blog

Managementassistentes over Het Nieuwe Werken

Digitaal werken

Wat voor impact heeft HNW op jullie als managementassistente?

Riet Schuppert-Westerik: ‘HNW heeft veel impact gehad op mijn functie. Een aantal dingen heb ik echt veranderd, zoals het papierloos werken. Tegenwoordig sla ik alles digitaal op, via SharePoint of een digitale map in de agenda. Door HNW werk ik resultaat-gestuurd en voel ik mij meer betrokken en meer verantwoordelijk voor de organisatie. HNW heeft mij ook meer vrijheid gegeven. Zo kan ik bijvoorbeeld ’s middags gaan hardlopen en ’s avonds nog een klus afronden.’
Jacqueline van de Looy: ‘HNW vraagt een andere manier van communiceren dan tien tot vijftien jaar geleden. Collega’s zijn niet meer standaard elke dag en de hele dag aanwezig op kantoor. Daardoor verloopt een overleg nu vaker digitaal of per telefoon. Dit heeft tot gevolg dat er meer korte en snelle berichten met elkaar worden uitgewisseld, waarbij je alert moet zijn op de valkuilen. Zo ontstaat er bijvoorbeeld sneller ruis op de lijn. Als managementassistente ben je de spil waar alles samenkomt; je bent de verbinding tussen mensen op afstand.’

Kunnen jullie een voorbeeld geven van hoe de samenwerking nu anders verloopt met jullie manager? Ben je bijvoorbeeld meer sparringpartner in plaats van uitvoerende kracht?
RSW: ‘Ja, ik ben nu inderdaad meer een sparringpartner. Wij ontmoeten elkaar een à twee keer per week fysiek en bespreken daarnaast veel zaken telefonisch of per mail. Ik neem veel eigen initiatief, weet wanneer afstemmen vereist is en bespreek dit dan telefonisch met mijn directeur.’
JvdL: ‘Ik werk voor meerdere projectmanagers en adviseurs binnen Coresta. Juist daarom is een goede samenwerking vereist. Er zijn immers meerdere planningen die door elkaar lopen. De uitvoerende taken blijven echter een onderdeel van de samenwerking; of ik die nu uitvoer, de manager of iemand anders. Om een goede samenwerking te behouden, is het essentieel om goed te plannen en af te stemmen.’

Zijn jullie tevreden met jullie nieuwe rol?
RSW: ‘Ja, ik ben erg tevreden met mijn nieuwe rol. Door daadkrachtig op te treden, krijg ik meer voldoening en kan ik ook meer de diepte in. Dit geeft veel meer voldoening dan alleen uitvoerende werkzaamheden.’
JvdL: ‘Juist de combinatie van samenwerken, meedenken én uitvoeren vind ik zo leuk aan mijn vak. Voor uitvoerende taken kun je ook meedenken, doordenken en proactief zijn. Soms kun je tijdens de ‘simpele’ uitvoerende taken nadenken over andere, meer ingewikkelde. En die uitvoerende taken bieden mij de kans om even mijn zinnen te verzetten.’

Vinden jullie HNW een verbetering of verslechtering?
JvdL: ‘HNW is zeker een verbetering, mits het op alle fronten in de organisatie goed wordt doorgevoerd. Als er slechts één onderdeel van HNW wordt ingevoerd, kan het namelijk erg frustrerend werken en bereik je een averechts resultaat. Wat ik zie, is dat bij veel bedrijven het thuiswerken of flexwerken wordt verward met HNW. Thuiswerken is slechts een onderdeel van HNW. Om HNW succesvol te integreren, moeten alle facetten goed ingericht zijn: HR, communicatie, management, ICT, huisvesting en een goede agendering van overleggen en sociale bijeenkomsten.’
RSW: ‘In mijn situatie constateer ik alleen verbetering door HNW. Het voelt als winst voor de organisatie, mijn directeur en ook voor mijzelf.’

