E-mailloze vrijdag kan voor veel mensen een opluchting zijn. Want 32% van het Nederlandse kantoorpersoneel ervaart stress door de hoeveelheid zakelijke e-mail… Dat is een van de uitkomsten van recent onderzoek* van de Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers (NBPO).

Kwart werkdag kwijt aan e-mail

32% van het Nederlandse kantoorpersoneel dat ondervraagd werd in het onderzoek geeft aan dat e-mailstroom bij hen tot stress leidt. De hoeveelheid stress neemt toe naarmate men meer tijd kwijt is aan het beantwoorden van e-mail: 53% van de ondervraagden die er dagelijks 2 uur of meer aan besteedt, zegt dat dit tot stress leidt. En 11% ervaart zelfs veel stress. Ook onderzocht men hoeveel tijd men kwijt is aan het beantwoorden en verwerken van het e-mailverkeer: 39% is er 1 tot 2 uur per dag mee bezig en een vijfde is maar liefst een kwart van de werkdag kwijt aan e-mailen. Leidinggevenden zijn meer tijd dan gemiddeld kwijt zijn aan de e-mailstroom, een kwart ontvangt er per dag 50-100.

Een derde van het Nederlandse kantoorpersoneel ervaart zakelijke e-mail als grote stressfactor

90% heeft mailmelding continu aan

Maar liefst 42% van de Nederlandse werknemers vindt dat de dagelijkse mailstroom afleidt van de dagelijkse, eigenlijke taken. Anke Algera, voorzitter van de NBPO maakt zich zorgen: “Wij vinden het signaal dat zoveel mensen stress ondervinden door de hoeveelheid e-mails zorgwekkend. Veel mensen werken reactief in plaats van proactief en dat kost meer energie. Als je werkstress wilt reduceren is het belangrijk de koppeling tussen eigen gedrag en werkstress te wijzigen. Daarnaast kan het Nederlandse bedrijfsleven veel kostbare werkuren uitsparen door werknemers te adviseren slimmer met het mailverkeer om te gaan. Zet bijvoorbeeld de e-mailmeldingen uit als er gefocust moet worden (90% heeft deze continu aanstaan) en verwerk de mailbox dagelijks op vaste momenten. Uit ons onderzoek blijkt dat 59% van de ondervraagden geen gebruik maakt van deze optie, terwijl het veel tijd kan besparen en het de kwaliteit van het werk verhoogt, doordat de concentratie niet
steeds verstoord wordt.”

Andere communicatietools onvoldoende beschikbaar

Ook kan het helpen om zaken sneller en slimmer af te handelen via andere communicatieplatformen. Maar dan moeten andere digitale communicatieplatformen zoals Slack of Yammer wel beschikbaar en toegestaan zijn. En daar vallen nog stappen te maken; maar liefst 52% van de ondervraagden vindt dat werkgevers onvoldoende alternatieve platformen aanreiken om de e-mailstroom te laten slinken. En dat is niet onbelangrijk, zeker niet omdat uit het onderzoek blijkt dat de jongere werknemer verwacht dat andere communicatietools de populariteit van e-mail gaan inhalen. Overigens blijkt uit het onderzoek dat 48% van de ondervraagden niet van mening is, dat leeftijd een rol speelt in de switch naar andere communicatietools.

Werkmail buiten kantoortijd

Een kwart van de ondervraagden ontvangt en leest zakelijke e-mail op de smartphone die ze ook privé gebruiken, en checkt deze mail ook ’s avonds en in het weekend. Een vijfde van deze respondenten ervaart dit als belastend.

* onderzoek uitgevoerd in opdracht van NBPO door PanelCllix in november 2017 onder 524 werknemers met een kantoorbaan in Nederland

E-mailloze vrijdag: ja, ook voor een secretaresse

Welke rol heeft e-mail in jouw werkende leven? Waarschijnlijk loop jij ook tegen problemen aan… Karen Visser geeft de bijbehorende oplossingen in haar blog E-mailloze vrijdag: ja, ook voor een secretaresse.