Mappenstructuur

Ik zie heel veel organisaties die de brij aan mappen in allerlei netwerkschijven één op één over hebben gezet naar SharePoint. Als die mappenstructuur al rommelig was opgebouwd dan blijft dat ook zo in SharePoint. De zoekmachine van Sharepoint vindt dan net zoveel als de Verkenner in Windows. En wie al niet vrolijk werd van het mappendoolhof op de Algemene Schijf, die zal in SharePoint alleen maar hetzelfde labyrint tegenkomen op de TeamSite. Mijn advies hierin is tweeledig:

• Splits de documenten die voor de hele organisatie goedgekeurd zijn (procesbeschrijvingen, handelingsplannen, handboeken, huisstijlregels, inschrijfformulieren, bedrijfspresentaties…) van de documenten die op afdelingsniveau of projectniveau circuleren. Volg hierbij de tendens dat alles voor iedereen leesbaar is tenzij… Zet vervolgens al deze corporate documenten in een publicerende site met leesrechten voor iedereen en met zo veel mogelijk metadata waarop gefilterd kan worden.
• Ga op basis van de oude mappen nadenken per team, afdeling of project wat de essentiële metadata zijn. Spreek die af en stel deze verplicht bij het uploaden of bij het maken van een nieuw document.  Houd je toch liever het gebruik van mappen aan, kies dan voor managed metadata. Dat heeft tot gevolg dat ieder document dat in een bepaalde map wordt gezet, automatisch metadata meekrijgt.

Documenteigenschappen

In veel SharePoint-bibliotheken kom ik documenten tegen met allemaal dezelfde aanmaakdatum en dezelfde documenteigenaar. Oei, hier is iets niet goed gegaan. SharePoint staat toe dat je in één keer bulk documenten van een netwerkschijf naar een SharePoint-bibliotheek kunt slepen (of er in plakken). Dat lijkt handig maar heeft een groot nadeel: de originele aanmaakdatum én de maker van het document verdwijnen uit de documenteigenschappen. Als je dus een serieuze migratie overweegt van netwerkschijven naar SharePoint, laat dit dan doen door een SharePoint-consultant die gebruikmaakt van een professionele tool (bijvoorbeeld ShareGate). Deze behoudt alle documenteigenschappen.

Eigen plek

Er wordt massaal gewerkt én gedeeld in OneDrive. Dit is een vreemde ontwikkeling. Immers, je werkt (of werkte) toch ook niet samen op je eigen Home-schijf? OneDrive is je eigen plekje. En de vraag vanuit corporate-gedachte en informatiemanagement is: “Heb je een eigen plekje nodig voor data van en voor de organisatie?” In mijn optiek niet en het is ook niet de Sharepoint-gedachte. Moeten we niet stilaan af van “de eilandgedachte”? Een deelnemer aan mijn SharePoint-trainingen dacht dat het functioneringsgesprek misschien wel in de OneDrive zou kunnen. Ja, dat klopt. Maar als dit het enige is, waarom deze dan niet gewoon thuis bewaren? “En een document waarin eerst nog wat uitgewerkt moet worden?” vroeg een andere deelnemer. Dat mag zeker niet in de OneDrive! Dat moet juist in een Office Group, een Teamsite of Projectsite zodat iedereen die hierbij betrokken is mee kan denken en adviseren. Wat je wel kunt overwegen is om dit document dan tijdelijk uit te checken zodat anderen alleen maar kunnen lezen. En verder prop je de OneDrive lekker vol met allerlei stuff waar alleen jij iets mee hebt en wat later (als jij er niet meer werkt of een andere functie krijgt) gewoon weg mag. En juist het feit dat OneDrive aan je persoonlijk account is gekoppeld betekent dat alle data verdwijnen als je account wordt uitgeschakeld (omdat je bijvoorbeeld uit dienst gaat). Erg onhandig als daar allerlei corporate en gedeelde documenten in staan. Wie moet dan bewaken dat deze eerst worden verplaatst en op de goede plek terechtkomen?

Gebruiksvriendelijk

Microsoft bouwt in een hoog tempo verder aan de mogelijkheden én de interface van Sharepoint Online. Toch geeft deze omgeving op dit moment de gebruiker niet echt een happy gevoel. De looproutes zijn vaak onhandig en het werken volgens ‘opslaan als’ en vervolgens ‘een mapje kiezen’ zit zo in onze genen dat wij dat toch liever blijven doen. Gelukkig zijn daar oplossingen voor. Allerlei softwarebedrijven zijn op deze gebruikersvraag gesprongen en bouwen zeer vriendelijke add-ins die ons wél een vertrouwd gevoel geven. Macroview (van GeOne), Harmon.ie en DMSforLegal (van Epona) zijn drie van dergelijke programma’s. Zij worden toegevoegd aan Outlook. Dat betekent dus dat ook e-mails en e-mailbijlages makkelijk naar Sharepoint kunnen worden gesleept. Outlook wordt op deze manier dé plek voor informatiemanagement. Alle communicatie komt erin en gaat er uit (e-mail, Skype for Business, Twitter, LinkedIn, Facebook, VoIP en voicemail) en alle data van de hele organisatie is er beschikbaar en kun je met één klik versturen of delen. Zijn de Sharepoint-bibliotheken met metadata opgebouwd dan zie je die ook daar. Worden de mappen in SharePoint behouden dan kun je via het venster van dergelijke add-inn ook rustig ‘map hoppen’. Een document zoeken en bewerken doe je dan ook vanuit Outlook. Een merkwaardige maar zeer gebruiksvriendelijke ontwikkeling is dit. Microsoft laat het aan zijn partners over om hierin te voorzien.

Meer leren over Sharepoint? Schrijf je dan in voor onze training Optimaal werken met Sharepoint. 

Dit artikel is opgenomen in de Management Support Vakbase en tijdelijk ook vrij toegankelijk voor niet-leden van de Vakbase. Wil je alle Vakbase artikelen kunnen raadplegen. Dat kan voor € 99,50 per maand. Klik hier voor meer info en/of om je te registreren.