checklist

Het juiste label voor je documenten

Digitaal werken

Waarom zoeken wij nog, mapje voor mapje, in een mappensysteem dat eruit ziet als een wijd vertakt grottenstelsel? Het is tijdrovend, niet effectief en vaak frustrerend. Het einde van de Windows-mappen is daarom nabij. Dit is het tijdperk van de labels. Zo label jij je documenten op de juiste manier. 

Het juiste label voor je documenten

Weinigen weten het en nog minder doen het: labels hangen aan documenten. Als je een bestand selecteert in de Windows-verkenner zie je onderin het beeldscherm de mogelijkheid om labels aan het geselecteerd document te hangen. Dit kun je ook doen als je het document geopend hebt. In ieder Office-document kom je via de knop Info bij de documenteigenschappen. Hier staan dezelfde velden (en nog meer) die je allemaal kunt aanpassen.

Windows-verkenner

Als je dit doet betekent het ook dat je in het zoekvak in de Windows-verkenner naar alle documenten met dezelfde labels kunt zoeken. In de Windows-verkenner kun je verder al deze metadata zien in kolomvorm. Zet de weergave van het mappenvenster op ‘details’. Klik met je rechtermuis op een van de kolomtitels en vink alle labels aan die je wilt zien. Vervolgens kun je (zoals in Excel) alle bestanden in de map sorteren of filteren op basis van de inhoud van deze labels.

SharePoint

Steeds meer organisaties gaan over op SharePoint. Dat betekent dat alle data uit de Windows-mappen geëxporteerd wordt naar een nieuwe omgeving, genaamd Sharepoint. De Verkenner wordt vervolgens overbodig. In Sharepoint kun je ook mappen maken. De chaotische mappenstructuur zoals voorheen gaat dan lekker door en de vraag is of dit wel verstandig is. In Sharepoint kun je beter met labels werken. Sterker nog, je kunt iedereen afdwingen deze te gebruiken. En als je alle oude mapnamen naar labels omzet en er nog enkele bij verzint, dan hoef je helemaal geen mappen meer te gebruiken. Je bepaalt met de afdeling welke je interessant vindt, verplicht iedereen om de belangrijkste labels te gebruiken en geeft ook nog de mogelijkheid om erbij te verzinnen mocht dit nodig zijn. Zo houd je controle.

Ga je zelf werken in Sharepoint en wil je weten hoe je documenten het beste kunt labellen? Dan is de training Optimaal werken in Sharepoint wellicht interessant. Daarin leer je o.a. hoe je documenten en mappen upload, maakt en labelt. 

Label

Labels, velden, kolommen, categorieën, metadata… het zijn allemaal benamingen voor hetzelfde: informatielabels die je hangt aan elk document dat je opslaat. De vraag is nu welke dat moeten zijn? Ik geef je een eerste opzet mee. Het is eerder een manier van denken. De concretisering verschilt per organisatie en afdeling. Om je gedachten te leiden kun je de volgende vragen beantwoorden:

  • Wat zijn de grote organisatieonderdelen in het bedrijf? De documenten hiervan blijf je scheiden in afzonderlijke bibliotheken. Die kun je dan machtigen voor de betreffende personen. Dat betekent dus dat je geen labels hoeft te verzinnen voor MT, HRM, Finance, P&O, Facilitair.
  • Binnen een bibliotheek gooi je dan alles door elkaar, maar pas nadat je de documenten hebt voorzien van metadata. Metadata bestaan vaak uit kolommen met keuzelijstjes. In de SmartArt zie je een aantal voorbeelden. De keuze hangt af van de afdeling waartoe de bibliotheek behoort.
  • Wie al goed nagedacht heeft over mappenstructuren zal merken dat daaruit al veel is af te leiden.
  • De naamgeving van het bestand mag uitgebreid blijven maar heeft weinig waarde. Sterker nog, Sharepoint doorzoekt zowel de labels, als de bestandsnaam, als de inhoud, ook die van een pdf.
Reageer op dit artikel