checklist

9 keer constructief communiceren

Taal en communiceren

9 keer constructief communiceren

Als secretaresse ben je continu in contact met anderen. Mail, telefoon en overleggen zijn een vast onderdeel van je functie. De uitdaging is dan ook om bewust duidelijk te communiceren op een respectvolle en constructieve manier.

Het vergroot je invloed en je krijgt gemakkelijker dingen voor elkaar. Daarom 8 krachtige tips om respectvol en constructief te communiceren van Ingrid Bannink, trainer en teamcoach.

1. Maak oprecht contact met je gesprekspartner en wees benaderbaar

Ontspan, glimlach, maak oogcontact, zorg voor een open houding en verdiep je in je gesprekspartner. Een goed contact levert meer onderling begrip, respect en waardering op, waardoor de communicatie soepeler en sneller zal verlopen.

2. Gebruik altijd LSD in een gesprek

Weet je zeker dat je je gesprekspartner begrijpt? Voorkom miscommunicatie en luister goed naar je gesprekspartner, vat samen en vraag door (LSD).

3. Zorg voor NIVEA

Heb je ook wel eens de neiging om te denken dat je weet wat de ander denkt? Doe geen aannames en gebruik NIVEA (=Niet Invullen Voor Een Ander).

4. Communiceer doelgericht

Wat wil je bereiken met het gesprek? Zorg dat je je doel voor ogen houdt. Voorkom dat je allerlei onderwerpen en argumenten in het gesprek betrekt die niet ter zake doen. Maak je verwachtingen helder, vraag om wat je nodig hebt van je gesprekspartner en geef duidelijk antwoord op mogelijke vragen.

5. Beheers jezelf en blijf kalm communiceren

Zorg ervoor dat je regie houdt op je emoties, ook al heb je te maken met lastige situaties (of personen). Voel je je ongeduldig of niet serieus genomen, voorkom dat je belerend, geïrriteerd of boos communiceert. Blijf kalm en op conversatietoon praten.

6. Zorg voor een zelfbewuste en ontspannen houding

Mensen zullen je gemakkelijker iets van je aannemen als je op een ontspannen en zelfbewuste manier het onderwerp presenteert. Praat daarom krachtig in een rustig tempo en zorg voor een soepele en sterke lichaamshouding.

7. Wees tactvol

Tact is het vermogen om het juiste te zeggen op de juiste manier. Door tactvol te communiceren laat je mensen in hun waarde en voorkom je dat ze zich persoonlijk
aangevallen voelen.

8. Neem de ander serieus, ook al ben je het niet eens met zijn of haar mening

Iedereen is anders en daarom zijn jij en je gesprekspartners het niet altijd met elkaar eens. Durf het verschil van inzicht te benoemen en maak duidelijk aan je gesprekspartner dat je er samen uit wil komen.

9. Communiceer deskundig

Geef alleen een mening als je deze kunt onderbouwen. Weet je het antwoord niet, ga niet gokken of stotteren, zeg simpelweg dat je het gaat uitzoeken en erop terugkomt.

Verbeter je communicatieskills: 

Tactvol en helder communiceren. Als secretaresse communiceer je de hele dag. Vaak gaat dat goed, maar soms verloopt dit niet zoals je had gewild. Het gevaar is dat je er te lang mee blijft rondlopen en het daarmee tot jouw probleem maakt. Dit is allemaal niet nodig.

Coachvaardigheden voor de assistent. Wil jij je ontwikkelen in een richting die toekomst heeft, namelijk het delen van kennis en kunde? Heel slim! De training Coachvaardigheden voor de assistent is voor jou dan de juiste keuze.

Meer lezen over effectief mondeling communiceren?

4 stappen voor geweldloze communicatie.  De samenwerking met je collega’s verloopt niet prettig. Hoe maak je dit bespreekbaar, zonder dat je vervalt in oordelen en verwijten? Geweldloze Communicatie is een methode waarmee je dit op een professionele manier kunt aanpakken.

Secretaresses zijn gebaat bij gedoe. Het gedoe van anderen oplossen is waarom jij als secretaresse zo waardevol bent. En dat gedoe op de juiste manier managen biedt jou de mogelijkheid en ruimte om snel te kunnen blijven schakelen.

Reageer op dit artikel