checklist

Optimaliseer je agendabeheer

Digitaal werken

Het maken van afspraken hoort bij je kerncompetenties. Toch gaat er vaak veel tijd verloren wanneer afspraken moeten worden verplaatst, omdat essentiële gegevens vaak ontbreken in de afspraak. Het is daarom handig om een aantal spelregels te hanteren bij het maken van afspraken in de agenda.

Optimaliseer je agendabeheer

Trainer Marianne Smits geeft de training Optimaal agendabeheer in Outlook, en zij geeft hier alvast een aantal tips voor optimaal agendabeheer.

Agendabeheer

  • Zet in de onderwerpsregel de namen van de personen die aan de afspraak deelnemen, ook de naam van je eigen manager. Zo hebben alle deelnemers (en alle secretaressen) alle namen. Als een nieuwe relatie bij de afspraak aanwezig is, spreek dan af direct de contactgegevens van deze personen op te nemen in Outlook-contactpersonen of het crm-systeem. Dat maakt zoekwerk bij het annuleren van afspraken overbodig. Het komt bovendien nog regelmatig voor dat een afspraak niet correct is afgezegd omdat bijvoorbeeld niet alle genodigden zijn geïnformeerd. Hierdoor wordt onnodig tijd verspild bij de deelnemers. Zij verschijnen immers op de afspraak die niet doorgaat.
  • Spreek af wat er in het veld ‘locatie’ komt te staan. Tip: het volledige adres inclusief postcode en eventueel gebouw en kamernummer.
  • Wie bepaalt welke afspraken prioriteit hebben en welke er kunnen worden verzet? Bespreek, ook met je manager, in welke situaties iets mag worden verzet en wanneer je dat zelfstandig bepaalt. Hoe concreter, hoe beter.

Winst

Helderheid en duidelijkheid waardoor herstelwerkwerkzaamheden niet meer nodig zijn. Per secretariaat levert dit gemiddeld tussen 15 minuten en één uur winst per dag! En… het zorgt voor tevreden klanten.

Agendabeheer in Outlook

Tijdens de Management Support Workshopdagen op 10, 11 en 12 april 2018 kun je de workshop Agendabeheer in Outlook volgen. Of kijk eens bij de training Optimaal agendabeheer in Outlook.

Efficiënt werken

Meer tips over efficiënt werken? Schrijf je dan in voor onze nieuwe training LEAN op het secretariaat.

Lees ook

Samenwerken in Outlook agenda
5 tips om collega’s agendadiscipline bij te brengen
Outlook agenda: verschillende dagen naast elkaar

Verdieping

Checklist agendabeheer [Vakbase]
Alles onder controle: 9 gouden tips voor agendabeheer
[Vakbase]
Optimaal agendabeheer in Outlook [training]

Reageer op dit artikel