Gefeliciteerd, je hebt promotie gemaakt. Vanaf volgende maand geef je leiding aan het secretariaat waar je zelf al vijf jaar werkt. Het is eindelijk een erkenning van je kwaliteiten en inzet. Vol goede moed ga je aan de slag. Maar dan word je al snel verrast door een koude douche… Want die dubbelrol als werknemer en leidinggevende is zo gemakkelijk nog niet.

Jong broekie

Het overkwam de 25-jarige Samantha, werkzaam bij een zelfstandig bestuursorgaan en coördinator van een team van vier secretaressen. “Niet alle medewerkers van het secretariaat waren meteen blij met mijn promotie”, zegt ze. “Ik had heel sterk het gevoel dat ze mij zagen als een jong broekie dat meende dat ze het helemaal voor elkaar had. Ik ben natuurlijk ook nog jong en de andere secretaressen zijn een stuk ouder. Dat maakte het extra moeilijk voor beide kanten. Het heeft me echt moeite gekost om me in mijn nieuwe positie als leidinggevende geaccepteerd te voelen.”

Niet meer gelijkwaardig

Volgens psycholoog en trainer Gerda Bos is dat een veel voorkomend probleem bij officemanagers. “Je bent niet meer gelijkwaardig als je leiding geeft. Je hebt nou eenmaal een andere rol gekregen waarbij je mensen moet aanspreken op hun gedrag. Dat kan weerstand oproepen.”
Tijdens de driedaagse training Teamleider secretariaat maakt Gerda Bos officemanagers bewust van hun leidinggevende rol en hoe ze deze zo krachtig mogelijk invullen. Belangrijke leerdoelen waarmee officemanagers naar de training komen, zijn feedback geven en medewerkers motiveren voor je doelen. Hoe benader je bijvoorbeeld een collega die niet goed functioneert?  En hoe begeleid je een gesprek tussen twee collega’s die zich aan elkaar ergeren?

Te lief

Samantha volgde ook een training. Ze was vooral op zoek naar handvatten om beter en met meer zelfvertrouwen te leren communiceren. “Veel mensen vinden me te lief en dat werkt niet altijd als je leiding geeft. Maar ik wil ook dicht bij mezelf blijven. Ik ben nou eenmaal niet iemand die graag door de gang paradeert en snibbig de lakens uitdeelt. Dat past niet bij mij.” Samantha besprak de opdrachten die ze kreeg tijdens de training openlijk met de andere secretaressen. Ze vroeg hen ook wat ze van haar verwachtten. “Met die open houding wilde ik mijn collega’s duidelijk maken dat ik niet boven hen sta, maar wil samenwerken. Gaandeweg accepteerden ze me steeds meer en nu vinden ze het normaal dat ik de dagelijkse leiding heb.”

Behoefte aan duidelijkheid

“Het valt me op dat vrouwen, en dan met name dienstverlenende vrouwen, zich minder goed profileren”, concludeert Bos. “Ze blijven vaak in die ondergeschikte positie hangen. Maar ik ben ervan overtuigd dat een secretariaat veel beter functioneert als de officemanager uit haar ondergeschikte positie durft te komen. Medewerkers hebben juist behoefte aan duidelijkheid. Maar doe dit vanuit je kracht en niet vanuit je macht. Het is echt een kunst om mensen te verleiden en mee te laten denken. Pas als je dat proces kan besturen, heb je invloed. Dan dwing je respect af.”

Training

Meer weten over leidinggeven? Tijdens de training Teamleider secretariaat leer je hoe je een leidinggevende rol zo krachtig mogelijk invult, terwijl je dicht bij jezelf blijft. Je maakt kennis met de basisprincipes van leidinggeven en deelt ervaringen met collega’s die in dezelfde rol zitten. Ook na de training kun je elkaar blijven steunen. De volgende 3-daagse training staat gepland op 28 april. Kijk voor meer informatie hier.

Lees ook

Leidinggeven: tien tips

Verdieping

10 tips om als officemanager je P&O-rol te vervullen [vakbase]
Hoe herken je weerstand? [vakbase]
10 grondgedachten voor assertief denken [vakbase]
Officemanager [training]