checklist

Efficiënt agendabeheer: acht tips

Coördineren

Efficiënt agendabeheer: voor het goed managen van de tijd van je manager én die van jezelf, is het van belang om iedere dag opnieuw de dag zo in te delen dat je voor de belangrijkste taken voldoende tijd inruimt én dat je deze ook daadwerkelijk uitvoert. Pas wanneer dat het geval is, kun je starten met […]

Efficiënt agendabeheer: acht tips

Efficiënt agendabeheer: voor het goed managen van de tijd van je manager én die van jezelf, is het van belang om iedere dag opnieuw de dag zo in te delen dat je voor de belangrijkste taken voldoende tijd inruimt én dat je deze ook daadwerkelijk uitvoert. Pas wanneer dat het geval is, kun je starten met het uitvoeren van taken die minder belangrijk zijn.

Enkele tips:

  • Schrijf afspraken altijd op identieke wijze in je agenda.
    Wen je aan altijd begin- en eindtijd van een vergadering te vragen én te noteren. Schrijf de reistijd er ook altijd bij. Een complete notitie bevat ook: het soort afspraak of taak; waar de actie plaatsvindt; de deelnemers aan het overleg en waar deze te bereiken zijn. Gebruik je één agenda voor jou en je manager, markeer afspraken dan met verschillende kleuren.
  • Gebruik een elektronische agenda.
    Afspraken kun je hierin eenvoudig veranderen, laten vervallen of toevoegen zonder dat je het overzicht verliest als gevolg van doorhalingen. Bovendien kun je alle mogelijke overzichten uitprinten, per dag, per week, per maand, enzovoort.
  • Plan en stel prioriteiten.
    Let daarbij op de belangen van de organisatie. Zaken die écht belangrijk zijn, lijken vaak niet urgent, waardoor je heel efficiënt de hele dag de verkeerde dingen kunt doen. De zaken die echt belangrijk zijn, blijven vervolgens liggen…
  • Houd grip op je activiteiten, anders verlies je het zicht op de prioriteiten.
    Schuif je planning niet zonder meer opzij voor die van anderen. Bied wel openingen in de zin van: ik ben nu bezig, maar we kunnen wel vanmiddag om één uur een kwartiertje hierover spreken.
  • Doe alleen die dingen die alleen jij kunt.
    Besteed zaken die ook door anderen kunnen worden uitgevoerd zo veel mogelijk uit.
  • Vertrouw op anderen.
    Draag de uit te besteden werkzaamheden goed over en houd contact. Laat je dus niet afleiden als de ander dingen anders aanpakt dan jij; houd overzicht en beoordeel het eindresultaat.
  • Creëer ruimte.
    Zowel in je hoofd als op je werkplek. Probeer niet alles te onthouden, maar maak werklijstjes, per dag, per week of per maand. Door alle ‘verplichtingen’ op papier te zetten, maak je ruimte vrij in je hoofd om met andere zaken bezig te zijn.
    Dat geldt ook voor je werkplek. Zorg dat je overzicht houdt. Stapels papier op je bureau zorgen voor onnodig veel zoektijd en dus voor verlies van efficiency.
  • Wees ten slotte alert waar het gaat om het volgende:

– De dynamiek van je functie zit niet in het onverwachte, maar in de verscheidenheid aan werkzaamheden.
– Trap niet in de valkuil van ‘omgekeerde delegatie’: door telkens iedereen ‘een minuutje van je tijd te gunnen’ en op ieder moment van de dag de problemen van anderen op te lossen, doe je in feite het werk van die anderen er ook nog bij.
– ‘Ik doe het maar even zelf, dat is sneller en ik weet zeker dat het goed gaat.’ Dat geldt alleen voor de eerste paar keer. Daarna creëer je tijdwinst.

Ook interessant

Samenwerken in Outlook agenda
Outlook: van mail naar taak [Vakbase]
Apps agenda

Verdieping

Optimaal agendabeheer in Outlook [training]
Powersecretaresse digitaal [training]
Wérken in plaats van e-mailen boek]

Reageer op dit artikel