Naam: Annette Gilijamse
Functie: Bestuurssecretaresse a.i.
Bedrijf: Gemeente Steenbergen

“Bij de gemeente Steenbergen ondersteun ik momenteel twee wethouders en de directeur bedrijfsvoering. Normaal gesproken heb ik intensieve face to face werkrelaties met bestuurders en andere collega’s. Sinds we thuiswerken is er veel veranderd, in positieve maar ook minder positieve zin.

“Digitaal communiceren op afstand is uiterst efficiënt. Daar ben ik echt verheugd over. Zo lopen onlinevergaderingen gestructureerd, omdat deelnemers elkaar moeten laten uitpraten, en ze worden gedwongen om goed naar elkaar te luisteren. Notuleren is daardoor makkelijker geworden. Ook durf ik als notulist nu eerder te interrumperen, waardoor ik zichtbaarder ben dan voorheen. Digitaal communiceren beperkt zich bovendien tot feiten, dat werkt heel doelmatig.

“Maar wat wegvalt is het intermenselijke contact, het gevoel voor elkaar is minder. En dat vind ik lastig. Ik mis de reuring op het kantoor, die mij veel informatie geeft over wat er leeft. Als ondersteuner pak ik nu de rol van verbinder, want verbinden is echt nodig in deze tijd. Ieder telefoongesprek dat ik voer, begin ik met een persoonlijke conversatie. Ik merk dat collega’s behoefte hebben om hun verhaal kwijt te kunnen. Zo houd ik voeling met wat er leeft.

[intermezzo:1]

“Als er iets niet goed gaat, dan weet ik dat ook. Dan kan ik dat in positieve zin proberen te beïnvloeden. Anderzijds voel ik een drempel om collega’s op te bellen. Ik merk dat de bereikbaarheid van collega’s is veranderd. Dat komt omdat mensen met kinderen op de basisschool er een baan bij hebben gekregen als onderwijzer. Ze maken hun uren vaker op andere tijden dan ik. Daarom vind ik het lastiger dan voorheen om inbreuk te maken op de tijd van een ander. Dat maakt het uitoefenen van invloed ook weer moeilijker.

“Mijn huis is nu kantoor, ik werk op de ene zolderkamer en mijn man op de kamer ernaast. Het is een heel bijzondere situatie. We moeten samen het nieuwe normaal uitvinden. Teruggaan naar voltijds werken op kantoor zie ik niet meer gebeuren, de efficiëntie van het werken op afstand moeten we omarmen. Bovendien scheelt het nieuwe werken veel reistijd.

“Overigens vind ik volledig op afstand blijven werken menselijk gezien niet vol te houden. Er zal een nieuwe balans moeten komen. We hebben nu een mooie kans om het goede van beide werelden samen te voegen.”

Lees ook:

De maatregelen tegen het coronavirus hebben het ondersteuners moeilijker gemaakt om hun mening te geven en invloed uit te oefenen. Dat blijkt uit onderzoek van Management Support onder 2.456 werknemers.

In de coronacrisis ligt de invloed voor het grijpen. “Pak nu de rol van herdershond die de kudde bijeenhoudt. Zo word je belangrijker dan je ooit had kunnen denken.”

Meer de diepte in over het uitoefenen van invloed? Bekijk de online workshop ‘Effectief beïnvloeden als managementassistent’.