checklist

Zeven irritante e-mailgewoontes

Digitaal werken

Zeven hardnekkige e-mailzondes op een rij.

Ook e-mail is aan etiquetteregels gebonden, maar niet iedereen houdt zich eraan. Dudley Dawson, journalist bij The Examiner, zette zeven hardnekkige e-mailzondes op een rij.

1) Titels vermelden in de handtekening
Al je titels en diploma’s verwerken in elke e-mail die je stuurt, kan pretentieus overkomen.

2) Clipart toevoegen aan mail
Het staat misschien wel vrolijk en positief, maar het is al snel storend en maakt geen zakelijke indruk.

3) Gebruiken van smileys, uitroeptekens en andere leestekens
Het veelvuldig gebruik van deze tekens in een mail komt schreeuwerig en hysterisch over.

4) Te vaak en te veel gebruik maken van de leesbevestiging en de ‘prioriteit-hoog’-optie
Nadeel van te vaak ‘hoge prioriteit’ aan mailtjes geven, is dat niemand zich op een gegeven moment meer iets aantrekt van deze mails. De écht belangrijke mails verdwijnen zo ongelezen tussen de andere. Constant gebruik van de leesbevestiging kan bij de ontvanger voor een opgejaagd gevoel zorgen: kennelijk wordt er verwacht dat er direct een bevestiging en/of een actie wordt verricht.

5) Te grote attachments sturen
Oplossingen zijn: een link meesturen zodat de ontvanger zelf het bestand kan ophalen óf de informatie zippen, zodat het bestand veel kleiner wordt.

6) Alleen de onderwerpregel gebruiken
Vaak gedaan door jongeren, en de boodschap wordt vaak in onbegrijpelijke afkortingen en sms-taal in de onderwerpregel gepropt. Komt steeds vaker ook op kantoren voor. Niet doen: het is een e-mail, geen tweet.

7) Vcard toevoegen
Je ‘visitekaartje’ toevoegen aan elke mail die je stuurt, komt wat onzeker over volgens Dawson.

Bron: managersonline.nl

E-mailprotocol opstellen
Informatie-overload
Cc’s in een andere kleur
Boek: Secretaresse als informatiemanager
Training: De secretaresse als gatekeeper

Reageer op dit artikel