checklist

SharePoint: agenda en taken

Digitaal werken

Waarom nog een agenda?

SharePoint: agenda en taken

Waarom zou je nog een agenda in SharePoint willen gebruiken? Binnen de Teamsite werk je samen en houd je zaken bij elkaar. Als projectleider heb je niet alleen je documenten, taken en discussie op deze site maar ook alle projectafspraken. Je kunt de teamsite ook delen met externe leveranciers en aannemers zodat zij ook de afspraken kunnen zien.

Daarbij: de agenda op de teamsite is gemakkelijk te koppelen aan Outlook, zodat je afspraken kunt bekijken en maken in zowel Outlook als in SharePoint. De agenda wordt regelmatig (vaak direct) gesynchroniseerd, dus je bent ook in Outlook snel geïnformeerd.

Taken

Ook de takenlijst in de Teamsite is te vergelijken met de takenlijst in Outlook. Zet alle taken voor een project op deze site en koppel deze weer aan Outlook. Je krijgt een aparte takenlijst voor de project(en).

Discussiegroepen

In plaats van te mailen met elkaar over het project of over een onderwerp binnen de afdeling kun je ook een discussie starten. Het voordeel is dat ook anderen die toegang hebben tot deze discussie gemakkelijk kunnen meelezen maar zeker ook kunnen teruglezen. Bijvoorbeeld waarom een beslissing is genomen. Ik kan dan ook zien of alle opties wel goed besproken zijn of dat ik nog iets wil toevoegen. Een discussiegroep is ook geschikt als ‘helpdesk’ waar je vraag en antwoord kunt invullen. Andere medewerkers hebben dan ook direct het antwoord.

Bron: Ed Hartskeerl, AVK

Ook in deze serie

SharePoint: wat is het? 
SharePoint: nuttig platform voor vergaderen

Verdieping

Slim samenwerken met SharePoint op het secretariaat [vakbase]
Optimaal werken met SharePoint 1 [training]
Optimaal werken met SharePoint 2 [training]

Reageer op dit artikel