vraag & antwoord

Hoe krijg je meer los van je manager?

Taal en communiceren

Hoe krijg je meer los van je manager?
Foto: Charlotte Coneybeer, Unsplash

Is jouw manager een oester of een open boek? Voor onze rubriek Werkdilemma wilde directiesecretaresse Marcella van Weert graag weten hoe ze meer loskrijgt van haar manager. Achterhaal zijn favoriete communicatiekanaal en de 5 W’s was een van de tips. Trainer Gerda Bos adviseert Marcella concreet te maken wat ze kan doen. Inmiddels is er ook een nieuw dilemma: hoe deel je kennis zonder betweterig over te komen?

Marcella werkt bij accountancybureau Visser & Visser. Ze mailde ons: “Mijn manager is een man van weinig woorden. Vaak moet ik doorvragen om meer achtergrondinformatie te krijgen. Daardoor vraag ik me af of ik mijn manager niet nog meer kan ondersteunen en of ik niet meer los kan krijgen en hem nog meer kan ontzorgen.”

De eerste tips komen van Gwenyth Holla, managementassistent bij FT-advocaten, die in ons aprilnummer nog uitlegde hoe ze kanban toepast in haar werk.

Gwyneth Holla, managementassistent FT-advocaten. Foto: Cor Salverius

Maak het bespreekbaar

Gwenyth: “Ik zou het bespreekbaar maken tijdens een face-to-face-overleg met je manager en samen mogelijkheden bekijken om dit communicatiepunt te verbeteren. Je kunt uitleggen dat je soms meer informatie nodig hebt om zo efficiënt mogelijk te kunnen werken, hem hierdoor zoveel mogelijk kan ontlasten zodat hij zich optimaal kan richten op zijn werkzaamheden. Je manager is zich er waarschijnlijk niet van bewust dat hij te weinig woorden gebruikt en kan er dan iets aan veranderen zodra hij weet dat dit het geval is.”

Via welk kanaal communiceert hij het liefst?

“Probeer er ook achter te komen via welke manier je het beste in zo’n kort mogelijke tijd zoveel mogelijk informatie ter beschikking kan krijgen. Communiceert je manager het liefst per mail, fysiek overleg, telefoon of misschien via WhatsApp? Hoe is hij voor jou het beste bereikbaar en op welke momenten van de dag? Daarop kan je dan inspelen.”

Achterhaal de 5 W’s

“Probeer in ieder geval altijd zo snel mogelijk de 5 W’s + H beantwoord te krijgen: wie, wat, waar, wanneer, waarom, hoe. Een simpel voorbeeld voor het maken van een presentatie: Wie moet de presentatie maken/geven? Wat is de inhoud van de presentatie? Waar moet de presentatie plaatsvinden? Voor welke doelgroep is de presentatie? Waarom/wat is het doel van de presentatie? Hoe moet het vorm krijgen, bijvoorbeeld in PowerPoint, in welke huisstijl?
Je kan ook erachter proberen te komen wie er nog meer betrokken is bij de betreffende kwestie. Indien die andere personen makkelijker bereikbaar zijn, dan kan je daar wellicht meer info lospeuteren.”

Maak concreet wat jij kunt doen

Management Support-trainer Gerda Bos heeft ook een tip: : Je manager heeft mogelijk geen idee hoe hij jouw vaardigheden beter kan benutten. Gewoon omdat hij niet weet dat jij zou kunnen helpen! Dus stel oplossingsgerichte vragen om hem aan het denken te zetten.
Hoe kan ik je nog meer helpen? Wat kan ik bijdragen aan de voorbereiding van deze vergadering? Welke informatie heb je nodig voor het gesprek met Y? Zal ik dat opvragen? Ik zie dat je agenda te vol zit, wie kan ik vragen om deze taak van je over te nemen? Maak dus wat je toe kunt voegen concreet.”

Hoe deel ik kennis zonder betweterig over te komen?

Jacqueline van de Looy, secretaresse en regioteamlid NVD, heeft een nieuw dilemma ingestuurd: “Van fouten leer je, maar het is zonde om het wiel opnieuw uit te vinden. Soms zie ik een collega iets doen waarvan ik denk: daar is een efficiëntere manier voor. Dat kan gaan over een simpele technische verhandeling op de computer, een manier van communiceren, een woordkeuze daarin of over een volgorde van handelingen. Dan vind ik het weleens lastig hoe dat dusdanig aan te zwengelen dat die collega niet denkt: heb je haar weer, zucht.”

Mail je tips voor Jacqueline naar de redactie: murielkleisterlee@vakmedianet.nl. En wie weet wordt jouw advies gepubliceerd in ons juninummer (mis dit nummer met hierin alles over je specialiseren niet, neem nu een abonnement).

Zit jij met een ander werkdilemma?

Heb jij ook een werkdilemma waar je niet uitkomt en waar je graag advies over wilt horen van andere lezers van Management Support, of van een van onze trainers/coaches? Aarzel niet en stuur je vraag in: murielkleisterlee@vakmedianet.nl
Indien gewenst publiceren we je werkdilemma anoniem. De redactie behoudt zich het recht voor reacties indien nodig in te korten en/of te redigeren.

Reageer op dit artikel