checklist

Regels maken in Outlook 2007

Digitaal werken

Voor beter overzicht

Al je e-mails komen op één hoop binnen in je Postvak In. Als je overzicht wilt bewaren en wilt voorkomen dat belangrijke post raakt ondergesneeuwd, kun je gebruikmaken van regels. Die regels maak je zelf aan en zo kun je binnenkomende mail automatisch naar verschillende mappen sturen.

Post verdelen
In een regel geef je op eenvoudige manier selectiecriteria aan die globaal de volgende vorm hebben: ‘als ik een bericht ontvang met een bepaalde tekst in een veld, doe er dan het volgende mee’.
Regels vind je onder Extra / Regels en waarschuwingen.
Op tabblad E-mailregels staan alle regels bij elkaar en erboven vind je opties waarmee je een nieuwe regel maakt of een bestaande aanpast of verwijdert.
Regels nu uitvoeren is heel handig, want daarmee verwerk je de berichten die al in Outlook staan, zodat je het effect van een nieuwe regel meteen ziet.
Regel toevoegen:
– Klik op Nieuwe regel.
– Onder de kopjes Georganiseerd houden en Up-to-date houden staan al diverse standaardregels die je makkelijk aan je eigen smaak kunt aanpassen.

Nieuwe regel maken
Een compleet nieuwe regel aanmaken doe je zo:
– Klik op Beginnen met een lege regel.
– Klik op Berichten controleren als deze aankomen. Je kunt ook berichten die je zelf verstuurt, laten controleren.
– Klik op Volgende en geef in het bovenste vak een of meer voorwaarden aan.
Let op: sommige lijken erg op elkaar, dus lees de omschrijvingen goed!
– Kies bijvoorbeeld voor met specifieke tekst in het adres van de geadresseerde. Zo kun je de post van Gmail die wordt doorgestuurd in een aparte map plaatsen.
– Klik in het onderste vak op het tekstdeel specifieke tekst. Een venster opent waarin je een (deel van het) adres opgeeft.
– Klik op Toevoegen om dit in de zoeklijst op te nemen.

Verplaatsen
Let op: als je een te algemene tekst gebruikt, worden er wellicht meer berichten verwerkt dan je bedoelt!
– Klik op OK en op Volgende als je klaar bent.
– Nu geef je de actie aan die Outlook voor de berichten moet uitvoeren, bijvoorbeeld: verplaats het bericht naar [naam map].
– In het onderste vak klik je op het tekstdeel naam map.
– Nu kun je aanwijzen naar welke Outlook-map de berichten moeten gaan. (Bestaat de map nog niet: maak deze dan aan met de knop Nieuw.)
– Klik op OK.
Op het volgende scherm kun je eventueel nog uitzonderingen opgeven.
– Geef op het laatste scherm een naam aan de regel en klik op Voltooien.

Tip: test de regel altijd goed, voor je hem definitief in gebruik neemt!

bron: Computer!Totaal

Cc’s in een andere kleur
Distributielijsten in Outlook
Autoarchiveren in Outlook
Afspraken in agenda
Feestdagen in agenda importeren
Boek: Secretaresse als informatiemanager
Training: Manage de informatiestromen op je secretariaat

Reageer op dit artikel