nieuws

Best practice: meer overzicht met kanban

Coördineren

Best practice: meer overzicht met kanban

Steeds meer organisaties werken agile en hanteren methodes als scrum en kanban. Managementassistent Natasja Pont vertelt hoe zij agile werken toepast in haar werk bij de Volksbank: ‘Als de deadline niet wordt gehaald, kijk je hoe dat komt en of je de volgende maand misschien minder activiteiten moet oppakken.’

Naam: Natasja Pont
Functie: managementassistent
Bedrijf: De Volksbank

“Ik ben managementassistent van het hoofd van het cluster Collega Kan Werken. Dit is onderdeel van een grote IT-afdeling. Wij zijn verantwoordelijk voor alles wat met de werkplek te maken heeft; bijvoorbeeld laptops en toebehoren, toegang tot systemen en servicedesk. Daarnaast ben ik onderdeel van het team managementassistenten binnen IT.
Omdat de hele IT-organisatie agile moest gaan werken, hebben we vorig jaar interne informatiesessies hierover gehad. Daarnaast ging de hele IT-organisatie over op het werken in Dev Ops-teams. Daarom heb ik ook een training scrummaster gevolgd. Kort uitgelegd was je voorheen als team verantwoordelijk voor een klein stukje van een proces. Nu ben je als team verantwoordelijk voor het hele proces.”

Scrumrollen

“Ieder team heeft een product-owner en een scrummaster. Vorig jaar zaten we in de experimenteer- en leerfase. Toen was het idee dat ik als managementassistent in het managementteam de rol van scrummaster zou kunnen vervullen. De scrummaster is verantwoordelijk voor het op correcte wijze uitvoeren van de scrumaanpak, leeft de scrumregels na en faciliteert. Maar in de praktijk bleek dat ik de officiële rol van scrummaster daar niet helemaal kon toepassen.”

Word kanban, agile en scrum pro

Word kanban, agile en scrum pro

“Binnen het team van managementassistentes gebruiken we het programma ServiceNow. Daarin staat een taakoverzicht, dat erg lijkt op een kanbanbord. Hierin maken we gebruik van een backlog, een to-dolijst waar je acties op zet in drie kolommen: to do, doing en done. Verder werken we met sprints. Dat zijn bij ons periodes van een maand, waarin we bepaalde activiteiten die die maand moeten worden gedaan uit de backlog in de sprint zetten. Eén keer per week bespreken we in een stand-up de status van de activiteiten. Als de deadline niet wordt gehaald, kijk je hoe dat komt en of je de volgende maand misschien minder activiteiten moet oppakken.”

Acties op kanbanbord

“We hebben het kanbanbord bijvoorbeeld gebruikt bij het opnieuw inrichten van de IT-organisatie. Daar zitten veel administratieve handelingen aan vast, mensen die weggaan, mensen die van functie wisselen. Dat heeft onder andere gevolgen voor je distributielijsten in Outlook. Daar hebben wij dan een actie voor staan op ons kanbanbord. Het werkt hartstikke goed. We hanteren het bord als extra tool binnen het managementassistententeam. Dit doen we naast de normale werkzaamheden voor de afdeling. We merken wel dat we af en toe iets te veel willen doen in een maand, en dat daar dan geen tijd voor blijkt te zijn. Naarmate je er meer ervaring mee opdoet, leer je minder activiteiten op de lijst te zetten.”

Scrummeetings

“Soms heb je te maken met impediments, ofwel belemmeringen. Er loopt een actie vast, omdat er bijvoorbeeld informatie of actie vereist is die een andere afdeling moet leveren. Omdat die persoon er op dat moment geen tijd voor heeft, lukt dat niet binnen de maand van je sprint. Dan kijkt de scrummaster met het scrumteam hoe dit kan worden opgelost. Wij pakken dit soort bottlenecks in ons team zelf op. Als managementassistenten proberen we zo lean mogelijk te werken en vooral dingen op te pakken die er daadwerkelijk toe doen. Wat dat is, bepalen we in overleg, bijvoorbeeld in een stand-up, waarin je snel staand overlegt. We hebben daarnaast een maandelijks overleg met de managementassistenten.”

Betere samenwerking

“In het begin is agile werken natuurlijk wennen, omdat veel dingen dan helemaal nieuw voor je zijn. Maar als je ervoor openstaat om nieuwe dingen te leren en je een team hebt dat de interesse heeft om zich erin te verdiepen, dan snap je op een gegeven moment hoe het werkt. Uiteindelijk kun je dan best wel snel en soepel met een nieuwe werkwijze aan de slag. We werken nu gestructureerder en hebben meer overzicht. Je weet van elkaar waar je mee bezig bent. Dat levert een betere samenwerking op. Je ziet beter wat elkaars kwaliteiten zijn en kunt er ook beter gebruik van maken. Het werkt dus heel lekker.”

Altijd iets van agile dat van pas komt

“Steeds meer organisaties – ook buiten de IT – gaan agile, scrum en kanban hanteren. Ik denk dat het zeker ook voor managementassistenten goed is om op de hoogte te zijn van deze ontwikkelingen. Dus volg zeker een training als je de kans krijgt. Ook al neem je niet alles mee in je eigen werk, je kunt er altijd wel iets van gebruiken. En het is goed om te weten hoe collega’s die deze methodes wel hanteren ermee werken.”

Management Support Event 2019 – Vergroot je wendbaarheid

Tijdens het Management Support Event 2019 leer jij technieken en vaardigheden voor de toekomst van de managementondersteuner. Geef zelf richting en invulling aan jouw toekomst. Kom jij ook?

Trainingen voor Agile werken

  • De agile assistent – Scrum, agile en kanban – Gebruik agile om efficiënter en sneller te werken, laat je projecten vlekkeloos verlopen met scrum en houd flow in je werkzaamheden met kanban.

  • POWER Agile werken – Ben jij klaar voor agile werken? Wil je meer weten over de mindset die nodig is om als ondersteuner wendbaar en succesvol te zijn? Kom naar de training Power Agile werken!
Reageer op dit artikel