vraag & antwoord

Hoe kan ik ervoor zorgen dat afspraken efficiënt verlopen?

Taal en communiceren

Hier draait alles  om het goed plannen van de afspraken en om goede afstemming en communicatie. Eerst bepaal je met de betrokkenen welke data (en plaats en tijd) in aanmerking komen. Past de afspraak goed in het werkschema van iedereen? Is er grote kans dat je de afspraak moet verzetten omdat hij vlak voor een […]

Hier draait alles  om het goed plannen van de afspraken en om goede afstemming en communicatie.

Eerst bepaal je met de betrokkenen welke data (en plaats en tijd) in aanmerking komen. Past de afspraak goed in het werkschema van iedereen? Is er grote kans dat je de afspraak moet verzetten omdat hij vlak voor een deadline gepland staat?

Bepaal van tevoren goed welke zaken je wilt behandelen op de afspraak. Die afgebakende onderwerpen moeten haalbaar zijn binnen de vastgestelde (realistische) tijd die voor de afspraak staat. Kijk ook naar efficiency: wat is het beste moment om iets te bespreken? Kun je beter een lange afspraak met twee onderwerpen maken of twee op elkaar volgende korte afspraken per onderwerp?

Informeer verder iedereen goed over tijd, plaats, duur en inhoud van de afspraak. Als je er een gewoonte van maakt niet ‘slordig’ om te gaan met een afspraak (dus op tijd komen en eindigen, niet steeds verzetten), hebben medewerkers sneller de neiging om zich aan deze ‘regels’ te houden.

Een agendasysteem is natuurlijk onmisbaar, Outlook is handig om afspraken in te zetten en om reminders per e-mail te versturen.

Lees ook
Plannen: hoe doe je dat?

Verdieping
Masterclass Outlook 2010

Reageer op dit artikel