nieuws

Elektronische agenda

Digitaal werken

Een van de grote voordelen van een elektronische agenda boven alle andere (vaak papieren) systemen is dat verschillende mensen haar op verschillende locaties en tijden kunnen raadplegen en eventueel bijwerken. Maar er zijn meer voordelen.

Een van de grote voordelen van een elektronische agenda boven alle andere (vaak papieren) systemen is dat verschillende mensen haar op verschillende locaties en tijden kunnen raadplegen en eventueel bijwerken. Om een elektronische agenda te kunnen bekijken moet je wel eerst gemachtigd worden. Er zijn verschillende mogelijkheden voor het gezamenlijk gebruik van een elektronische agenda. Een veelgebruikte mogelijkheid is die van de beperkte toegang. Daarbij kunnen meerdere mensen de agenda raadplegen, maar ze kunnen geen wijzigingen aanbrengen. Ook kun je vertrouwelijke informatie verbergen. Die is dan alleen toegankelijk voor speciaal geautoriseerde personen.

OVERZICHTELIJK

Een tweede groot voordeel van de elektronische agenda is dat ze altijd overzichtelijk is. Geen gestreep meer of gekwast met typ-ex wanneer een afspraak verzet wordt. In de meeste elektronische agenda’s is er ook veel meer ruimte om bijzonderheden te noteren, hetzij direct bij de afspraak zelf, hetzij met een verwijzing naar een apart document. Daar staat tegenover dat je bij een elektronische agenda geen totaaloverzicht hebt over bijvoorbeeld een hele week. Je hebt daarom een beperkte blik op wat er verder allemaal gebeurt in een week of een maand. De meeste papieren agenda’s bieden de mogelijkheid om voor een week of een aantal weken een volledig overzicht te geven, met een korte omschrijving van de ver-schillende gebeurtenissen.

AGENDADISCIPLINE

Welke vorm van agendabeheer je ook kiest, een sluitend systeem krijg je alleen wanneer alle afspraken op dezelfde plek terechtkomen. Je bent daarvoor afhankelijk van de samenwerking met collega’s en bazen. Besteed daarom veel aandacht aan de agendadiscipline van iedereen met wie je moet werken.
Laat je, vóórdat je een beslissing neemt over welke elektronische agenda jij gaat gebruiken, uitgebreid voorlichten over de mogelijkheden en onmogelijkheden van het systeem. Niet iedere agenda is even bruikbaar voor de situatie en het bedrijf waarin jij werkt.

Reageer op dit artikel