nieuws

Schrijf taakgericht in je mails en brieven 

Taal en communiceren

Geeft jouw tekst antwoord op de belangrijkste vraag van je lezer? Dan heb je ‘taakgericht’ geschreven. Zo! Dit artikel hoef je niet meer verder te lezen.

Schrijf taakgericht in je mails en brieven 

Jouw taak zit erop. Goed van mij, hè? Maar: wil je nog ietsje meer weten? Bijvoorbeeld hoe je dat dan doet, een taakgerichte e-mail schrijven? Lees dan gerust verder.

Wat moet de lezer ermee?

Stel jezelf één vraag voordat je begint met het schrijven van een mail of brief: wat moet de lezer ermee? Pas als je dat weet, gaat je tekst werken. Zie je mail (trouwens: eigenlijk elke zakelijke tekst) als gereedschap. Je gebruikt een hamer om een kast te maken of te repareren. Zakelijke teksten gebruik je om iets voor elkaar te krijgen bij je lezer. 

Wat je lezer wil of moet

Taakgericht schrijven is niet moeilijk. Het enige dat je nodig hebt, is een van-buiten-naar-binnenbril. Je opticien verkoopt ‘m helaas niet. Maar dat het goede nieuws is dat iedereen er een heeft! Het enige wat je hoeft te doen, is jezelf te verplaatsen in je lezer.  

Vier redenen om een mail te sturen

Grofweg zijn er vier redenen om een mail te sturen: 

  1. Informeren: zo zit het in elkaar. Bijvoorbeeld de aanstellingsbrief voor een nieuwe collega met daarin de belangrijkste arbeidsvoorwaarden van zijn nieuwe baan. 
  2. Instrueren: zo doe je dat. Denk aan uitleg hoe je je online inschrijft voor een cursus. 
  3. Overtuigen: dit wil ik, om die reden. Zoals een mail van de gemeente die bewoners vraagt hun struiken te snoeien zodat het verkeer goed zicht houdt. 
  4. Activeren: is niet echt een aparte categorie maar het gevolg van een goed geschreven mail. Die zorgt ervoor dat je je lezer activeert. De nieuwe collega snapt welk salaris hij krijgt en hoeveel vakantiedagen; de cursist heeft zich succesvol aangemeld, de inwoners gaan braaf met de heggenschaar aan de slag. 

Verplaats je in de lezer

Ga in je tekst niet uit van jezelf of de organisatie waar je voor werkt. Zet de lezer van je tekst centraal. Dan pas voelt hij zich aangesproken en doet hij eerder wat je van ‘m wil. Zet dus overal waar je ‘wij’ of de naam van je organisatie zou schrijven ‘u’ (of ‘jij’ bij collega’s), de rest volgt vanzelf.  

Bijvoorbeeld: 

  • Niet: wij sturen u. Wel: u krijgt. 
  • Niet: wij vragen u. Wel: wilt u of kunt u. 
  • Niet: wij gaan akkoord. Wel: u mag. 

Inleiding: val met de deur in huis

Val met de deur in huis en vertel meteen de kern van je boodschap. Mensen krijgen per dag zoveel informatie via mail, sociale media en andere kanalen dat je to-the-point moet zijn.

Geef je antwoord op een vraag van een klant of collega? Herhaal dan de vraag van de klant in je eigen woorden. De klant ziet dat je goed naar hem hebt geluisterd. 

De openingsalinea bevat: 

  • Aanleiding: waarom schrijf je deze e-mail? 
  • Boodschap: wat is het belangrijkste dat je de lezer wil vertellen? 

Bijvoorbeeld de brief die verzekeraar SNS stuurt: 

  • Aanleiding: U krijgt deze brief omdat u ons een schadeformulier van uw auto stuurde.  
  • Boodschap: We schakelen een expert in om de schade te beoordelen en informeren u wat we verder doen. 

Antwoordkoppen boven alinea’s

Het middenstuk bestaat uit een aantal alinea’s die je eerste alinea toelichten of uitwerken. Er komt géén nieuw onderwerp aan bod. Heb je toch nog iets heel nieuws te melden? Stuur dan een nieuwe brief of mail.  

