nieuws

Ghostwriting voor gevorderden: ‘Ga niet voorbij aan je eigen stijl’

Taal en communiceren

Ghostwriting voor gevorderden: ‘Ga niet voorbij aan je eigen stijl’

Treed jij weleens op als ghostwriter? Schrijven namens een manager of andere collega is een hele kunst. Het belangrijkste is nog om je te verdiepen in de lezer, vertellen drie ervaringsdeskundigen.

Schrijven is sowieso al lastig zat. Maar hoe zorg je ervoor dat je goede teksten schrijft uit naam van iemand anders? “Verdiep je in de lezer”, zegt Irene Verwater. “Natuurlijk staat de boodschap van de manager centraal, maar de tekst moet bovenal goed passen bij de ontvanger.” Irene is ghostwriter en eigenaar van Blij Support. Ze heeft jarenlang als secretaresse gewerkt. In die rol schreef ze regelmatig teksten uit naam van het bestuur. “Het was mijn taak om ervoor te zorgen dat hun besluiten goed landden binnen de organisatie. In wezen deed ik de bestuursmarketing. Mijn communicatie moest een positieve beweging in de organisatie op gang brengen.”

Om zeker te weten dat haar berichten goed overkwamen, checkte ze regelmatig in de organisatie hoe de bestuursbesluiten ontvangen werden. Was er onduidelijkheid of ontevredenheid? Dan paste ze haar communicatie daarop aan. “Het was in die tijd fijn dat ik ook notulist was. Daardoor hoorde ik veel.” Irene merkte dat ze met haar berichten een brug sloeg tussen het bestuur en de medewerkers. “Voor leidinggevenden is het vaak een uitdaging om zo transparant mogelijk te zijn, zonder dat het te formeel wordt. Ik zorgde er in mijn communicatie voor dat ook de menselijke kant aan bod kwam om zo de afstand tussen het bestuur en de medewerkers te verkleinen.”

Ook Ellen Paap, eigenaar van Leuk project, schrijft regelmatig teksten uit naam van anderen. “In een mkb-bedrijf is het vaak ons kent ons”, vertelt ze. “Maar soms moeten ondernemers de medewerkers in een brief formeel aanspreken op hun gedrag. Daar schakelen ze mij voor in. In een brief namens de ondernemers geef ik de boodschap zakelijk en formeel weer. Daarbij heb ik ook oog voor de emoties van de medewerkers die de brief ontvangen. Meestal ben ik als notulist aanwezig bij het functioneringsgesprek dat voorafgaat aan de brief. Zo zie ik in de mimiek van mensen al hoe de boodschap op hen overkomt.

“Ik merk bijvoorbeeld dat ze ergens moeite mee hebben of dat ze eigenlijk iets anders willen zeggen. Soms komen ze na het gesprek naar mij toe om me te vertellen wat het met hen doet. Dat soort emoties bespreek ik met de ondernemers en ik houd er rekening mee in de brief die ik namens de ondernemers schrijf. Ik merk dat dat goed werkt. De reactie van de ondernemer is vaak: dit is precies zoals ik het bedoel.”

irene verwater

Irene Verwater. Foto Barbara Verwater

Eigen stijl

Bij ghostwriting is het bovendien belangrijk om een stijl te kiezen die past bij de collega waar je de tekst voor schrijft. Trainer Judith Winterkamp zegt dat je daar niet in moet doorschieten. “Je kunt niet voorbijgaan aan je eigen stijl. Het is dus niet de bedoeling dat je de ouderwetse schrijfstijl van je manager probeert na te bootsen. Dat wordt namelijk nooit een goede tekst.

“Schrijf bij voorkeur teksten voor managers die qua stijl bij jou passen. Maak het bespreekbaar als de stijl niet bij je past. Je kunt in dat geval voorstellen om zelf een opzetje te maken, waarna de manager het aanpast in zijn eigen stijl. Zo help je de manager en heb je meer kans dat het een goede tekst wordt dan wanneer je zelf geforceerd stoffig taalgebruik probeert toe te voegen.”

Ghostwriting in 7 stappen

Hoe schrijf je een goede tekst uit naam van iemand anders? Judith Winterkamp, trainer in het schrijven van zakelijke teksten, zet de zeven belangrijkste stappen op een rij.

1. Start met nadenken
Je kunt niet tegelijk schrijven en nadenken. Bedenk dus wat je wilt schrijven voordat je begint. Wat is de kernboodschap? Kun je die in één zin omschrijven? Wat wil jouw collega met de tekst bereiken? Wil hij informeren, overtuigen of betrokkenheid creëren? Hoe staat de lezer tegenover de boodschap? Heeft hij bijvoorbeeld een negatief gevoel dat je moet ombuigen?

2. Verzamel informatie
Verzamel alle informatie die je nodig hebt om een tekst te schrijven.

3. Maak een opzetje
Omschrijf in een paar woorden wat je met de tekst wilt. En doe tijdens het hele schrijfproces niet te veel aannames. Check bij je collega of opdrachtgever of je met jouw eigen gedachten op de goede weg zit. Mensen vinden het vaak niet erg om met je mee te denken. Daarmee laat je juist zien dat je jouw taak serieus neemt en dat je er een goede tekst van wilt maken.

