Mail is een handig communicatiemiddel en we zijn er inmiddels gewend aan geraakt, om niet te zeggen: verslaafd. Maar er kleven ook grote nadelen aan. Trainer Inge Verweij: “Je gooit, plat gezegd, een mailtje over de schutting en daarmee verplaats je het probleem naar de ander.” Een efficiëntere manier van online samenwerken is van push- naar pullmodus.

Maak jezelf toekomstbestendig en help jouw collega’s om efficiënter en effectiever te digitaal te werken met de training Power maximaal digitaal.

Dit zijn de drie belangrijkste do’s en don’t van mail.

1 Iedereen meenemen in cc

Hiermee laat je een mailbox ontploffen, het is niet efficiënt en anderen zijn tijd kwijt met berichten die er voor hen niet of nauwelijks toe doen. Beter is om alleen een bericht te sturen als dit voor de ander echt relevant is.

2 Pop-up-venster van mail aan laten staan

Zie je voortdurend mail binnenkomen, dan ben je ook voortdurend afgeleid. Is het noodzakelijk dat je binnen tien minuten reageert op mail? Het geeft veel onrust en zorgt ervoor dat je inefficiënt werkt. Je maakt meer fouten en je doet veel langer over één taak. Terwijl je juist focus moet hebben op wat belangrijk is. Bekijk maximaal vier keer per dag je inbox. Dat zorgt voor focus op je taken en het voorkomt dat je wordt afgeleid. Spreek een reactieperiode af met elkaar. Wat verwacht je van elkaar, binnen welke periode moet je reageren?

3 Onduidelijke communicatie en de verkeerde toon

Communiceer op de juiste manier, in de juiste vorm en let erop hóé je communiceert. Zorg voor een relevante onderwerpsregel. Niet: ‘zomaar’, ‘vraagje’… of een lege regel. Omschrijf duidelijk wat de reden is voor je bericht en zet meteen in het begin wat je verwacht van de ander, met een deadline erbij. Wees kort, bondig en volledig en denk vanuit de ander. Wat verwacht je precies? Begin niet met lappen tekst, maar geef de opties en zet daaronder pas de toelichting in plaats van andersom. Snijd één onderwerp aan per mail. Toch meer te vertellen of te vragen? Zet dat in een andere mail.

Meer weten over mailetiquette?

Bekijk de checklist Mailetiquette; wat kan wel en wat kan niet?

Of ben je een Engelse mail aan het schrijven? Bruikbare Engelse zinnen in een e-mail.