nieuws

Zo voldoet reisbureau VCK aan de AVG

Digitaal werken

Voor een zakelijk reisbureau als VCK Travel is de bescherming van persoonlijke gegevens van klanten essentieel. Het bedrijf heeft zich dan ook minutieus voorbereid op de AVG, die per 25 mei is ingegaan.

Zo voldoet reisbureau VCK aan de AVG

Premier Mark Rutte, minister van Binnenlandse Zaken Kajsa Ollongren en staatssecretaris van Financiën Menno Snel: ze zijn allemaal ‘klant’ van VCK Travel.

Het VCK-kantoor in Den Haag richt zich voornamelijk op (semi-)overheidsinstanties als de ministeries. Niet alleen ministers, ook Kamerleden, ambtenaren en ambassadepersoneel leggen hun reiswensen neer bij de business travel consultants van VCK. Zij zijn als geen ander thuis in de specifieke eisen voor dienstreizen. Door de nieuwe AVG-privacywet verandert er ook voor VCK veel.

Geen kopie-paspoort meer opsturen

“Waar we voorheen een kopie-paspoort vroegen aan klanten, mogen we deze documenten met de komst van de AVG niet meer zomaar ontvangen. De klant mag wel per e-mail zijn persoonsgegevens in tekstvorm blijven doorgeven. Deze gegevens worden door ons in het reizigersprofiel gezet, waar alleen VCK Travel toegang tot heeft”, aldus Jolanda Volmer, business travel consultant bij VCK Travel.

Waar we voorheen een kopie-paspoort vroegen, mogen we dit onder de AVG niet meer zomaar ontvangen.

“De AVG is erop gericht om personen meer controle over hun data te geven, iets wat voor ons als zakelijk reisbureau zeer actueel is. Immers, zonder persoonsgegevens kunnen wij als travel consultants geen vluchten boeken, hotels reserveren of auto’s huren”, legt Volmer uit.

Om de nieuwe regels te ondervangen heeft VCK met iedere partner en klant (hotels, autoverhuurbedrijven, etc.) een bewerkersovereenkomst afgesloten. “Met zo’n overeenkomst geven wij toestemming aan derden om de persoonsgegevens van onze klanten te verwerken.”

Zo min mogelijk printen

VCK is volgens Volmer zeer strikt in het naleven van de regels. “We zijn sinds kort in het bezit van het certificaat op het gebied van informatiebeveiliging: ISO 27001. ” Dit is een certificaat dat hoge eisen stelt aan de informatiebeveiliging van een organisatie.

De implementatie van ISO 27001 heeft de nodige aanpassingen binnen VCK Travel teweeggebracht. “Zo hebben wij als medewerkers slechts toegang tot bepaalde gedeeltes op de server. Een travel consultant hoeft niet de jaarstukken van de afdeling administratie in te kunnen zien. Op de werkvloer worden zo min mogelijk documenten geprint, zodat gevoelige gegevens van onze klanten niet onder verkeerde ogen komen.”

Phishing e-mails en e-mails met paspoortnummers vanuit klanten worden bij VCK Travel gemeld in het ‘incidentenregister’. Verder werken alle medewerkers op een thin cliënt, een pc zonder harde schijf. Alle data wordt op deze manier op goed beveiligde servers opgeslagen.

Controle over eigen data

Voor managementassistenten die de reisverzoeken neerleggen bij VCK Travel zorgen de ontwikkelingen overigens ook voor verandering. “Zij kunnen via onze nieuwe tool de gegevens van reizigers zelf invoeren en beheren. Dit zorgt ervoor dat er geen gevoelige informatie over de telefoon of de e-mail gaat, en de foutkans wordt verkleind.

Afhankelijk van de afspraken die gemaakt zijn, krijgt alleen de managementassistent toegang of krijgen meerdere reizigers toegang tot de data. De beste manier om een datalek te voorkomen als boeker of bureau is immers te zorgen dat je alleen over de hoogst noodzakelijke data beschikt.”

Eén aanspreekpunt, ook in nood

VCK Travel merkt dat het online boeken van reizen toeneemt. “Maar wij willen altijd maatwerk bieden in onze dienstverlening. Men kan online via onze boekingstool een reis boeken, maar ook alles volledig uit handen geven en uitbesteden aan onze travel consultants. We hebben zeven kantoren verspreid door Nederland en zijn 24/7 telefonisch bereikbaar.”

“Wij werken met GDS, een reserveringssysteem waar vliegtickets, autohuur en hotelkamers van diverse partijen worden geboekt. Luchtvaartmaatschappijen moeten GDS betalen voor hun aanwezigheid in het reserveringsysteem, daarom komen zij binnenkort met een eigen boekingsplatform”, vertelt Volmer. Voor boekers kan dit leiden tot versplintering en verminderde controle over eigen data.

Volmer ziet de meerwaarde van VCK Travel als aanbieder van het volledige pakket. “Stel je moet omboeken of er doet zich een calamiteit voor in het land waar de reizigers zich op dat moment bevinden. Dan is het makkelijker om het zakelijke reisbureau te bellen waar je de vaste specialisten te spreken krijgt die reserveringen maken en deze controleren in één veilig systeem. Zo houd je als boeker overzicht en inzicht.”

Alles over de AVG op Management Support

Meer weten over de AVG? Management Support heeft de antwoorden voor je! Zo helpen we jou om te voldoen aan de AVG-wet. Lees ook de andere artikelen over de AVG:

Meer weten over de AVG?

Reageer op dit artikel