Het middenstuk bestaat uit losse alinea’s die je scheidt met een witregel (regel zonder tekst). Vaak is het handig om elke alinea een tussenkopje te geven. Dit verhoogt de scanbaarheid van je tekst. Daardoor lezen mensen je tekst eerder en sneller. 

Er zijn grofweg twee soorten tussenkopjes: 

  1. Vraagkoppen: daarin staat boven de alinea’s een vraag zoals Tot wanneer kan ik aangifte doen? en Hoe doet u aangifte? Zoals in een brief van de Belastingdienst. Zulke koppen komen vriendelijk over, maar zijn niet zo informatief. 
  2. Antwoordkoppen: die geven, de naam zegt het al, meteen antwoord. Dus in plaats van Tot wanneer kan ik aangifte doen? schrijf je Aangifte doen voor 1 mei 2018. Na het kopje geef je nog toelichting, bijvoorbeeld dat je anders een boete krijgt. 

Voor optimale scanbaarheid zijn antwoordkoppen het beste. Je begrijpt de belangrijkste informatie door alleen deze koppen te lezen.  

Hou het simpel!

Schrijf daarom niet meer, zoals ik in een – echt bestaande! – mail tegenkwam: 

Hierbij delen wij u mede dat wij hebben besloten u op grond van artikel 2:4:1 lid 1, sub c ii (CAR-UWO) met ingang van 2 juni 2018, in tijdelijke dienst te benoemen voor de duur van een jaar bij wijze van proef in de functie van secretaresse. 

Maar bijvoorbeeld wel: 

Gefeliciteerd collega! Je bent aangenomen als secretaresse. De aanstelling is een proef en duurt 1 jaar. 

Er zijn heel veel redenen waarom die eerste zin niet zo’n beste is: 

  • Met ruim 40 woorden is hij véél te lang: gebruik maximaal 15 woorden per zin. 
  • Je spreekt een collega aan met u: dat is niet meer van deze tijd. 
  • Je stelt jezelf voorop: klantgerichter is de ander centraal te stellen. 
  • Ouderwets taalgebruik: delen u medebij wijze van. 
  • Overbodige informatie: dat je iets hebt besloten, is procesinformatie.  

Procesinformatie is meestal niet boeiend voor de lezer, die wil de uitkomst weten. En schrijven dat je iets meedeelt, is dubbelop: de boodschap (‘je bent aangenomen’) volstaat. 

Slotalinea 

Samen met de eerste alinea wordt de laatste het beste gelezen. Omdat de lezer altijd een bepaalde taak moet verrichten, is het slim om je laatste alinea te eindigen met een: 

  • vraag 
  • wens 
  • actie 
  • doorverwijzing  

Zodat je zeker weet dat je lezer daarmee aan de slag gaat. Een slotalinea kan bestaan uit het noemen van een websiteadres voor meer informatie. Je kunt ook een contactpersoon noemen bij wie iemand terecht kan als er nog vragen zijn. En stuur je iemand een aanstellingsbrief omdat hij net is aangenomen bij jouw organisatie? Dan mag je gerust eindigen met een welgemeend: Veel succes en plezier in je nieuwe baan! 

Auteur

Eugène van Haaren is webredacteur, schrijftrainer en woordvinder. Hij helpt maatschappelijke organisaties, overheden en bedrijven heldere woorden te vinden voor hun verhaal. Eugène geeft ook schrijftrainingen over toegankelijk (taalniveau B1) en taakgericht schrijven. Hij schreef het boek Zakelijk schrijven voor dummies. 

Wil jij betere teksten schrijven?

Lees dan het artikel 9 tips voor meer resultaat met eenvoudige teksten. Voor een verzameling tips, tricks en adviezen download je onze gratis whitepaper Schrijven met lef.

Verbeter je communicatie

Wil je graag zelf aan de slag met schrijven? We hebben een uitgebreid aanbod aan communicatietrainingen, bijvoorbeeld:

Reageer op dit artikel