Hoe zorgen jullie voor sociale cohesie op de afdeling?
JvdL: ‘Ik doe dat door alert te zijn op persoonlijke gebeurtenissen en met kleine attenties richting de medewerkers, zoals een verjaardagswens. Binnen het bedrijf wordt de ‘Sonnige weekmail’ verstuurd. Zo blijft iedereen op de hoogte van de ontwikkelingen. Input voor de weekmail komt zowel van de directie als van de medewerkers. Daarnaast gaan we één keer per maand in een vergadering dieper in op organisatorische veranderingen, nieuwe werkprocedures of producten. Deze bijeenkomsten zijn erg belangrijk, omdat we ook vestigingen hebben in Meppel en Amsterdam. Verder is de gezamenlijke lunch in huiskamersfeer een traditie. We dekken twee lange tafels waaraan iedereen aanschuift en het beleg, net als thuis, op tafel staat. Niemand slaat de lunch over of eet achter zijn bureau. Eventueel bezoek betrekken we hier ook in.’
RSW: ‘Goed contact is belangrijk voor sociale cohesie, daarom heb ik veel contact met mijn collega’s via de telefoon en e-mail. Als we elkaar zien op kantoor nemen we even de tijd om bij te praten, bijvoorbeeld tijdens de lunch.’

Het is bekend dat HNW zorgt voor een betere werk-privé balans. Wat merken jullie daarvan?
RSW: ‘In het begin vond ik het lastig om een goede werk-privé balans te vinden. Ik had de neiging om constant bezig te zijn met mijn werk. Inmiddels heb ik een goede balans gevonden. Wel is het zo dat wanneer het druk is, ik ook ’s avonds werk. De betere balans zie ik met name in het feit dat ik zelf kan kiezen wanneer ik mijn taken uitvoer.’
JvdL: ‘Vanwege het feit dat Coresta een wat kleinere organisatie is en het secretariaat ook een faciliterende rol heeft qua bezoekers en telefoon, kan ik niet thuiswerken tijdens de reguliere kantoortijden. Het prettige aan HNW voor mij is daarom dat ik na het werken op kantoor de mogelijkheid heb om thuis mijn taken af te ronden als ik daar niet aan toe ben gekomen overdag. Dit geeft mij veel rust, wat de kwaliteit en creativiteit van het werk ten goede komt.’

HNW betekent ook dat er technische hulpmiddelen als audio- en videoconferencing nodig zijn om HNW tot een succes te maken. Doen jullie dat ook?
RSW: ‘Onze organisatie maakt de laatste jaren veel gebruik van conference calls in plaats van fysieke vergaderingen. Hiermee besparen we veel reistijd en -kosten en het werkt zeer efficiënt. Daarnaast wordt Communicator steeds meer ingezet en worden er veel webseminars georganiseerd. Vrijwel alle medewerkers kunnen thuis inloggen.’
JvdL: ‘De ICT is goed georganiseerd binnen ons bedrijf. Alle medewerkers kunnen via het internet overal inloggen in het netwerk. Conferencing via audio of video wordt nog niet standaard gebruikt, omdat de gesprekken met opdrachtgevers of besprekingen binnen teams vaak nog face-to-face plaatsvinden. We beogen door het organiseren van presentaties en besprekingen dat de mensen het persoonlijke contact met elkaar behouden. Daar hechten we waarde aan. In een enkel geval wordt er wel een conference call ingezet als dat nodig is. Intern wordt er veel een-op-een met elkaar gebeld.’

Wat zouden jullie managementassistentes willen meegeven die te maken krijgen met HNW?
RSW: ‘Het vertrouwen tussen de directeur en de assistente moet aanwezig zijn. Voor de directeur is het van belang dat bepaalde zaken door de assistente zelf worden opgepakt, zodat er niet steeds over de schouder hoeft te worden meegekeken.’
JvdL: ‘Verdiep jezelf in de organisatorische afspraken voor HNW binnen jouw organisatie en zorg dat je goed thuis bent in de verschillende technische hulpmiddelen die HNW ondersteunen.’

Meer informatie Wil je meer weten over Het Nieuwe Werken? Download dan onze gratis whitepaper over HNW vol praktische tips.

Bekijk ook onze training Masterclass Het Nieuwe Werken op het secretariaat

Reageer op dit artikel