nieuws

De drie grootste ergernissen tijdens vergaderingen: dit kun je ertegen doen

Taal en communiceren

De drie grootste ergernissen tijdens vergaderingen: dit kun je ertegen doen

7.800 uur, oftewel zo’n 975 werkdagen per mensenleven gaan op aan sparren, klankenborden en neuzen dezelfde kant op krijgen. Dat bleek vorig jaar uit cijfers van bezorgservice Deliveroo, die de Nederlandse vergadercultuur onderzocht.

In al die vergaderuurtjes is het niet altijd pais en vree. Sterker nog, we ergeren ons dood in vergaderingen. Ze duren te lang, er zijn er te veel en er komt niets uit. Herkenbaar? Doe er wat aan! Zo tackel je bijvoorbeeld de drie grootste ergernissen tijdens vergaderingen:

1. ‘Wat een oeverloos gezwets’

‘We zitten gewoon te luisteren naar mededelingen.’ Met een informerende vergadering is niets mis, maar kondig in de agenda wel duidelijk het doel van de vergadering aan. Is het een infovergadering, vraag je naar advies of wil je beslissingen nemen?

Wat kun je eraan doen?
Maak in je agenda je verwachtingen zo concreet mogelijk. Bijvoorbeeld: lees dit document op voorhand, collega Els licht in 10 minuten toe hoe zij dat in haar team aanpakt.

2.‘Sorry dat ik wat later ben’

Te laat komen op een vergadering, of nét op het nippertje. Daar baal je van, zeker als jij zelf altijd wel op tijd bent. Wist je dat ongeveer 37 procent van de vergaderingen later begint dan gepland, gemiddeld een kwartier? Dus eindigen ze ook een kwartier later, en dat kan nare gevolgen hebben. Ze zorgen voor een slecht humeur bij de deelnemers en hebben een negatief effect op creativiteit en prestaties.

Wat kun je eraan doen?
Helaas is er geen speciale klok tegen te laat komen. Wat werkt dan wel? Het is eigenlijk vrij eenvoudig. Nee, je hoeft hiervoor geen ‘training op tijd komen’ te volgen. Dit is het geheim: focus niet op op tijd komen, focus op eerder aankomen.

3. ‘Pfff, er zijn weer geen besluiten genomen’

Vergaderingen die niet leiden tot besluiten en acties zijn zinloos. In feite luister je naar mededelingen die je net zo goed hadden kunnen mailen. Zinloze vergaderingen zijn zonde van je tijd.

Wat kun je eraan doen?
Je zorgt altijd voor verslaglegging, ook als je vergadering maar uit twee of drie personen bestaat. Een vergadering moet goed worden samengevat en leiden tot actiepunten zodat deelnemers die na afloop kunnen afhandelen. Maak ze daarom SMART:

S = Specifiek
M = Meetbaar
A = Acceptabel
R = Realistisch
T = Tijdgebonden

Stuur de actiepunten ook binnen 24 uur na de vergadering naar de betreffende personen.

Wil jij een eind maken aan alle vergaderfrustraties op je werk?

Lees dan het e-book De 7 wetten van het nieuwe vergaderen. Hierin vind je veel tips die je helpen om jouw meetings te verbeteren.

Reageer op dit artikel