checklist

Slimme regel voor effectief mailen; wachten op

Digitaal werken

E-mails die op antwoord wachten Outlook zit vol slimmigheden, maar je moet ze wel even weten. Automatische regels zijn erg handig, bijvoorbeeld als je via de mail iets delegeert of een vraag stelt en nog op antwoord wacht. Je kunt ervoor kiezen om deze mails in een aparte map te laten binnenkomen. Maak bijvoorbeeld een […]

E-mails die op antwoord wachten

Outlook zit vol slimmigheden, maar je moet ze wel even weten. Automatische regels zijn erg handig, bijvoorbeeld als je via de mail iets delegeert of een vraag stelt en nog op antwoord wacht. Je kunt ervoor kiezen om deze mails in een aparte map te laten binnenkomen. Maak bijvoorbeeld een map ‘Wachten op’. Zo kun je eenvoudig monitoren op welke verzonden mail je al antwoord hebt gekregen en waarmee je dus verder kunt. Een methode is om jezelf te cc’en en een regel in te stellen dat deze mail automatisch in de map ‘Wachten op’ komt.

A: Maak een map ‘Wacht op antwoord’

  • Toets Ctrl +Shift+E om een nieuwe map te maken in Postvak In. Er verschijnt een pop-up-venster.
  • Geef de map de naam ‘Wacht op antwoord’.
  • Kies bij ‘Map bevat’ voor ‘E-mail en postitems’.
  • Selecteer met de muis jouw Postvak In.
  • Klik op ‘OK’.

B: Voeg een automatische regel toe

Zo komen inkomende mails waarin je zelf in de cc staat en die afkomstig zijn van jezelf in de map ‘Wacht op antwoord’ terecht.

  • Ga naar het menu ‘Extra’ en klik op de optie ‘Regels en waarschuwingen’.
  • Er verschijnt een pop-up-venster.
  • Klik op de knop ‘Nieuwe regel’.
  • Selecteer de optie ‘Beginnen met een lege regel’.
  • Selecteer de optie ‘Regel toepassen op berichten die ik ontvang.’
  • Klik op de knop ‘Volgende’.
  • Selecteer de twee opties: ‘afkomstig van personen of openbare groepen’ en selecteer onder in het venster jezelf in de adressenlijst en ‘met mijn naam in het vak CC’.
  • Klik op ‘Volgende’.
  • Selecteer de optie ‘Verplaats het bericht naar naam map’.
  • Klik onderaan bij stap 2 op de onderstreepte woorden ‘naam map’.
  • Er verschijnt een pop-up-venster waarin je de map ‘Wacht op antwoord’ kunt selecteren.
  • Klik op ‘OK’, dan op ‘Voltooien’.

C: Test de zojuist aangemaakte regel

  • Maak een mailbericht aan en stuur de mail met jezelf in de cc.
  • Zodra de mail is binnengekomen, zie je in de map ‘Wacht op antwoord’ dat het bericht direct in die map is geplaatst.

Vanaf nu cc je jezelf dus in mails die je wilt monitoren. Zodra je de antwoordmails hebt behandel verwijder je ze uit de map ‘Wachten op’. Ze staan immers ook al in de map ‘Verzonden items’!

‘Overzichtelijk Outlook’ van Bouke van Kleef  is één van de onderdelen van de training Future Proof Skills. Kies zelf welke skills jij wilt aanpakken, en maak jezelf future proof.

Outlooktip: cc’s in een andere kleur
Overzicht in je Outlook-mailbox met kleur

Outlook: van mail naar taak
[Vakbase]
Boek: Wérken in plaats van e-mailen
Training: Masterclass Outlook 2010

Reageer op dit artikel