Als je in OneNote vergadert dan wordt het vergaderproces een heel stuk efficiënter. Zo hoef je bijvoorbeeld geen aparte agenda meer te sturen en notuleer je in hetzelfde bestand als waar de agenda in staat. Maakt jouw organisatie gebruik van Office 365? Dan wordt het delen van je OneNote-bestand nog makkelijker.

8 voordelen van vergaderen in OneNote:

1. In het Outlook vergaderverzoek staat meteen een hyperlink naar de betreffende vergaderagenda in OneNote. Die hoef je dus al niet meer apart te sturen.
2. In het verslag worden meteen de namen van de genodigden opgenomen, inclusief e-mailadres.
3. De bijlagen worden aan de betreffende agendapunten gekoppeld. Die hoeven dus niet te worden meegestuurd of voorzien te worden van logische namen om op te rangschikken.
4. Bijlagen dienen niet noodzakelijk als pdf te worden opgeslagen en toegevoegd. Sterker nog, dat raden we af. Het is tijdverlies en vaak hebben de leden belang bij het originele bestandsformaat.
5. Agenda en notulen zijn geen aparte bestanden. Er wordt genotuleerd IN de agenda.
6. Besluiten en Taken (de bekende BAL) worden gekoppeld aan de betreffende agendapunten. Je maakt geen aparte lijsten hier voor. De taken worden meteen aan personen toegevoegd en desnoods aan Outlook taken gekoppeld. Desgewenst kan OneNote samenvattende takenlijsten genereren.
7. Er worden geen notulen meer nagestuurd. Iedereen kan altijd bij alle vergaderingen.
8. Niet-leden of externen kunnen een verslag krijgen via de e-mail.

Om te vergaderen moet je kunnen delen

Werk je in Office 365? Dan is het van belang dat je een Notitieblok maakt op een SharePointsite waar alle deelnemers bij kunnen. Wil je ook externen betrekken in het vergaderproces dan moet de betreffende SharePoint site de mogelijkheid hebben om externen uit te nodigen. Dat is prima te regelen. Werk je enkel op een netwerk met netwerkschijven (H:/, G:/, M:/ of iets dergelijks) dan is het van belang dat je notitieblok in een map staat waar alle deelnemers schrijfrechten op hebben. Externen zijn dan al sowieso uitgesloten.

> Lees ook: OneNote: hoe werkt het?

Samenvattingen genereren van taken

Op ieder moment kan een overzichtlijst opgevraagd worden waarin alle taken (en eventuele andere markeringen) worden getoond. Deze kan als een aparte notitie worden aangemaakt. En indien papierloos werken nog niet helemaal is ingeburgerd kan een print worden gemaakt van dit overzicht.

Alles gaat sneller met een sjabloon

In mijn notuleertrainingen betrap ik de deelnemers er in de meeste gevallen op dat zij geen sjabloon gebruiken maar gewoon de vorige agenda en notulen hergebruiken. Het weghalen van de inhoud is dan wel erg tijdsintensief. Een sjabloon gebruiken is handiger. Ook in OneNote kan dit. In plaats van een nieuwe lege pagina kies je uit de uitgebreide bibliotheek van vergadersjablonen die gratis in OneNote aanwezig zijn. Wellicht heb je zelf al een vergaderstructuur. Dan is het mogelijk om deze in OneNote te maken en vervolgens in OneNote op te slaan onder je eigen sjablonen. Het is nog makkelijker te regelen dan in Word!

Het begint bij de uitnodiging

Als je de agenda helemaal klaar hebt in OneNote dan kun je er naar verwijzen in het vergaderverzoek. Er wordt dan een koppeling gemaakt. Als deelnemers hierop klikken komen zij meteen in de juiste vergadernotitie. Maar misschien heb je alle vergaderingen al ingepland voor het hele jaar. In dat geval is het mogelijk om vanuit de vergadernotitie een koppeling te maken naar een bestaande afspraak in de Outlook agenda. En daarmee raken we meteen het grootste voordeel aan van OneNote: de naadloze integratie met Microsoft Office!