vraag & antwoord

Hoe start je met e-mail minderen?

Taal en communiceren

We kennen allemaal het probleem van een overvolle e-mailbox. Maar hoe zorg je ervoor dat je minder e-mails krijgt? Je zou zeggen dat je zelf geen controle hebt over de berichten die mensen je sturen. Toch zijn er een aantal manieren om te minderen met e-mail. E-mail minderen Bedenk ten eerste voordat je een e-mail […]

We kennen allemaal het probleem van een overvolle e-mailbox. Maar hoe zorg je ervoor dat je minder e-mails krijgt? Je zou zeggen dat je zelf geen controle hebt over de berichten die mensen je sturen. Toch zijn er een aantal manieren om te minderen met e-mail.

E-mail minderen

Bedenk ten eerste voordat je een e-mail opstelt of e-mail wel het juiste medium is. Zeker in het kader van Het Nieuwe Werken is het aan te bevelen eens een overleg af te spreken om het verschil in werkwijzen kleiner te maken.

Gebruik e-mail ook alleen waarvoor het is bedoeld. Benut de kracht en vermijd de zwakte van het medium:

  • Doen: bevestiging van afspraken
  • Doen: gesloten vragen stellen
  • Doen: informatie verstrekken
  • Doen: duidelijke acties uitzetten
  • Vermijden: discussie in de e-mail
  • Vermijden: emotie in de e-mail
  • Vermijden: onduidelijke communicatie zoals ‘Gaan we doen’, ‘Moeten we naar kijken’, lange e-mails zonder duidelijke acties

Gebruik bij het verzenden van mail termen als:

  • Zonder tegenbericht…
  • Graag reageren voor…
  • Op voorhand vast veel dank voor het toesturen…
  • Opmerkingen en/of correcties kunt u sturen tot… (datum). Of nog resoluter: Reacties ontvangen na …(datum) kunnen niet meer in behandeling worden genomen.

Treffende beschrijving

Tot slot: Communiceer duidelijk en helder. Geef een mailbericht altijd een passend onderwerp mee (één onderwerp per bericht). Zorg dat het veld ‘onderwerp’ een duidelijke en treffende beschrijving bevat. Geef in het onderwerpveld aan wat voor een soort e-mail je stuurt: Vraag, Ter informatie, Actie, Urgent. Heb je toch meerdere boodschappen te melden? Verdeel ze dan over meerdere mailtjes. Dit vergroot de kans dat de ontvanger de mail ook daadwerkelijk leest en het maakt het voor zowel de afzender als de ontvanger makkelijk om de mail bij het juiste onderwerp te archiveren.

Bron: Secretaresse Assistent Wijzer Werken in plaats van e-mailen

Meer weten?

In de training Power Digitaal ontdek je onder meer de verborgen mogelijkheden van Outlook en krijg je veel meer gouden e-mailtips.
Meer leren over bewust communiceren? Schrijf je dan in voor onze training ‘Bewust schriftelijk communiceren’.

 

Reageer op dit artikel