Een artikel over de slimme tool iCalendar, voor de doorgewinterde directiesecretaresse of PA die alle dagen met agendabeheer in Outlook bezig is. Jazeker, je weet er veel van, maar je weet niet wat je niet weet. Ik ga de uitdaging met je aan dat je onderstaande functionaliteiten niet kent.

Uitnodiging sturen zonder vergaderverzoek via een iCalendar

Je wil een grote groep mensen uitnodigen voor een evenement. Of je wil een ‘Save the date’ prikken waarbij mensen een moment of een dag vrijhouden en dat pas later verdere info volgt. Je hoeft in deze casus geen controle te hebben in de acceptaties daarvan. Stuur daarom liever geen Outlook-uitnodiging. Bovendien heb je met Outlook-vergaderverzoeken de kans dat dit fout gaat met Gmail- en Apple-gebruikers. Gewoon een e-mail met info sturen is te riskant, want er is veel kans dat de genodigde de meeting niet zelfstandig in zijn agenda zet. Niet iedereen werkt gedisciplineerd en daarbij komt ook dat de genodigde een hoop extra werk moet doen om deze informatie in een agenda-afspraak te stoppen. Daar heeft hij/zij geen tijd voor, dus de e-mail verdwijnt uit het zicht en de afspraak wordt gewoon vergeten. Jammer voor jou!

Oplossing: iCalendar

Maak een iCalendar-bestand (iCal). En nee, dit heeft niets te maken met Apple-devices. Dit wordt ook wel ‘internetagenda’ genoemd en heeft de extensie *.ics. Iedereen met een Outlook-agenda, Google Agenda of iCalendar (Apple), Groupwise en Lotus Notes kan een dergelijk bestand openen en met één klik toevoegen aan de eigen agenda.

Stap 1: maak het evenement als nieuwe gebeurtenis aan in je eigen agenda

Maak de gebeurtenis aan in je agenda; precies zoals je het altijd doet. Zet in het tekstvak alle mogelijke info die de genodigde nodig heeft wanneer hij/zij naar de activiteit komt. Denk aan adres, routebeschrijving, tijdschema, mee te brengen spullen… Stop er eventueel een bijlage bij (bijvoorbeeld een flyer of de uitnodiging in pdf)

Sla de gebeurtenis op in je eigen agenda.

Stap 2: maak een iCalendar-bestand en stuur het op

Variatie 1: je maakt een uitnodiging per e-mail waarin de iCalendar als bijlage is toegevoegd.

doorsturen als iCalendar bestand

Klik vanuit je bovenstaande gebeurtenis op Doorsturen, Doorsturen als iCalendar-bestand.

De ontvanger van de e-mail klikt vervolgens op de iCalendar-bijlage en voegt op die manier de gebeurtenis meteen toe aan de agenda.

Variatie 2: wil je bovenstaande iCalendar als bijlage in verschillende e-mails en op verschillende tijdstippen versturen? Dan kun je overwegen om het ergens op te slaan en iedere keer als bijlage toe te voegen aan je e-mail.

iCalendarbestand als bijlage

Open de gebeurtenis in je eigen agenda.

Kies Bestand, Opslaan als. Sla het op in je eigen documentenmap (of een gedeelde map als ook je collega’s deze gebeurtenis wil sturen) als een iCalendar-format (*.ics).

Voeg dit bestand als bijlage toe aan de uitnodigingsmail.

Let op: als er wijzigingen zijn in de gebeurtenis (tijden, locatie of info), dan dien je eerst de ‘bronafspraak’ in je eigen agenda aan te passen en deze weer op te slaan.

Variatie 3: je wil een hyperlink maken waarbij de genodigde met één klik de gebeurtenis kan toevoegen aan zijn of haar agenda. Deze hyperlink kan tekst zijn of een button die je zelf maakt. Het voordeel is dat deze link niet per se via e-mail hoeft te worden verstuurd, maar via elk socialmediakanaal kan worden verspreid. Zeker als het gaat om grote openbare evenementen is dit erg handig. Precies wat er ook mogelijk is bij online inschrijvingen op tal van evenementensites. Het voordeel is echter dat je nu geen webmaster hoeft te zoeken om een dure evenementenpagina te laten maken met een inschrijfformulier. Deze inschrijflink of -button kun je namelijk helemaal zelf maken en opsturen.

icalendar bestand opslaan

Open de gebeurtenis in je eigen agenda.

Kies Bestand, Opslaan als. Sla het op als een iCalendar-format (*.ics) in een cloudomgeving (Office 365, Dropbox, Box, Google Drive, iCloud) of een website. Afhankelijk van de plek in de cloud en de instellingen is het bestand wel of niet voor externen toegankelijk.

Maak nu een uitnodiging (bijv. via e-mail, Yammer, Twitter, nieuwspost in SharePoint, webpagina) en maak een hyperlink naar het iCalendar-bestand.

Hyperlinks maken naar een iCalendar-bestand

Voor een hyperlink onder een stuk tekst selecteer je deze tekst en kies je Invoegen, Koppeling. Vervolgens verwijs je naar het iCalendar-bestand.

Voor een hyperlink onder een button zoek je eerst een plaatje (Google eens op ‘inschrijfbutton’) en als je dat in je uitnodigingstekst hebt geplaatst klik je er met rechts op, Invoegen koppeling. Vervolgens verwijs je naar het iCalendar-bestand.

Een complete internetagenda continu toegankelijk maken

een nieuwe lege agenda maken

Deze variatie op bovenstaande casus creëert een complete agenda waarin je doorlopend gebeurtenissen kunt toevoegen, die iedereen binnen én buiten de organisatie kan toevoegen náást zijn/haar agenda (dat heet ‘abonneren’). De agenda’s worden automatisch bijgewerkt. Dit is interessant voor een opleidingskalender of doorlopende interne evenementen. In het amateurcircuit is het ideaal toepasbaar voor een trainings- of activiteitenkalender.

Variatie 1: delen vanuit Outlook.com. Deze private cloud is beschikbaar voor iedereen met een gratis Microsoft-account. Hier maak je een tweede agenda waarin je alle activiteiten plaatst. Vervolgens nodig je iedereen uit via de knop Delen. Een openbare publicatielink kan ik niet vinden.

Variatie 2: delen binnen je organisatie. Dat is erg eenvoudig. Maak gewoon een extra agenda via het tabblad Start, Agenda toevoegen, Nieuwe lege agenda. Deze staat nu in je lijstje. Geef die agenda een logische naam. Geef de hele organisatie toegang via de knop Agenda delen. Bij de machtigingen zoek je in het adresboek op: all. Daarmee geef je iedereen toegang. Vervolgens is het aan de medewerkers zelf om via de knop ‘Agenda toevoegen’ deze agenda in hun lijstje te hebben.

agenda delen met iedereen in je organisatie

Auteur Roel Peeters