tips & tricks

5 tips van een coach om onderbrekingen tijdens je werk te verminderen

Taal en communiceren

5 tips van een coach om onderbrekingen tijdens je werk te verminderen

Word je constant gestoord door collega’s? Het hoort erbij als ondersteuner, weet Colinda Mertens uit ervaring, maar je kunt de schade wel beperken. Vijf tips van de trainer en coach.

Natuurlijk hoort het bij ons werk als managementondersteuner om behulpzaam te zijn. Daarom is het ook logisch dat er gedurende de dag regelmatig personen iets komen vragen, zoals je manager(s) en andere collega’s. Maar ook collega’s die bij je binnenlopen om iets te vragen en ineens hoorbaar met elkaar staan te praten, maken dat je tijdens je werk steeds wordt onderbroken.

Iedere keer als je wordt onderbroken heb je 5 tot 20 minuten nodig om weer in een staat van flow en focus te kunnen komen. Om datgene wat je doet gelijk goed te kunnen doen en dus efficiënt te werken en kwaliteit van werk te kunnen leveren, heb je het echter nodig om gefocust te kunnen werken.

We denken vaak dat er niets aan te doen is. Dat omdat we nu eenmaal een ondersteunende functie hebben, dit inhoudt dat we ook regelmatig onderbroken worden tijdens ons werk en dit er dus bij hoort. Deels is dit ook zo, maar we kunnen wel iets doen om deze onderbrekingen te verminderen. Hiervoor heb ik de volgende tips.

1. Benut de onderbreking om ook je eigen vragen te stellen

Besluit om de tijd te nemen als iemand je onderbreekt en kijk wat je zelf nog hebt liggen om met deze persoon te bespreken. Dat scheelt je weer een bezoek aan deze collega of het sturen van een mail. Face to face iets bespreken gaat ook vaak sneller dan het sturen van een mail. Daarnaast krijg je nu ook gelijk een antwoord en hoef je dus ook niet meer te bewaken dat er een reactie komt. Dat scheelt je dus allemaal tijd.

2. Vraag om de vragen te clusteren

Vraag aan je manager(s) om vragen/taken te clusteren. Leg uit dat je zo veel mogelijk voor hem wilt doen en hem zo goed mogelijk wilt ondersteunen en het daarvoor nodig is dat je zo veel mogelijk ongestoord kunt werken.

Als het clusteren van vragen/taken voor je manager geen optie is, ga dan in gesprek over een vorm die wel voor beiden werkt. Het kan namelijk zijn dat je manager het fijn vindt om iets gelijk aan je door te geven zodat het uit zijn hoofd is. Een alternatief kan dan zijn dat hij een mailbericht aan jou gericht open laat staan en beknopt daarin steeds alle vragen/taken noteert. Een ander alternatief is om berichten te laten inspreken in de dictafoon van zijn gsm en deze dan met jou te delen via WhatsApp. Zorg er dan wel voor dat je het geluid bij berichtgeving uitzet!

3. Houd de regie

Maak er een gewoonte van om altijd eerst je zin of gedachte af te maken. Als je het ‘onbeleefd’ vindt om iemand die je kantoor binnenloopt niet gelijk aan te kijken, kun je zeggen: ‘Ik maak dit eerst heel even af.’

Opleidingsgids 2020

Opleidingsgids 2020

Als het echt niet gelegen komt, vraag dan of het kan wachten tot na 14.00 uur. Dus zeg niet dat het niet gelegen komt, maar geef aan wanneer het wel kan. Dan houd je het namelijk positief. Of vraag om het even op de mail te zetten. Of zeg: ‘Ik kom zo wel even bij je.’

Je hoeft niet altijd alles gelijk uit je handen te laten vallen. Het werk waar je mee bezig bent, of het werk dat je hebt ingepland om op dat moment te doen, is ook belangrijk! Dus houd de regie en geef alternatieven, waardoor je in ieder geval eerst af kunt maken waar je mee bezig was en dus gefocust kunt blijven werken.

4. Bereikbaar versus beschikbaar

De vraag is dus ook of we altijd beschikbaar moeten zijn. Want er is een verschil tussen bereikbaar zijn en beschikbaar zijn. Als we een vergadering notuleren, zijn we niet beschikbaar. We zijn dan wel bereikbaar, want ze kunnen een mail sturen of je voicemail inspreken of een boodschap voor je aan een collega doorgeven. Je ontvangt dus wel het bericht, alleen op een moment dat het voor jou uitkomt.

Ga eens iedere dag, al is het maar een uur, even op een andere (werk)plek zitten. Moet je eens kijken hoeveel je in dat uur kunt doen doordat je ongestoord en gefocust kunt werken. Je kunt ook met een collega afspraken hierover maken, zodat ook zij een uur per dag gefocust kan werken. Dan neem je gedurende dat uur voor elkaar waar.

5. Reflecteren

Sta regelmatig stil bij de zaken waarvoor je allemaal wordt gestoord. Check of deze wel bij je taken/verantwoordelijkheden horen. Als dit niet zo is, probeer dan te voorkomen dat je hier nog eens voor wordt gestoord. Stel ook gerust de vraag waarom iemand bij jou komt voor deze betreffende klus. Als dit is omdat jij hier zo goed in bent of het zo snel afhandelt, is dit geen goede reden. Dan kun je beter kijken naar hoe je anderen kunt helpen om dit goed en snel kunnen doen.

Verder is het belangrijk om regelmatig te kijken of hetgeen waar je voor onderbroken werd wel zo belangrijk was. Door regelmatig te reflecteren krijg je veel inzichten in de onderbrekingen en hoe je deze meer kunt voorkomen.

Mijn advies is om eerst te beginnen met één tip. En als dit al een te grote stap is, begin dan met een onderdeel van een tip. Al begin je met voortaan als er iemand bij je komt met de vraag om eerst je zin of gedachte af te maken. Misschien ben je namelijk iemand die makkelijk geneigd is om gelijk alles uit je handen te laten vallen als iemand binnenkomt met een vraag. Dan zou het afmaken van de zin die je aan het typen bent al een eerste kleine stap voor je zijn.

Ten slotte nog even dit. De kans is groot dat niet alleen jij, maar ook je collega’s last hebben van de vele onderbrekingen tijdens het werk. Ga daarom eens over dit onderwerp met elkaar in gesprek. Neem deze tips erbij, ga in gesprek en maak afspraken over hoe jullie onderbrekingen kunnen verminderen.

Over Colinda Mertens

Na 25 jaar gewerkt te hebben in diverse ondersteunende functies waaronder office manager, coördinator bestuurssecretariaat en bestuurssecretaresse, heeft Colinda in 2014 Happy Assistant opgericht. Door middel van trainingen en coaching leert zij managementondersteuners hoe je topondersteuning kunt verlenen met plezier en tóch op tijd klaar kunt zijn met je werk.

Reageer op dit artikel