Secretaresses en assistants hebben als één van hun kernkwaliteiten behulpzaamheid. Die kwaliteit kan ook een valkuil zijn. Het kan gaan wringen: dat eeuwige ja.

Begin je te merken dat je werk alleen maar toeneemt, mensen vanzelfsprekend aannemen dat jij alles wel opknapt en je werkplezier eronder begint te lijden, dan is het toch echt tijd om de kunst van het nee zeggen onder de knie te krijgen. Psycholoog, trainer en coach Roos Woltering geeft advies.

Weerzin om ‘nee’ te zeggen

De weerzin om ‘nee’ te zeggen in een werksituatie kan voortkomen uit angst voor spanning, teleurstelling en misschien zelfs boosheid of gekwetstheid van een collega. En je benadeelt wellicht ook nog de relatie met die collega, met wie je in de toekomst nog moet samenwerken.

[intermezzo:1]

Er speelt nog iets volgens Roos Woltering. “Veel ja-zeggers zijn conflictvermijdend ingesteld. Ze hebben geleerd of zijn opgevoed met het idee dat ‘ja’ het enige mogelijke antwoord is. Het is een automatisme geworden. Het is geweldig om je te realiseren dat ‘nee’ óók een optie is.”

Ben je conflictvermijdend, dan heb je bovendien de illusie dat je met jouw instelling heel goed voor de relatie zorgt. Je verleent immers je medewerking. Roos Woltering waarschuwt: “De kans is groot dat de spanning juist toeneemt bij mensen tegen wie je altijd ja zegt. Je gaat een collega bijvoorbeeld vermijden, je merkt dat je weerstand groeit. Er ontstaan haarscheurtjes, de relatie loopt breukjes op en komt uiteindelijk misschien tot een uitbarsting.”

Prioriteiten

Nu is ja zeggen ook gemakkelijker, omdat de spanning op het moment dat je het verzoek krijgt lager is als je toezegt dan als je het afwijst. Zo omzeil je de nadelen, de mogelijke gevolgen. Maar dit kortetermijndenken wreekt zich later: telkens toegeven zorgt er niet alleen voor dat je overbelast kunt raken, maar ook dat je je somber gaat voelen.

Als je echt pech hebt vinden je collega’s je onbetrouwbaar omdat je ‘ja’ zegt maar ‘nee’ doet. Of je doet iets half. Je kunt simpelweg niet meer voldoen aan alle eisen en je kunt niet iedereen tevreden houden.

Woltering: “Het is interessant om te onderzoeken waarom nee zeggen moeilijk is. Voor welke reactie ben je bang? Stel: je denkt dat iemand je dan niet aardig vindt. Klopt die gedachte? Daag je gedachten hierover uit. Bijna altijd is de angst die voor jou reëel is onwaar: het is niet ‘de Waarheid’. Realiseer je daarna wat het je uiteindelijk kost. Altijd ja zeggen betekent feitelijk: nee zeggen tegen je eigen prioriteiten.”

Tips

Maar stel je nu voor dat het woord ‘nee’ echt niet in je vocabulaire voorkomt. Dat je het gewoon niet uit je mond krijgt. Zo smokkel je het er subtiel in:

Ruilhandel
“Het is heel goed om verwachtingen te managen, en te zeggen: ‘Ik wil dit voor je doen, maar dan moeten we wel overleggen over project x/taak y. Daar kom ik dan vandaag niet aan toe’. Bij een vraag om iets opnieuw te doen, of meer tijd aan te besteden: maak inzichtelijk hoeveel tijd je al besteed hebt, en vraag welke prioriteit het meerwerk heeft. Is het vier uur meer waard? Wees je bewust van wat je doet, en wat het oplevert. Vaak is iets al goed genoeg. Voldoen aan een verzoek om iets nóg beter te maken, kost dan onevenredig veel tijd.”

Stel je voorwaarden
Bied je medewerking aan, maar op jouw voorwaarden. Niemand wil opgezadeld worden met andermans probleem, maar je kunt ja zeggen zonder dat het jou veel kost. Je kunt bijvoorbeeld zeggen: ‘Kun jij dan voor mij taak x doen?’ Of je komt met een tegenvoorstel: ‘Ik heb er nu geen tijd voor, maar wel morgenmiddag.’ Zo kom je tegemoet aan de ander, maar geef je niet direct je toezegging.

Zeg ‘ik denk erover na’
Zo stel je je antwoord nog even uit, en dat geeft je tijd om je agenda en taken te bekijken. En dan blijkt vaak ook nog dat de ander de vraag aan jou helemaal vergeet, en je er nooit meer iets over hoort.

Geef advies
Dat komt heel sympathiek over: “Ik wil het graag doen maar heb hier zelf geen tijd voor, maar je zou het aan collega X/de catering/facility/je buurman kunnen vragen.”

Misschien is het beste advies hier nog wel: leer beter en selectiever ja zeggen. Dat scheelt een hoop.

Wil jij effectief assertief worden?

Volg één van de trainingen van Management Support:

Meer lezen over assertiviteit?

Assertief gedrag is niks meer dan volwassen gedrag, aldus onze experts. Hun visie en adviezen op assertiviteit lees je in het artikel Zo word je effectief assertief. Ben je ook nog perfectionistisch ingesteld? Dan kost een ‘ja’ op een nieuwe taak je helemaal veel tijd. Leer de imperfectie in jezelf te omarmen met deze vijf tips.