checklist

Jaarplanning maken: 7 tips

Coördineren

1. Vrije tijd

Reserveer allereerst ruimte voor je vakanties. Je hebt tijd nodig om uit te rusten. Of je daarvoor veel of weinig tijd vrijmaakt, is natuurlijk jouw eigen keus. Maar neem je rusttijd wel; je vermindert daarmee lichamelijke en emotionele problemen, ook al denk je misschien dat je onmisbaar bent op je werk.

2. Verjaardagen etc.
Noteer verjaardagen, trouwdagen, belangrijke gebeurtenissen in familie en vriendenkring en dergelijke. Niet dat je vrij hoeft te nemen, maar het staat wel zo attent als je het niet vergeet! Een vergeten verjaardag kost je uiteindelijk vaak veel meer goedmaaktijd dan een telefoontje, e-mailtje of kaartje op het juiste moment.

3. Congressen e.d.
Je vult je (buitenlandse) zakenreizen in en, voor zover ze al bekend zijn, congressen en andere externe oriëntatiebezoeken.

4. Vrije ruimte
Daarna reserveer je vrije ruimte, bijvoorbeeld een week per kwartaal en twee dagen per maand. Niet dat je niets doet in die tijd, maar het behoedt je voor het te vol plannen van je agenda. Het is als het ware ‘tijd op de bank’, zoals je ook graag wat geld op de bank hebt.

5. Vergaderdata
Als er binnen jouw organisatie vaste vergaderdata zijn, kun je die ook meteen inplannen en vastleggen.

6. Deadlines
Noteer de deadlines van je projecten en andere zaken die al bekend zijn.

7. Niet-storen-tijd
Als laatste tip voor langeretermijnplanning: reserveer de tijd waarop je alleen en ongestoord bezig wilt zijn, bijvoorbeeld elke maandagochtend en/of vrijdagmiddag. Je kunt dan gemakkelijk kiezen waar je wilt werken: thuis, op een andere locatie of gewoon (deur dicht) op kantoor.

Goede voornemens; hoe houd je ze vol?
Plannen: hoe doe je dat?
Tips bij het maken van een planningssysteem
Boek: De secretaresse als gatekeeper
Training: Timemanagement

Reageer op dit artikel