleen zeggen ‘ik vind dit irritant’ en al helemaal niet ‘ik vind jou irritant’.

Probeer duidelijk uit te leggen wat het gedrag nog meer met je doet of wat voor negatief effect het heeft.

Bijvoorbeeld; Als je zo hard praat kan ik me minder goed focussen op werk, ik irriteer me hier aan en ik vind het jammer dat ik minder werk af krijg.

3. Herken je dat? 

Vraag om een soort bevestiging van de persoon aan wie je feedback geeft. Als deze persoon dit gedrag herkent is dat al een grote stap richting een oplossing. Mocht degene tegen wie je het hebt dit niet herkennen, dan is het goed om te vragen of hij of zij begrijpt dat het gedrag je pijn doet of irriteert.

Bijvoorbeeld; Heb je zelf door dat je weleens luid praat?

Of; Snap je dat ik me minder goed kan focussen als je zo hard praat?

4. Vraag om ander gedrag

Als afsluiting van je feedback vraag je om ander gedrag. Toon wel begrip voor iemand, mocht het gedrag dat ze vertonen iets zijn wat hun persoonlijkheid is, of iets zijn wat ze van nature doen, dan kunnen ze het vaak niet helpen.

Bijvoorbeeld; Ik snap dat je het misschien soms niet door hebt als je zo hard praat, maar zou je hier toch op kunnen proberen te letten en je best doen om iets zachter te praten op kantoor?

Feedback ontvangenGesprekstechnieken luisteren

Op een goede manier feedback ontvangen is belangrijk voor goede communicatie en een goede samenwerking op kantoor. Het allerbelangrijkste hierbij? Luisteren.

1. Hoor de feedback aan; luister zonder je te gaan verdedigen.

Bij het ontvangen van feedback is het erg belangrijk om de ander goed aan te horen en goed te luisteren. Dit betekent niet alleen maar iemand uit laten praten en dan in de verdediging schieten. Probeer te begrijpen waarom iemand je deze feedback geeft.

Als je hier moeite mee hebt doe je best om je mond dicht te houden (desnoods met je hand voor je mond) en wacht even en geef jezelf bedenktijd wanneer iemand klaar is met praten. Zo geef je jezelf wat meer ruimte om niet gelijk jezelf te verdedigen.

2. Vraag door naar wat de ander precies bedoelt.

Het is belangrijk om duidelijk te hebben waar iemand echt mee zit. Als het vaag is wat er nou precies misgaat of wat je anders zou moeten doen, vraag dan door! Doe dit op een rustige toon en geef de ander ruimte om antwoord te geven. Dit zorgt voor een complete feedback.

3. Bevestig de ontvangst door samen te vatten.

Aan het einde van het gesprek is het erg slim om samen te vatten. Zo weet je zeker dat je elkaar goed hebt begrepen. Bijvoorbeeld; Dus als ik het goed snap heb je liever dat ik af en toe wat meer op mijn praatvolume let?

4. Reflecteer op gevoelens:

Praat ook over elkaars gevoelens. Herhaal hoe jij hebt begrepen dat de ander zich voelt, vraag of dit klopt. En vertel je eigen gevoelens bij de situatie. Alleen maar omdat jij de feedback krijgt betekent dat niet dat de ander compleet gelijk heeft en dat je maar moet luisteren. Als jij een bepaald gedrag met een goede reden doet moet je dat ook laten weten en kijken of je een compromis kan sluiten.

5. Vertel eventueel wat je met de feedback doet.

Het valt gelijk met het samenvatten van het gesprek, vertel wat je anders gaat doen. Het kan zijn dat je dit nog nooit eerder hebt gehoord of juist wel. Kijk hoe je hierop in wil spelen en wat je anders zult doen in de toekomst.

6. Beoordeel de feedback. Je bepaalt zelf of je er iets mee doet of niet.

Het is niet verplicht om je gedrag te veranderen omdat één persoon hier iets van zegt. Maar het is wel belangrijk om open te staan voor feedback. Wees niet te snel met zeggen ‘zo ben ik nu eenmaal’.

Kijk ook van wie de feedback komt. Als het iemand is die ‘altijd’ op iedereen aan het zeuren is, is het misschien goed om die persoon de feedback te geven dat zijn of haar gedrag ook iets anders kan. Zorg wel dat je met respect met elkaar omgaat en dat er geen ruzie ontstaat. Uiteindelijk kies je zelf of je iets met de feedback gaat doen.

7. Bedank degene die feedback geeft.

Bedank als laatste degene die de feedback heeft gegeven. Het kost best wat moed om op iemand af te stappen en sommig gedrag heb je nou eenmaal niet van jezelf door. Of je nu iets met de feedback doet of niet, bedank de persoon voor het gesprek.

Lees meer over samenwerken:

Opleiding helder en tactvol communiceren 

Helder en tactvol communiceren – Leer nog beter communiceren met je collega’s. Aandacht voor de ander en goed luisteren zijn belangrijk voor de relaties op het werk en daarbuiten.

Reageer op dit artikel