1. Maak afspraken over naamgeving

Zorg dat iedereen op de afdeling of in de organisatie weet hoe het werkt en spreek mensen er op aan als ze daar niet naar handelen.

2. Vermijd grote persoonlijke mappen

In elke organisatie is verloop en in elke organisatie is kennisdeling beter dan muren aanbrengen. Houd persoonlijke mappen dus voor persoonlijke dingen en houd inhoudelijke mappen voor de afdelingsschijf/teamschijf.

3. Maak standaardsetjes

Bijvoorbeeld voor de start van een nieuw project of een nieuw klantaccount; mensen kunnen die dan kopiëren naar een nieuwe map en gaan aan de slag met de juiste templates en overzichten.

4. Laat concepten de schijf niet verstoppen

Vijfendertig conceptversies? Hartstikke leuk, maar bewaar aan het einde alleen de definitieve versie en donder de rest in de virtuele prullenbak.

5. Denk goed na over leesrechten en schrijfrechten

Als je liever verwijst naar notulen in plaats van ze rondsturen is dat prima, maar realiseer je wel dat mensen misschien ook andere bestanden in die map kunnen lezen. Wees je dus bewust van ieders toegangsrechten en neem maatregelen die je nodig vindt.

6. Houd een kort lijntje met IT over wat werkbaar is

Er zijn organisaties waar je favorieten/snelkoppelingen in bestandsbeheer elke dag worden gereset en je die tijdsbesparing weer kwijt bent. Niet wenselijk! De instellingen zoals IT die voor zich ziet zijn misschien niet wat in de praktijk goed werkt, dus wees daar alert op.

7. Nummers boven alfabet

Maak gebruik van de simpele realiteit dat mapindelingen met 01, 02, 03 enzovoort slimmer zijn dan A, B en C. Misschien is project Zyclus voor jouw afdeling essentieel; die staat dan fijn als ‘01. Zyclus’ bovenaan.

8. Haal elk jaar de bezem er doorheen

Afhankelijk van welke producten en diensten je organisatie levert, kan het nuttig zijn om de mappen van vorige jaren te groeperen in een archief. Alle afgesloten projecten, klanten die geen klant meer zijn… Zo heb je de actuele documenten in beeld.

9. Maak voor nieuwe medewerkers een korte wie-wat-waar-handleiding

Zo weten ze waar ze op de schijf moeten zijn en hoe ze hem zelf gebruiken en indelen.

10. Vermijd het heen en weer mailen van grote bestanden

Ga naar Bestandsbeheer en kopieer het pad naar een bestand (bijvoorbeeld H://afdelingX/dagstart/notulen/20180607_DS_notulen.docx) en mail dat naar je collega’s.

Auteur Karen Visser | New Broom