checklist

10 tips om papierarm te werken

Digitaal werken

1. Zet de printer verder weg.

Een printer op je bureau geeft een heel ongezonde uitstoot, maar maakt ook lui. Als je denkt dat het omwille van vertrouwelijkheid niet op de gang kan, zorg dan dat je in elk geval een paar stappen moet zetten.

2. Vervang papieren post zo mogelijk door elektronische post.
Dat geldt voor externe en interne post. Wat kun je bij de verzender laten veranderen zodat je minder binnenkrijgt?

3. Wees kritisch op reclame en nieuwsbrieven.
Zeker de papieren versie, maar ook de digitale versie. Wat lees je echt, of wat leest je manager echt? Die blijven, de rest weg. (En: afmelden! Anders blijft het komen.)

4. Kijk waar vakliteratuur digitaal kan.
Heeft je manager een tablet: perfect! Veel vaktijdschriften zijn ook in digitale versie beschikbaar. Vraag na bij de afdeling die over abonnementen gaat wat er mogelijk is.

5. Minimaliseer het printen van mails.
Zeker voor je manager, maar ook voor jezelf; print alleen mails als dat echt nodig is, bijvoorbeeld omdat je er veel aantekeningen op moet maken of ze op een andere plaats moet bewaren.

6. Begrens jezelf in de ruimte.
Kies voor één of twee bakjes waarin je papieren documenten bewaart. Zijn die vol, dan moet er dringend worden geschoond.

7. Maak digitaal opslaan de norm.
Kill die rijen ordners en ga digitaal! Vraag hulp van degene die gaat over informatievoorziening of archiveren in jullie organisatie.

8. Stop met papieren servicegerichtheid.
Print die notulen van het overleg niet als service voor alle collega’s. Wie weet gooien ze het ongelezen weg… Als ze behoefte hebben aan een printje, doen ze dat zelf.

9. Verspreid vergaderstukken niet als hard copy aan alle deelnemers.
Mail ze liever rond, of nog beter: verwijs naar een map op de gezamenlijke schijf waar de vergaderstukken staan.

10. Weg met die 88 schrijfblokken op je bureau.
Groepeer alle aantekeningen op één plek, zodat je niet meer verzuipt in losse kattebelletjes en vellen papier. Dat scheelt!

Het Nieuwe Werken; verschillen met het oude werken
Praktische doelen voor jouw next level
Boek: Effectief digitaal vergaderen
Training: Future proof skills

 

Reageer op dit artikel