checklist

Digitale postverwerking

Digitaal werken

Overweegt jouw bedrijf binnenkomende post voortaan digitaal op te slaan? De voor- en nadelen overzichtelijk op een rijtje.

Hét grote voordeel van digitale postverwerking is dat uiteindelijk alle inkomende, uitgaande en interne post geïndexeerd en gearchiveerd op de server staat. Zodat elke medewerker in het informatiesysteem kan zoeken naar de voor hem of haar relevante poststukken.

Voordelen van digitale postverwerking

  • Alle relevante post is digitaal toegankelijk vanuit één centraal systeem.
  • Poststukken kunnen niet meer zoekraken.
  • De postsortering gaat aanmerkelijk sneller.
  • Iedereen heeft de post gelijktijdig binnen (ook achter in de gang).
  • Kostenbesparing bij de distributie.
  • Rommelige papierstapels zijn van de bureaus.
  • Het archief is opeens vanaf de werkplek toegankelijk.
  • Relevante historische gegevens en correspondentie zijn gemakkelijk opvraagbaar.
  • Koppeling aan databases is relatief eenvoudig, fouten in tenaamstelling en adressering kunnen zo worden voorkomen.
  • Ook de codering van documentkenmerken kan gekoppeld worden aan databases.
  • De automatische beantwoording van correspondentie wordt mogelijk.
  • Aan poststukken kunnen eenvoudig standaarddocumenten gekoppeld worden.
  • Reeds ingevoerde kenmerkvelden kunnen automatisch als variabele velden in de brief gekopieerd worden.
  • Plaatsonafhankelijke postverwerking: poststukken kunnen door telewerkers eveneens via internet worden benaderd.
  • Voortgangsbewaking: beantwoording van brieven kan bewaakt worden door inkomende brieven te koppelen aan de uitgaande poststromen.

Nadelen van digitale postverwerking

  • De voorbereiding en implementatie vergt veel van een organisatie.
  • Er zijn veel externe partijen nodig tijdens de start-up.
  • Gevouwen en verkreukelde poststukken zijn onscanbaar.
  • Bij digitale postdoorstroming ontbreekt het één-op-ééncontact.
  • Bijna alles vindt tegenwoordig plaats achter het scherm.
  • In de praktijk blijkt dat veel mensen toch gaan printen.
  • Er dienen gedetailleerde procedures of afsprakensystemen te worden geïntroduceerd.
  • De veiligheid: opeens zijn enorme hoeveelheden data in een mum van tijd te kopiëren.
  • Soms dient het bestaande backofficeprogramma ook op de schop genomen te worden.
  • Er moet gekozen worden welke oude dossiers in de digitalisering worden meegenomen.
  • Het risico bestaat dat het oude archief verwaarloosd raakt.

Digitaal postboek
Stappenplan rangschikken van documenten
Postbehandeling
Boek: Secretaresse als informatiemanager
Training: Werken in het papierloze kantoor
Training: Digitaal archiveren

Reageer op dit artikel