checklist

Checklist agendabeheer

Coördineren

Een agenda bijhouden voor je manager vraagt om een goede organisatie. Negen tips:

1. Bij het beheren van de agenda verwacht je manager van jou dat je:

  • prioriteiten stelt;
  • nooit dubbele afspraken maakt;
  • genoeg adempauze tussen twee afspraken inbouwt.

2. Maak gebruik van een elektronische agenda en leg je manager uit hoe het systeem werkt. Je manager kan zo zelf snel zien of er al een afspraak gepland staat. Zelf een datum en afspraak intypen kost je manager evenveel tijd als ‘het de secretaresse laten doen’.

3. Houd altijd een slag om de arm bij het maken van afspraken als je niet zeker weet wat je manager uitspookt.

4. Maak je gebruik van een papieren agenda, schrijf vage afspraken dan liever met potlood in de agenda, anders blijf je doorstrepen en wordt je agenda onoverzichtelijk.

5. Bevestig gemaakte afspraken altijd, dan komen jij en je gasten nooit voor verrassingen te staan.

6. Schaf een grote dubbelagenda aan als je de planning voor zowel jezelf als je manager of het secretariaat, of voor twee managers moet bijhouden. In de Shop kun je de handige Office Management Agenda bestellen.

7. Met een markeerstift kun je in de agenda diverse soorten activiteiten aangeven, bijvoorbeeld: rood voor belangrijke zaken, paars voor vaste afspraken, groen voor interne besprekingen, roze voor functioneringsgesprekken en blauw voor afspraken in het buitenland.

8. Maak aan het einde van een vergadering of interne bespreking meteen een afspraak voor een nieuwe datum. Of maak aan het begin van het jaar een schema voor de komende zes of twaalf maanden.

9. Het toverwoord bij goed agendabeheer is discipline. Voor jezelf is dat niet zo moeilijk, maar probeer ook je manager te overtuigen van het nut van een strakke planning.

Test: elektronische agenda
Officetip: CC’s in een andere kleur (Outlook)
Grip op je tijd door meer ruimte in je agenda
Boek: Manage je manager
Training: Timemanagement

Reageer op dit artikel