checklist

Slim inkopen: hoe pak je dat aan?

Coördineren

1. Inventariseer bestaand gebruik

Slim inkopen: hoe pak je dat aan?

Het inventariseren van bijvoorbeeld de werkelijk gelezen tijdschriften kan een behoorlijke bezuiniging op het aantal abonnementen betekenen als dat al een tijdje niet gecheckt is.

2. Vraag je af of de aankoop echt nodig is
Dit klinkt misschien kinderachtig, maar het doorlichten van bestaande aankopen binnen een bedrijf levert altijd veel succes op. Een besparing van 5 procent bij een dergelijke actie over alle aankopen die bekeken worden, is een heel voorzichtige inschatting.

3. Bundel gelijksoortige aankopen
Wanneer je diverse keren per jaar bloemen bestelt, probeer dan een inschatting te maken van het aantal keren dat je dat doet, en probeer voor een heel jaar afspraken te maken met een bloemisterij, inclusief de kwantumkorting.

4. Sluit nú nieuwe contracten
Benader meerdere partijen. Laat de verschillende aanbieders ook weten dat je dat doet. Dat scheelt gegarandeerd een aantal procenten in de prijs.

5. Licht bestaande contracten door
Ook bij bestaande contracten is het nu een mooi moment om te opnieuw af te sluiten. Bij hotels bijvoorbeeld lopen de boekingen voor vergaderarrangementen terug. Ze zijn nu dan ook bereid voor veel lagere prijzen arrangementen aan te bieden.

6. Zet bestaande leveranciers onder druk
Vertel je leveranciers dat jouw bedrijf op dit moment op de kleintjes moet letten. Met de boodschap dat je van hem als vaste leverancier verwacht dat hij zijn bijdrage aan de verbetering van de positie van jouw bedrijf levert door zijn prijzen te verlagen. De meeste leveranciers zijn hiertoe bereid. Is een leverancier dat niet, vertel hem dan dat je na afloop van het contract bij een andere leverancier gaat shoppen.

7. Verlaag voorraden
Voorraden zijn dood kapitaal en daar verliest het bedrijf geld (rente, opslagruimte) op. Zo zijn artikelen vaak in veel te grote voorraden aanwezig. Inventariseer daarom wat er daadwerkelijk wordt gebruikt.

8. Ruil oude zaken in
Wanneer je nieuwe meubels aanschaft, vraag dan aan de leverancier wat hij voor jullie oude meubilair overheeft. Dit levert niet alleen een besparing op, maar werkt ook mee aan het duurzame imago van jouw bedrijf.

9. Stuur op totale kosten
Wanneer je een klusjesman laat komen, rekent die hoogstwaarschijnlijk voorrijkosten. Wanneer de voorrijkosten € 75,- bedragen en hij heeft maar een half uur werk voor € 30,-, dan is het handiger om een aantal klussen op te sparen voordat je hem laat komen.

10. Controleer facturen
Houd bij hoeveel je hebt besteld en controleer of inderdaad datgene gefactureerd is. Je zou niet de eerste werknemer zijn die met die op het oog simpele en vervelende karweitje zijn of haar jaarsalaris terugverdient.

11. Overleg over besparingen met het management en, indien aanwezig, met inkoop
Stel (het liefst samen met een aantal collega-secretaressen) een lijst op te stellen met ideeën voor besparing. Vervolgens dien je deze in bij het management. Werk je in een grote organisatie met een formele inkoopafdeling, ga dan vooral met deze afdeling om de tafel zitten.

Op 13, 14, 15 januari is er de Vakbeurs Facilitair. Op deze beurs staat onder andere de werkplek centraal.

Reageer op dit artikel