Gebruik sneltoetsen
Om je presentatie te starten vanaf de eerste dia gebruik je functietoets F5. De presentatie starten vanaf de actieve dia doe je via de sneltoetsen Shift + F5. Tijdens de presentatie kun je het scherm op zwart (of wit) zetten zodat de focus zich niet meer op de presentatie richt, maar op jou als spreker. Druk op de Z-toets voor een zwart scherm (of op de W voor wit).
Professioneel tijdens de presentatie
Handig tijdens de presentatie is het rechtermuisknopmenu! Klik tijdens je presentatie op de rechtermuisknop en navigeer rechtstreeks naar een andere dia. Of gebruik Aanwijzeropties; hiermee kun je tijdens je presentatie iets tekenen of benadrukken.
Sprekersnotities en hand-outs in Word
Maak hand-outs voor jezelf en voor de aanwezigen. Op je persoonlijke hand-out kun je opmerkingen afdrukken als geheugensteuntje. Deze typ je in het kader onder de dia’s. De hand-outs worden gepubliceerd in Word, zodat je deze verder kunt opmaken en bewerken. Klik in PowerPoint op de Officeknop en kies Publiceren – Hand-outs maken in MS Word. Kies voor een indeling met of zonder opmerkingen. Vink onder in het scherm Koppeling plakken aan. Door de koppeling worden wijzigingen automatisch doorgevoerd in Word.
Leg dia-indeling met logo vast (Diamodel)
Als je op elke dia dezelfde indeling (met logo) wilt gebruiken, kun je deze het beste vastleggen in het Diamodel. Alle opmaak en afbeeldingen die je in het Diamodel zet, worden standaard op iedere dia weergegeven. Klok op de tab Beeld in het lint en kies Diamodel. De eerst getoonde dia is het hoofddiamodel dat als basis dient voor de overige dia’s in het model. Plaats via de tab Invoegen, Afbeelding het logo in de eerste dia. Klik vervolgens in de tab Diamodel op de knop Diamodel sluiten. Het logo staat nu op elke dia in de presentatie op dezelfde plaats.
SmartArt invoegen
SmartArt-afbeeldingen vergemakkelijken het visueel overbrengen van informatie. Klik in de tab Invoegen op de knop SmartArt en kies de gewenste vorm. De vorm wordt ingevoegd in de dia. Je kunt deze groter of kleiner maken door met de muis het grijze kader om de afbeelding groter of kleiner te ‘slepen’. Bewerk de inhoud door op de woorden Tekst te klikken in de verschillende vormen. Of gebruik het ‘uitvouwbare’ menu aan de linkerzijde van het SmartArt-venster.
Afbeeldingen bijsnijden
Om in je presentatie een deel van een afbeelding te gebruiken kun je deze ‘bijsnijden’. Selecteer de afbeelding en na naar de tab Opmaak van Hulpmiddelen voor afbeelding. Klik op Afbeelding bijsnijden. Er verschijnt een kader om de afbeelding met zwarte blokjes. Door deze te verslepen snijd je delen van de afbeelding af. Je kunt dit herhalen, maar ook weer herstellen.
Aangepaste Animaties
Via ‘animaties’ kun je teksten in een dia laten ‘opkomen’ op het moment dat jij dat wilt. Klik in de tab Animatie op de knop Aangepaste animatie. Het deelvenster verschijnt. Hier kun je animaties toevoegen en bewerken. Selecteer het tekstvak of object in de dia en klik op de knop Effect toevoegen. Kies een animatie en stel de voorwaarden in (Begin, Richting, Snelheid). Klik rechts op het pijltje naast een ingestelde animatie in het deelvenster en kies Effectopties voor meer opties. Pas de volgorde van de animaties aan door deze in het deelvenster naar een andere positie te slepen.
Koppeling van Excel Grafiek of Tabel
Een grafiek of tabel die in Excel is gemaakt als koppeling in PowerPoint plakken is ‘een fluitje van een cent’. De wijzigingen die je in Excel aanbrengt worden automatisch doorgevoerd in PowerPoint (telkens als je de presentatie opent). Selecteer in Excel de grafiek/tabel en klik op Kopiëren (Ctrl + C). Ga vervolgens in PowerPoint naar de gewenste dia en klik op het pijltje onder de knop Plakken en kies Plakken speciaal. Vink de optie Koppeling plakken aan en klik op OK.
Snel een nieuwe professionele presentatie
Een presentatie over een bepaald thema, inclusief afbeelding, animaties en smart-Art, is zó gemaakt. Klik op de Officeknop en kies Nieuw. Je kunt kiezen uit diverse sjablonen. Wil je meer? Download ze dan via Microsoft Office Online.
Hyperlinks
Een hyperlink kan naast webpagina’s ook verwijzen naar een bestand op het netwerk. Je opent de documenten rechtstreeks vanuit je presentatie door op de hyperlink te klikken. Bedenk wel dat wanneer je de presentatie op een ander pc of laptop gaat geven, je toegang moet hebben tot het netwerk. Selecteer de tekst of een object en klik in de tab Invoegen op de knop Hyperlink. Navigeer naar het bestand en klik op OK. Maar let op: deze hyperlink werkt alleen tijdens je presentatie!

Bron: Bouke van Kleef en Niels van Aken in Management Support Magazine

Tips voor het gebruik van PowerPoint bij presentaties
De 10 don’ts bij PowerPointpresentaties
Koppelen Excelbestand aan Word
Boek: Digitaal presenteren
Training: POWERsecretaresse2