Tijden veranderen, de manieren om te communiceren nemen steeds meer toe. En dit kost tijd. Volgens sommigen leidt dit zelfs tot tijdverspilling. Uit recent onderzoek van telecombedrijf Telewest onder 1.468 werknemers blijkt dat zij gemiddeld twee uur en tien minuten per werkdag kwijt zijn aan e-mail en telefoon.

Mannelijke collega’s

Vooral mannen besteden veel tijd aan e-mailen met vrienden, het online volgen van sport, het maken van privé-afspraken en online winkelen. Ook vrouwen maken zich hier schuldig aan, maar in mindere mate dan hun mannelijke collega’s.

Tijdverspilling

Uit hetzelfde onderzoek blijkt dat het niet-effectief gebruik van moderne technologie veel tijd in beslag neemt. Zo gaan er dagelijks 42 minuten verloren aan het wachten op of achternalopen van antwoorden op dringende en onnodige e-mails. Aan het reageren op voicemails en regelen van telefoongesprekken wordt gemiddeld 27 minuten besteed. En het opsporen van collega’s die niet op hun plek zitten kost zo’n twaalf minuten per dag.
Dat kan productiever.

Vaste e-mailtijden

Onnodig lang moeten wachten op reacties op telefoontjes of e-mails en steeds op zoek moeten naar collega’s die niet bereikbaar zijn, is immers irritant, tijdrovend en schaadt de productiviteit. Om het volledig in beslag genomen worden door e-mailen en het wachten op antwoord te vermijden kan het instellen van vaste e-mailtijden een optie zijn. Een vast uur per dag om e-mail te beantwoorden, voorkomt dat e-mailen een dagtaak wordt. Om de lokroep van het internet in te dammen, kan afgesproken worden dat bijvoorbeeld alleen in de pauze gesurft mag worden voor privé-doeleinden. Een volledig verbod werkt alleen maar averechts; verboden vruchten zijn nu eenmaal het lekkerst.

Instant messaging

Om onbereikbaarheid en onnodig wachten te voorkomen kan instant messaging uitkomst bieden. Hiermee kunnen medewerkers heel makkelijk en snel kenbaar maken waar ze zijn en hoe en wanneer ze bereikt kunnen worden. Ook het communiceren zelf gaat razendsnel met een messenger. Meteen antwoord, geen wachttijden. Goed voor de informatieoverdracht en dus voor de productiviteit.