checklist

Werkoverdracht voor vakantie

Coördineren

Hoe kun je succesvol je werk overdragen aan een collega voordat je op vakantie gaat?

Voor je vakantie of andere vormen van verlof werk overdragen kan veel stress veroorzaken. Alleen maar de out-of-office-reply aanzetten, de deur achter je dichttrekken en na een aantal weken of maanden weer aan het werk gaan, zit er niet in. Het werk staat niet stil en taken en verantwoordelijkheden moeten worden overdragen.
Niet alleen jij, ook je collega(‘s) en de organisatie waar je werkt hebben baat bij een goede werkoverdracht. Dat biedt de zekerheid dat het werk doorgaat tijdens jouw afwezigheid en dat de kwaliteit behouden blijft.

Redenen waarom het misgaat

  • Vooral perfectionistische mensen leggen de lat hoog voor zichzelf en anderen, en juist zij hebben moeite hun taken aan anderen toe te vertrouwen. In de hoop dat ze hun werk nog op tijd af krijgen wordt de overdracht uitgesteld en later afgeraffeld.
  • Veel werknemers werken reactief: ze blussen brandjes, in plaats van zelf prioriteiten te stellen en werkzaamheden in te plannen voor de lange termijn. Laatste waar ze bij stilstaan is dat ze taken kunnen delegeren. Resultaat: werk dat over de schutting wordt gegooid vlak voor de vakantie.
  • Ze steken te veel tijd en energie in uitleggen hoe een taak moet worden uitgevoerd in plaats van zich te concentreren op het resultaat: ze zijn dus té controlerend vanwege gebrek aan vertrouwen in collega’s.

Tips voor een succesvolle overdracht

  • Begin op tijd met afbouwen: neem zo min mogelijk extra klussen erbij.
  • Bepaal je prioriteiten: welk werk moet gedaan worden en wat kan blijven liggen tot na je vakantie?
  • Wat wil je precies bereiken? Pas de inhoud van je overdracht daaraan aan. Wil je je collega alleen achtergrondinformatie geven of draag je een taak volledig over en gaat het om een instructie?
  • Wacht niet tot het laatste moment om de overdracht op papier te zetten, want dan is de kans groot dat je iets vergeet. Houd je overdrachtsformulier tijdens het werk bij de hand en maak direct notities zodra dat van toepassing is.
  • Informeer alle betrokkenen (collega’s, klanten, opdrachtgevers, leveranciers) over je afwezigheid en bij wie ze terecht kunnen voor dringende zaken.
  • Vraag wat je collega’s ervan vinden. Is alles duidelijk? Denken ze dat het gaat lukken? Hoe eerder ze hun bedenkingen uiten, hoe beter.
  • Schakel je afwezigheidsassistent in in je e-mail. Zet erbij wie voor jou waarneemt en waar zij te bereiken zijn.
  • Stel een overdrachtsdocument op. Geef duidelijk de planning aan en wat de resultaten moeten zijn. Verlies je hierbij niet in details, maar laat je collega’s vrij om zelf een werkwijze te bepalen.
  • Maak afspraken over je bereikbaarheid tijdens je vakantie.
  • Plan een debriefing met de collega’s die je werk hebben overgenomen en plan vooruit: wanneer neem je alle werkzaamheden weer over? Om die overdracht soepel te laten verlopen, kan het handig zijn die dag verder geen afspraken te plannen.
  • Vraag feedback om overdrachten in de toekomst beter te laten verlopen.

Tips voor de toekomst

  • Welke onderwerpen komen altijd terug? Kun je daar een formulier voor maken zodat je alleen iets hoeft aan te kruisen? Of gaat het om een aantal standaardrubrieken die minimaal ingevuld moeten zijn zoals ‘dossiernummer’, ‘naam cliënt, ‘situatieschets’, en ‘te ondernemen actie’. Is voldoende duidelijk wat de hoogste prioriteit heeft? Wees zo concreet mogelijk, dan kan een collega goed controleren of de opdracht volledig is uitgevoerd.
  • Is het gezellig of functioneel om bericht te krijgen over het verdere verloop van de overgedragen werkzaamheden? Biedt een bevestiging zekerheid dat de boodschap is overgekomen zoals die bedoeld is?
  • Gebruik een schrift of schrijfblok, geen losse papiertjes. Misschien is de elektronische agenda of takenlijst handig. Als je herinneringen invoert, help je iemand een (nieuwe) routine op te bouwen.

Maak afspraken voor een sluitende overdracht

  • Hoe wordt de opzet? Stel een minimale standaard op.
  • Welk hulpmiddel kies je? Gebruik steeds hetzelfde middel.
  • Wat is functioneel? Leid je collega’s niet af als er niets te melden valt.

Procedurehandboek secretariaat [Vakbase]
Wat hoort thuis in een procesbeschrijving? [Vakbase]
Procesbeschrijving: een stappenplan [Vakbase]
Boek: Een functie met toekomst
Training: Van perfectionist naar optimalist

Reageer op dit artikel