blog

Help! Ik zit in een Teletubbie-vergadering

Digitaal werken

Help! Ik zit in een Teletubbie-vergadering

Wist je dat je door de week meer tijd met je collega doorbrengt dan met je eigen partner? Dan is het wel zo prettig als je een beetje met elkaar overweg kunt. Maar net als met familie, kun je je collega’s niet kiezen, die krijg je cadeau. Logisch dus dat je niet met iedereen een klik hebt. Sterker nog, uit onderzoek blijkt dat we ons vaak suf ergeren aan collega’s. Vooral tijdens vergaderingen. En zeker als het een Teletubbie-vergadering betreft.

Nog een keer, nog een keer!

Als je kleine kinderen hebt, dan weet je ongetwijfeld wie de Teletubbies zijn. Zo niet, hier een kleine kennismaking. De Teletubbies zijn vier koddige, kleurrijke animatiepoppetjes die in een populaire tv-serie spelen, gericht op de allerkleinsten.

Er wordt weinig in gesproken en het merendeel van de tekst bestaat uit krom uitgesproken kreten die iedere aflevering terugkomen, zoals: “Nog een keer, nog een keer!”

Oeverloze discussies zonder besluit

Die gevleugelde uitspraak “Nog een keer, nog een keer!” komt impliciet terug in Teletubbie-vergaderingen. In deze meetings wordt alleen maar gepraat en weinig besloten. Dit zogenaamde ‘vergaderen om het vergaderen’ blijkt een van de grootste vergaderirritaties te zijn. Eindeloos inzoomen op details en de hoofdzaken uit het oog verliezen, zodat je telkens dezelfde discussies voert, ofwel “Nog een keer, nog een keer!”

Maak je meetings SMART

De oplossing voor deze Teletubbie-meetings is een strak vergaderproces. Een systeem dat werkt volgens het bekende SMART-principe:

Specifiek: staat het doel van de vergadering helder geformuleerd op de agenda?

Meetbaar: weet je onder welke (meetbare/observeerbare) voorwaarden het doel wordt bereikt?

Acceptabel: zijn deze doelen acceptabel voor de deelnemers (is er consensus)?

Realistisch: is het doel haalbaar met duidelijke toegewezen acties en vervolgstappen?

Tijdsgebonden: is duidelijk wanneer (in de tijd) het doel bereikt moet zijn? En wordt de voortgang bewaakt?

Hou je aan de vergaderwetten

Deze strakke regels lijken wel een beetje op vergaderwetten. Wil jij dat jouw vergadering de volgende keer helemaal volgens het boekje gaat, download dan iBabs’ e-book De 7 wetten van het nieuwe vergaderen.

Reageer op dit artikel