artikel

Top 5 e-mailtijdvreters

Digitaal werken

Als je niet oppast, wordt je werkdag geregeerd door je mailbox. Je komt niet toe aan je gewone werk omdat er steeds ‘dringende’ e-mails tussendoor komen. Hoe voorkom je dat? Allereerst door je bewust te worden van de valkuilen van e-mail. Een top 5 e-mail tijdvreters. 

Top 5 e-mailtijdvreters

1. Je bezighouden met onbelangrijke berichten.

De meeste mensen volgen de inhoud van hun inbox. Dat betekent dat ze berichten lezen en beoordelen die niet direct van belang zijn voor hun taken en geen toegevoegde waarde hebben voor hun functie. Dat is zonde van de tijd.

Tip: Kijk voordat je begint met lezen naar de afzender en het onderwerp. Maak aan de hand hiervan een inschatting of de mail belangrijk is.

2. Van bericht naar bericht springen zonder ze af te handelen.

Op deze manier doen mensen steeds hetzelfde, ze maken een handeling niet af en het feitelijk actie ondernemen en afhandelen van e-mailberichten wordt uitgesteld. Uitstelgedrag is in het concept van timemanagement een van de grootste tijdverspillers.

Tip: Beslis bij elke e-mail wat ermee moet gebeuren. Dat kunnen vier dingen zijn:

  1. Actie: je moet iets doen, bepaal vervolgens wanneer:
    1. Jij moet er iets mee doen en het kan binnen vijf minuten – Doe het meteen
    2. Jij moet er iets mee doen, maar het kost meer dan vijf minuten – Zet het op je takenlijst en sleep de e-mail naar je to-domap.
    3. Iemand anders moet er iets mee doen – Delegeer de actie en sleep de e-mail naar je afwachten-map.
  2. Afwachten: je moet wachten op iets of iemand anders. Sleep de e-mail naar je afwachten-map, koppel er eventueel een datum aan als er een deadline aan hangt.
  3. Archiveren: je hoeft er niks mee te doen, maar je moet de informatie wel bewaren. Verplaats de e-mail naar je archiefmap. Is alleen de bijlage van belang? Sla deze op en gooi de e-mail weg.
  4. Weggooien: je hoeft er niks mee te doen en de informatie hoeft niet bewaard te worden. De delete-knop is je vriend.

3. Vergeten om je e-mailberichten te archiveren of te verwijderen nadat je ze afgehandeld hebt.

Niet archiveren betekent zoeken, zoeken en nog eens zoeken. En zoeken kost tijd.

Tip: Richt je archief zo in dat jij makkelijk e-mails terug kan vinden. Vaak werken minder mappen beter, aangezien de meeste e-mailprogramma’s een goede zoekfunctie hebben. Vergeet ook niet om regelmatig je archief op te schonen, zo houd je het overzicht.

4. Berichten beantwoorden of vragen in behandeling nemen die niet bij jou horen.

Dat betekent dat je niet weet waar je eigen verantwoordelijkheden en prioriteiten liggen. De tijd die besteed wordt aan het doen van andermans werk kan dan niet besteed worden aan het werk dat je wel zou moeten doen. De e-mail kost dus twee keer zoveel tijd.

Tip: Vraag je, voordat je in de actiemodus schiet, of jij écht degene bent die actie moet ondernemen op een bericht.

5. Je e-mailberichten af willen handelen in een omgeving waarin je je onmogelijk kunt concentreren.

Als je ingewikkelde e-mailberichten wilt afhandelen in een onrustige omgeving, is de kans dat je fouten maakt die je achteraf moet herstellen heel groot. Ook kost het meer tijd om je te concentreren in een drukke omgeving. Het is beter om een kamer op te zoeken waar het rustig is en waar je in kunt loggen op je eigen account.

Tip: Plan tijd in om de e-mails uit je to-domap af te ronden. Probeer er een aantal achter elkaar af te ronden, dan hoef je maar een paar keer per week lang in je mailbox te zijn.

Bron: Efficiënt e-mailen van Denise Hulst

Sneller en efficiënter mailen?

Wil jij sneller mailen, ga dan aan de slag met sneltoetsen voor Outlook en bespaar iedere dag tijd. Of volg een Outlook-training van Management Support:

Reageer op dit artikel