Voor onze Werkdilemma-rubriek kregen we het volgende verzoek binnen, van een projectondersteuner bij een bouwbedrijf:

“Ik word gek van mijn onduidelijke baas. Als ik hem twee mogelijke oplossingen voor een probleem geef, zegt hij dat ze allebei mogelijk zijn. Pas bij herhaaldelijk aandringen hakt hij de knoop door, waardoor veel tijd verloren gaat.”

Adviezen

Waarom twee oplossingen?
Ik zou maar 1 oplossing aanbieden zodat hij niet hoeft te kiezen.
Petra Neuhaus, HR-adviseur bij XS4ALL Internet BV

Dat was precies mijn antwoord. Als beide “mogelijk” zijn, maak ik al een keuze.
Martha Barnwell, managementondersteuner bij Inspectie Gezondheidszorg

[intermezzo:1]

“Beste projectleider, ik stel voor dat we xxxx doen. Ben jij het daar mee eens?” Ik zou de vraagstelling zo doen dat de beste vrouw of man alleen met ja (of nee) kan antwoorden. Het lijkt mij dat de ondersteuner toch wel weet wat het beste is. Als je twijfelt aan de oplossing zou ik de projectleider even om advies vragen.
Irina van der Spek, senior executive assistant bij Deloitte

Inderdaad, de assistent weet vaak al wat het beste is en indien de projectleider bij het eerste voorstel tóch twijfels aangeeft, kan het tweede voorstel alsnog aan bod komen: “Dán stel ik voor … Mee eens?”
Renate B. de Vries, werkzoekende managementassistent

Het zegt iets over jou
Ik werk zelf bij een ingenieursbureau, oftewel in de bouwwereld en herken mij in de projectondersteuner. De uitdaging is, en dit geldt bij iedere samenwerking, om te kijken wat voor type de ander is. Door je in hem te verplaatsen weet je voortaan precies wat hij nodig heeft. Dit geldt ook voor jezelf. Durf jezelf te spiegelen en ontdek je eigen sterkte en zwakke punten.

Waarom twee oplossingen? Dit zegt iets over jou. Bang om een verkeerd voorstel te doen, voor de verantwoordelijkheid die eraan hangt, dat hij niet tevreden is met je oplossing? Je hebt hier te maken met een echte ondernemer. Hij is als baas invloedrijk, maar heeft erkenning nodig. Hij heeft behoefte dat je evenwichtig en zelfverzekerd overkomt en een persoonlijke warmte uitstraalt.

Je motiveert hem door open je mening te geven en duidelijk te zijn. Oftewel: je komt met een duidelijke oplossing en je kan prima uitleggen waarom dit de beste oplossing is. Deze ondernemende baas ondersteun je het beste met daadkracht, duidelijkheid en empathie. Laat los die twijfel of onzekerheid; straal en schitter en zie alles als een avontuur!
Petra Verbree, managementassistent Swinn

Geef jouw eigen voorkeur aan
Ik geef twee of drie opties en becommentarieer kort waarom ik kies voor een bepaalde optie. Laatste vraag is altijd: ben je hiermee akkoord? Daar wordt dan een kribbel ter goedkeuring onder gezet. Als ik mijn laatste vraag namelijk niet stel, heb ik het hierboven geschetste dus ook aan de hand en dat probleem elimineer ik met die laatste vraag gelijk. Werkt voor ons prima. Het geeft hem een gerust gevoel dat ik alle opties heb bekeken én tegen elkaar afgewogen in het belang van de organisatie.
Nicole Smeets, officemanager / juridisch secretaresse bij Wolfs Advocaten

Ik geef ook bij de oplossingen beargumenteerd weer welke mijn advies is en vraag daar dan akkoord voor, zodat je verder kan.
Yvonne Vooren, zoekt werk als officemanager, compliance officer of HR-assistent

De baas is onduidelijk omdat de projectondersteuner dat ook is. Zodra de ondersteuner de vraagstelling aanpast, zal het antwoord ook veranderen. Leg twee keuzes neer en zeg wat jij zou kiezen, geef goede argumenten en vraag akkoord. Als hij erover na wil denken, geef dan een duidelijke deadline.
Maaike van Engelen-Udo, marketing assistant bij Roche Diabetes Care

Is het dringend?
Na het dilemma te hebben gelezen, rijst bij mij de vraag in hoeverre de oplossing dringend is voor het probleem. Indien er sprake is van onmiddellijk aanbieden van een oplossing voor het probleem, zou ik aan de leidinggevende voorleggen dat een keuze in de twee oplossingen direct noodzakelijk is met onderbouwing van het waarom. Dat zal de leidinggevende motiveren om een keuze te maken. Is een keuze tussen de oplossingen niet dringend, dan kan de projectondersteuner vragen naar de termijn waarbinnen zij hierop kan terugkomen.
Renée Rurenga

Ga het gesprek aan
Het zou verstandig zijn als ze het gesprek met elkaar aangaan. De vraag is namelijk waarom hij het moeilijk vindt om keuzes te maken. Dat is belangrijk voor haar om te weten, zodat ze hem hierin het best kan ondersteunen. Zijn de keuzes die ze voorlegt wellicht niet specifiek genoeg, waardoor een keuze lastig is? Daarnaast is het de vraag hoeveel vrijheid en verantwoordelijkheid zij zelf heeft. Mag zij en durft zij de keuze te maken? En kan ze dan dealen met de verantwoordelijkheid en vertrouwt ze op zichzelf dat haar keuze goed is? Genoeg om over na te denken dus.
Leonie Flierman, eigenaar van OnTrack Coaching

Wat is jouw werkdilemma?

Zelf hulp nodig met een Werkdilemma? Ruzie met een leidinggevende? Twijfel over je carrière? Mail je vraag, welke dan ook, naar redactie.managementsupport@vakmedianet.nl. Wie weet krijg jij binnenkort een verlossend antwoord. Om lezers duidelijkheid te geven over je situatie, zullen we ook bij een anonieme inzending altijd iets vermelden in de trant van ‘een secretaresse bij een overheidsorganisatie’ of ‘een officemanager bij een commercieel bedrijf’.

Eerdere afleveringen:

Van Veronique worden na een reorganisatie ineens allerlei dingen verwacht waar zij zich niet prettig bij voelt.

Een secretaresse met twintig jaar ervaring wordt stelselmatig gepasseerd als het op promoties aankomt.

Een managementondersteuner heeft geen klik met haar kritische manager en voelt zich niet gewaardeerd.

Wil je beter voor jezelf op leren komen? Op het opleidingenplatform van Management Support vind je trainingen als Effectief assertief en Persoonlijk leiderschap.