Zeker als je Excel-bestand een export betreft uit je boekhoudprogramma kunnen de gegevens erg onoverzichtelijk zijn. Draaitabellen zijn ideaal om snel inzicht te krijgen. Veel mensen hebben hier een weerstand tegen, want het lijkt zo ontzettend ingewikkeld. Dat valt écht mee, daarom heb ik een stappenplan uitgewerkt.

De basis: voorwaarden

De gegevens die je wilt gaan gebruiken moeten aan een aantal voorwaarden voldoen.

Alle kolommen hebben een titel bestaande uit één regel.
Er zijn geen lege kolommen, rijen of cellen (de waarde 0 mag wel).
De gegevens bevatten geen samengevoegde cellen.
Zorg ervoor dat de juiste gegevens bij elkaar staan (bedragen/getallen in de ene kolom, tekst in de andere kolom).

Draaitabel maken – stap 1

Zorg er nu voor dat je in de tabel met gegevens staat. Ga dan naar het tabblad Invoegen en klik op Draaitabel. In het dialoogvenster dat verschijnt krijg je een voorstel met de te gebruiken gegevens. Klopt dit niet, kun je dit hier aanpassen. Ook kun je kiezen waar je de draaitabel toegevoegd wilt hebben. Standaard wordt een draaitabel op een nieuw tabblad toegevoegd, dit raad ik ook echt aan. Druk op OK om verder te gaan.

Draaitabel maken – stap 2

Nu komen we op het punt dat veel gebruikers afhaken. Dat is echt niet nodig. Het is een kwestie van de onderdelen naar de juiste plek slepen. Bedenk goed wat je precies wilt bereiken. Welke gegevens zijn belangrijk? Welk verschil wil je aantonen?

Sleep de kolomkoppen naar de juiste onderdelen. Ik wil graag het verschil in omzet tussen de verkopers tonen. Daarom zet ik Verkopers bij de Rijen en Omzet bij Waarden. Verder zet ik Maanden bij Kolommen. Zodra je een onderdeel verplaatst zie je het resultaat in je draaitabel. Je kunt dus direct beslissen of dit is wat je daadwerkelijk wilt zien. Zo niet, sleep het onderdeel dan naar een andere plek.

Het resultaat verfraaien

Wanneer je in de draaitabel staat, krijg je twee extra tabbladen, genaamd Analyseren en Ontwerpen. Op deze tabbladen staan veel opties. Bepaal zelf wat je weergegeven wilt hebben en hoe. Voeg bijvoorbeeld sub- en eindtotalen toe of verwijder deze juist. Of kies voor Gestreepte rijen of kolommen.

Andere indeling maken

Wil je toch een andere indeling? Geen probleem, sleep dan Maand naar Rijen en Verkoper naar kolommen. Je tabel wordt dan net andersom weergegeven. Jij bepaalt hoe je de gegevens wilt tonen. Je kunt ook nog gegevens naar Filter slepen, om te filteren.

Gegevens toevoegen

Worden er extra waarden toegevoegd aan je gegevens op Blad1 of wijzigen de bestaande gegevens? Geen probleem. Kies op het tabblad met de draaitabel voor Vernieuwen (rechtermuisknop in de draaitabel of klik op Vernieuwen op tabblad Analyseren). Worden je nieuwe gegevens niet meegenomen? Klik dan op tabblad Analyseren op Andere gegevensbron, ‘Andere gegevensbron…’ en selecteer je gegevens.

Het onderdeel Waarden

Standaard wordt bij Waarden de ‘Som van’ getoond. Je kunt dit zelf aanpassen, door op het pijltje achter ‘Som van’ te klikken, te kiezen voor ‘Waardeveldinstellingen…’ en daar jouw keuze te maken. Kies bijvoorbeeld voor Aantal, Gemiddelde of Max.

Filter versus slicer

Soms wil je niet alle gegevens tonen in de draaitabel. Dan kun je een filter toepassen. Hiervoor sleep je het onderdeel waarop je wilt filteren, in dit voorbeeld de kolom Regio, naar Filters. Boven in je werkblad verschijnt dan een filter. Klik je op het filtericoontje kun je kiezen welke gegevens je wilt zien. Standaard 1 type, dus bijvoorbeeld de regio Zuid, zet je een vinkje voor ‘Meerdere items selecteren’, dan kun je meer items kiezen.

Vanaf Excel 2010 staat de Slicer tot je beschikking, je vindt deze op tabblad Analyseren (om dit tabblad te zien moet je dus in de draaitabel staan). Klik op ‘Slicer invoegen’ en zet een vinkje voor het onderdeel waarop je wilt filteren. Bevestig met OK. Op je scherm verschijnt dan de Slicer. Klik op een onderdeel om van dat onderdeel de gegevens te tonen. Klik rechtsboven op ‘Meervoudige selectie’, dat is het knopje met de vinkjes en streepjes om meerdere onderdelen te kunnen selecteren. Dit kan overigens ook met Ctrl. Belangrijk om te weten, want niet in alle versies vind je het knopje ‘Meervoudige selectie’.

Het voordeel van de Slicer is dat het beter opvalt dat er een filter wordt toegepast. Zeker als je draaitabel ook door anderen gebruikt wordt, is dat erg belangrijk. Het formaat van de Slicer kun je overigens aanpassen door deze te selecteren en de bolletjes aan de zijkanten en op de hoeken te verslepen.

Auteur Joyce Dunnewold van Haalmeeruitoffice