4. Visualiseer de lezer
Houd tijdens het schrijven één lezer voor ogen. Kies bijvoorbeeld voor iemand die moeite heeft met de materie. Zo weet je zeker dat de tekst door iedereen goed begrepen wordt.

5. Houd het kort
Beperk je tot de informatie die echt nodig is en laat de rest weg. De lezer zit niet te wachten op allerlei achtergrondinformatie. Je hoeft in een tekst ook niet te laten zien hoe slim je bent. Lange teksten schrikken af en de lezer is lui.

6. Schrijf in een flow
Begin te schrijven en houd je daarbij aan je schema. Wees niet te kritisch, maar schrijf vrijuit. Zo blijf je in een flow. Het corrigeren doe je pas daarna.

7. Neem het niet mee naar huis
Mensen hebben soms de neiging om schrijfwerk mee naar huis te nemen, omdat het daar rustiger is. Doe dat niet, maar reserveer tijd op je werk om aan een tekst te werken. De tekst hoeft niet in één keer af. Je kunt ook een kwartiertje aan de tekst werken en één alinea schrijven. Vervolgens stop je even en ga je bijvoorbeeld na de lunch verder. Zo kun je stapsgewijs een goede tekst opbouwen.

De stijl van Ellen is kort, bondig en objectief. Ze schrijft alleen voor klanten waar ze echt een match mee heeft en die zich kunnen vinden in haar stijl. “Ik vind het belangrijk om teksten kort te houden, omdat je daarmee de aandacht van de lezer vasthoudt”, legt ze uit. “Ik denk dat je mijn manier van schrijven het beste leert door een goede notuleertraining te volgen. Daar leer je om goed te luisteren en om hoofdzaken van bijzaken te scheiden.”

Tijdens het schrijven houdt Ellen het doel van de tekst goed voor ogen. “Ik verzamel alle stukken die voor de tekst relevant zijn. En met het doel in mijn achterhoofd begin ik te schrijven. Pas als ik echt iets mis, bespreek ik dat met de opdrachtgever.”

Of het ook eng is om uit naam van iemand anders te schrijven? “In het begin was ik wel onzeker”, vertelt Ellen. “Gaandeweg ging het steeds beter. Je leert de manager beter kennen. En hoe meer je voor verschillende managers schrijft, hoe beter je leert om je telkens weer in een ander te verplaatsen. Bovendien is het gemakkelijker geworden sinds ik niet meer in loondienst werk, maar als zelfstandige. Ik kan nu zelf de klanten kiezen die het beste bij mij passen.”

ellen paap

Ellen Paap

Brutaal en gewaagd

Ook Irene heeft een eigen stijl, ondanks dat ze uit naam van anderen schrijft. Ze schrijft alleen voor klanten die van haar stijl houden. “In het begin was ik daar niet zo kritisch in”, vertelt ze. “Dat is me slecht bevallen. Mijn stijl is iets brutaler en gewaagder dan een gemiddelde tekst. In die tijd heb ik weleens een opdracht voor een mkb-bedrijf aangenomen waarbij ik twijfelde of we wel op één lijn zaten. Toen ik de tekst eenmaal af had, vonden ze het toch allemaal iets te spannend en gingen ze erin schaven. Daardoor werd het een tekst waar ik niet meer zelf achter stond. Sindsdien ben ik kritischer en zeg ik vaker nee. Ik werk alleen nog maar voor klanten die denken: ik heb een Irene nodig. Dat geeft me meer energie, omdat ik dan trots kan zijn op het eindresultaat.”

Opleidingsgids 2020

Opleidingsgids 2020

Leest het dan nog wel als de tekst van iemand anders, ook als je een eigen stijl hebt? “Jazeker”, zegt Irene. “Ik kies de woorden die mijn klanten ook gebruiken. En ik zorg ervoor dat ik me inleef in hun situatie. Ik heb bijvoorbeeld weleens een e-mail geschreven voor iemand die een award had gewonnen, terwijl haar vriendin in het ziekenhuis lag. Ze wilde over beide emoties iets laten weten aan de mensen in haar mailinglijst. In de tekst heb ik uit haar naam omschreven door welke rollercoaster van gevoelens zij gaat. Omdat ik die gevoelens zelf niet heb, kan ik die emotie raken zonder dat ik daarin doorschiet.

“Een goede tekst heeft ook een boodschap of een moraal. De boodschap van deze tekst was: soms lijkt het alsof ik het perfecte leven heb, maar ook mijn leven heeft lichte en donkere kanten. En beide kanten mogen er zijn. Zo’n boodschap geeft een wow-gevoel aan de tekst en maakt het compleet.”

Lees ook:

Professioneel communiceren met Duitsers is niet eins-zwei-drei gedaan. Expert Sander Schroevers legt uit hoe je zakelijk communiceert in het Duits.

Hoe leer je nieuwe vaardigheden en voor welke valkuilen moet je oppassen? Download de gratis whitepaper Van talent naar specialist – Vaardigheden ontwikkelen in vijf stappen.

Serieus aan de slag? Op het opleidingenplatform van Management Support vind je trainingen als Creatief zakelijk schrijven en Professioneel schriftelijk communiceren.

Reageer op dit artikel