checklist

Officetip: distributielijsten in Outlook

Digitaal werken

Stuur berichten naar meerdere personen tegelijk.

Mailtjes stuur je vaak naar één persoon of hooguit een paar mensen tegelijk. Maar als het aantal ontvangers groter wordt of als je regelmatig berichten verstuurt naar dezelfde groep, dan kun je het jezelf makkelijk maken door deze contactpersonen te groeperen: in een distributielijst. Deze lijst staat in je adresboek, tussen de andere contactpersonen.

Distributielijst maken

– Open het adresboek via Extra, Adresboek.
– Je ziet de lijst met contactpersonen. Kies in de menubalk voor Bestand, Nieuw item.
– Er verschijnt een venster en standaard staat Nieuw contactpersoon geselecteerd.
– Klik op Nieuwe distributielijst en daarna op OK.
(Een andere, snellere manier is om in het hoofdscherm van Outlook te kiezen voor Bestand, Nieuw, Distributielijst.)
– In het veld Naam tik je de naam in van de lijst.
– Klik dan in de menubalk op Leden selecteren.

Contactpersonen toevoegen

– Adresboek wordt geopend. Dubbelklik op de contactpersonen die je aan de lijst wilt toevoegen.
– Meerdere personen tegelijk selecteren kan door middel van de Ctrl- en Shifttoetsen.
– Per ongeluk iemand toegevoegd die er niet tussen hoort? Klik op de naam in het lijstje onderin het venster en gebruik de Delete-toets.
– Let op: er moet een puntkomma tussen elke naam staan.
– Is de lijst klaar? Druk op OK.
– Klik op het pictogram Opslaan en sluiten.
– Een distributielijst herken je aan de twee poppetjes en de naam die vet wordt weergegeven.

Gebruik en onderhoud

– Klik dubbel op een distributielijst en je ziet alle leden. Nu kun je onderhoud plegen.
– Je kunt één of meer leden kiezen en uit de lijst halen door op de knop Verwijderen te klikken.
– Iemand toevoegen die niet in het adresboek staat? Klik op Nieuwe toevoegen.
– E-mail versturen? Kies een distributielijst zoals je ook een contactpersoon zou kiezen.
– Er komt een plusteken voor de naam te staan in het ‘Aan-veld’.
– Klik erop en je ziet alle afzonderlijke leden. Handig als je een kleinere selectie van de groep een mailtje wilt sturen!

De distributielijsten kun je ook gebruiken in een taak of voor een afspraak.

Cc’s in een andere kleur
Feestdagen in agenda importeren
Afspraken in agenda
Boek: Secretaresse als informatiemanager
Training: Praktische tips voor Outlook

Reageer op dit artikel