checklist

SharePoint: samenwerken in de documentbibliotheek

Digitaal werken

Welke versie

SharePoint: samenwerken in de documentbibliotheek

1 is de primaire versie. 2 is de secondaire versie. Soms kiest een afdeling ervoor dat documenten eerst moeten worden goedgekeurd voor het document de volgende primaire versie mag krijgen (in dit voorbeeld dus versie 2).

Wie
Wie is er met het document aan het werk? Als je ook Lync gebruikt, zie je ook nog eens of die persoon aanwezig of bezet is (met lampjes aangegeven).

Uitgecheckt
Aan het groene pijltje kun je direct zien dat er iemand aan het document werkt. Het is “uitgecheckt” naar die persoon. Hij/Zij is de enige die nu met het document kan werken. Je kunt het document wel openen en lezen.

De ‘oude’ versies

Ook de oude versies kun openen en vergelijken met de nieuwe versie.

Goedgekeurd of afgekeurd

Sommige organisaties of afdelingen willen dat documenten eerst worden gekeurd voordat andere medewerkers de nieuwe versie van het document kunnen zien of gebruiken. Denk aan een artikel voor een magazine of een wetsartikel dat een redacteur eerst moet goedkeuren.

Dit kun je ook in een documentenbibliotheek instellen en zelfs automatiseren zodat de redacteur bijvoorbeeld een mail of een sms ontvangt als er voor hem/haar een document klaarstaat ter controle. Nadat het document (alleen door de redacteur) is goedgekeurd kan er door anderen weer mee worden gewerkt. Anders blijft de “oude” versie beschikbaar uiteraard.

Bron: Ed Hartskeerl, AVK

Lees ook

SharePoint: wat is het? 
SharePoint: nuttig platform voor vergaderen

Verdieping

Slim samenwerken met SharePoint op het secretariaat [vakbase]
Optimaal werken met SharePoint 1 [training]
Slim samenwerken met SharePoint [workshop]

Reageer op dit artikel