nieuws

Krijg meer voor elkaar door verleidelijk te schrijven

Taal en communiceren

Krijg meer voor elkaar door verleidelijk te schrijven

Je hebt aandacht besteed aan je uiterlijk, je hebt nagedacht over de vragen die je gaat stellen en vlak voordat je de deur uitgaat, controleer je nog één keer of je haar goed zit: trainer Stefanie Couwenberg neemt je mee op date. Niet voor een romantische avond, maar om je te leren aantrekkelijk te schrijven. Door parallellen te zoeken met een afspraakje, zorg je ervoor dat je voor je schrijfactiviteit net zo beslagen ten ijs komt als voor je eerste date.

Mails die maar niet beantwoord worden, rapportages die niet op tijd aangeleverd worden of een uitnodiging waar niemand op reageert: voor veel managementassistenten is dit herkenbaar. De kans is groot dat niet de inhoud van je boodschap het probleem is, maar dat je tekst nét niet aantrekkelijk genoeg was. Je mail of uitnodiging is onderop de stapel ‘nog te lezen’ beland. Door te zorgen voor een verleidelijke tekst, kun je sneller antwoord krijgen en meer gedaan krijgen. Zonder dat je drammerig overkomt. Tijdens de workshop ‘Verleidelijk Schrijven’ geeft Stefanie de geheimen van een activerende tekst prijs.

Durf

‘We zouden het zeer op prijs stellen als…’, ‘Hierbij doe ik u informatie toekomen over…’ of ‘Bij dezen wil ik uw aandacht vragen voor…’ Veel secretaresses en managementassistenten hebben tijdens hun opleiding nog geleerd om heel formeel te zijn in hun schrijven. Hoe netjes ook, meestal levert het lange teksten op waar de lezer zich maar moeizaam doorheen worstelt. Nergens meer voor nodig, vindt Stefanie. In tijden van mails en snelle appjes moet direct duidelijk zijn wat je boodschap is: door lange, formele introducties en omslachtige zinnen haken mensen af. Durf daarom informeler te schrijven.

Je vertrouwde schrijfstijl veranderen lukt natuurlijk niet van de ene op de andere dag. “Een goede manier om te beginnen is je tekst nalopen op passieve zinnen en deze actief maken”, legt Stefanie uit. “Let op werkwoorden als kunnen, zullen, zouden, hopen, mogen, et cetera. Een afsluitende zin als ‘We hopen u te mogen ontvangen op 31 mei’ kun je aanpassen naar ‘We zien u graag op 31 mei’. Een simpele ingreep, waardoor al te formele teksten meteen een stuk aantrekkelijker worden.”

Show, don’t tell 

In plaats van spijkerbroek, bloesje en hakken, trek ik mijn sportoutfit en hardloopschoenen uit de kast. Ik gooi snel een plens water in mijn gezicht, ik neem een paar happen van een banaan en drink een paar grote slokken water. Goed gemutst stap ik naar buiten. Het is nog een beetje fris, maar de zon schijnt aangenaam op mijn gezicht. Zin om te rennen. 

Durf informeler te schrijven

Beschrijf jouw eerste lentedag, zonder de woorden ‘eerste lentedag’ te gebruiken. Het is een van de opdrachten tijdens de workshop. Sommigen schrijven direct hele verhalen, anderen geven beknopte anekdotes of  korte metaforen. “Show, don’t tell, zoals dat heet, is een van de belangrijkste manieren om de verbeelding van de lezer te prikkelen”, zegt Stefanie. Oftewel: in plaats van direct te benoemen waar je het over wil hebben, trek je de aandacht door datgene te omschrijven. Natuurlijk is het niet de bedoeling om iedere mail in metaforen te gieten, daar zouden je collega’s gek van worden, maar het is een goede manier om de lezer te prikkelen. “Probeer hiermee te oefenen, zodat je steeds beter wordt in verleidelijk schrijven.”

Gooi je charmes in de strijd 

Zonder je charmes in de strijd te gooien, wordt het natuurlijk niks op die date. Ook in teksten kun je je charmes inzetten om je boodschap over te brengen. “Belangrijk is om rekening te houden met degene aan wie je boodschap gericht is”, vertelt Stefanie. Daarvoor is observeren van belang. Heb je bijvoorbeeld meegekregen dat de partner van een collega afgelopen weekend jarig was, feliciteer diegene dan aan het begin van je mail. Of begin het begeleidend schrijven bij notulen met een compliment over de prettige vergadering. Wedden dat iedereen dan bereidwillig je vragen beantwoordt?

Training Creatief zakelijk schrijven

Training Creatief zakelijk schrijven

De timing van je bericht is eveneens essentieel. Stel dat je een document nodig hebt van de manager, maar je weet dat hij op maandag en dinsdag vol zit met vergaderingen, dan kun je natuurlijk beter op woensdag mailen. Kan het niet wachten? Begin je mail dan bijvoorbeeld met ‘Ik weet dat je vreselijk druk bent, maar je zou me enorm helpen als…’ Door empathie te tonen in je taalgebruik, is de geadresseerde veel eerder geneigd even een moment vrij te maken om dat document aan te leveren.

Focus op de toekomst

Een positieve benadering en gericht zijn op de toekomst, dat is volgens Stefanie ook een belangrijke voorwaarde voor een verleidelijke tekst. Moet je de notulen van een vergadering maken waarin vooral gesproken werd over zaken die niet goed zijn verlopen? Herhaal dan niet dat een proces te lang duurde, dat een verkeerde keuze is gemaakt of dat iets totaal in de soep gelopen is. Focus in plaats daarvan op de toekomst: wat waren de wensen van iedereen en waar zaten de verbeterpunten? “Als jij positief bent in je tekst en je focust op de toekomst en wensen, dan doet je relatie dat ook.

Tien tips om verleidelijk te schrijven

Verleidelijk schrijven is natuurlijk vooral een kwestie van oefenen, oefenen en nog eens oefenen. Met deze tien gouden tips van trainer Stefanie Couwenberg voor een verleidelijke tekst, kun je direct aan de slag.

  1. Ken jezelf: weet je wat jij belangrijk vindt in communicatie? Kun je daarmee een match maken met de ander, je lezer?
  2. Kies de juiste tijd en locatie om je boodschap over te brengen: een ongunstig tijdstip of onprettige locatie, komen je boodschap niet ten goede.
  3. Bedenk een pakkende openingszin: trek je lezer direct je verhaal in.
  4. Neem actief deel aan het gesprek, ook op papier: schrijf actieve zinnen in plaats van passieve.
  5. Zoek verbinding met je lezer: ‘Vind jij ook niet dat…?’
  6. Gebruik verleidelijke woorden en beeldspraak.
  7. Zorg voor een stijlvolle presentatie: het oog wil ook wat.
  8. Gooi je charmes in de strijd: geef bijvoorbeeld een compliment aan de ontvanger.
  9. Associeer: probeer je boodschap eens in een ander jasje te gooien door te associëren. ‘Dit doet me denken aan…’
  10. Wees positief: focus op de toekomst.
Reageer op dit artikel